Подтверждение трудового стажа и опыта работы, одна из ключевых задач при устройстве на новую работу, оформлении пенсии, получении кредита или социальных льгот. Трудовая книжка (как бумажная, так и электронная) остается основным документом, но правила её ведения и использования постоянно меняются; В этой статье подробно разберем, как правильно подтвердить работу по трудовой книжке в современных условиях, учитывая переход на электронный учёт и новые требования к документам.

Основные способы подтверждения работы

В зависимости от ситуации и требований организации, подтвердить трудовой стаж можно следующими документами:

Бумажная трудовая книжка (ТК) с записями

• Для периодов до 2020 года: Подтверждается исключительно по бумажной книжке, так как электронный учёт тогда не велся.
• Для периодов с 2020 года: Подтверждается по электронной записи (выписке из СЗВ-ТД), но если у работника есть бумажная книжка с корректными записями, она также действительна.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Это официальный документ, хранящийся в базе Пенсионного фонда России (ПФР); Получить выписку (сведения о трудовой деятельности) можно:

• Через личный кабинет на Госуслугах.
• Через ПФР (очно, через МФЦ или онлайн).
• По запросу работодателя (он обязан запросить сведения у ПФР, если у работника нет бумажной книжки).

Важно: Работодатель при приеме на работу с 1 января 2026 года вправе требовать предоставления сведений об электронной трудовой книжке. Для этого он запрашивает информацию у ПФР.

Заверенная копия трудовой книжки

Если оригинал бумажной книжки находится у работодателя (как и положено по закону), а работнику нужен документ для других целей (например, для банка), он может получить заверенную копию.

• Заверяет копию кадровая служба работодателя (подписью и печатью организации).
• На копии указывается дата её выдачи и делается отметка: «Копия верна».
• Требования к оформлению: копия должна быть полной (все заполненные страницы) и читаемой.

Дубликат трудовой книжки

Оформляется в случае утраты бумажной книжки. Процедура:

1. Работник пишет заявление на выдачу дубликата.
2. Работодатель (последний, у которого была книжка) запрашивает в ПФР сведения о трудовой деятельности за все периоды работы.
3. На основании этих сведений и приказов работодатель заполняет дубликат.
4. Бланк для дубликата: можно использовать старые чистые бланки (купленные до 2024 г.) или новые бланки образца 2024 года. Оформляется бесплатно.

Особые случаи подтверждения работы

Подтверждение работы по совместительству

Если работа по совместительству не была отражена в основной трудовой книжке (что часто бывает), её можно подтвердить:

• Копией приказа о принятии в штат от организации-совместителя.
• Копией трудового договора;
• Справкой с места работы (о факте работы и периоде).

Эти документы должны быть заверены печатью и подписью руководителя организации-совместителя. На их основании кадровик обязан внести запись о совместительстве в трудовую книжку работника.

Подтверждение работы за рубежом

Трудовая книжка РФ не содержит записей об иностранном стаже. Для его подтверждения потребуются:

• Иностранный документ, эквивалентный трудовой книжке (заверенный перевод и нотариальное удостоверение).
• Иные документы (контракты, справки от иностранного работодателя, выписки из пенсионных фондов других стран).

Пошаговая инструкция для работника

Что делать, если вам нужно подтвердить свой трудовой стаж?

1. Определите, за какой период нужны доказательства: до 2020 или после.
2. Найдите свой основной документ:
   • Если у вас есть бумажная трудовая книжка с записями за нужный период — это главное доказательство.
   • Если книжка утеряна или записи за период после 2020 года отсутствуют — запросите выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги или ПФР.
3. Если нужна заверенная копия: обратитесь с заявлением к своему текущему или последнему работодателю. Образец заявления:

4. Если нужен дубликат (утрата): обратитесь к последнему работодателю с заявлением на выдачу дубликата. Он запросит сведения в ПФР и оформит новый документ.
5. Для подтверждения совместительства: подготовьте копии приказов/договоров от всех мест работы и предоставьте их текущему работодателю для внесения записи в книжку.

Что должен делать работодатель?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 67) и разъяснениям Минтруда:

• При приеме на работу в 2024-2026 гг. работодатель обязан:
  • Проверить документ, удостоверяющий личность.
  • Запросить сведения о трудовой деятельности у ПФР (если работник не предоставил бумажную книжку или если есть сомнения в записях).
  • Внести запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку (обязательно) и, при наличии, в бумажную.
• При увольнении выдать работнику бумажную трудовую книжку (если она у него была) или выписку из ЭТК.
• По письменному заявлению работника выдать заверенную копию трудовой книжки.
• Не вносить записи со слов работника без документального подтверждения (приказов, справок).

Частые вопросы (FAQ)

В: Нужна ли бумажная трудовая книжка при приеме на работу с 1 января 2026 года?

О: Нет, не нужна в обязательном порядке. Работодатель вправе запросить и принять на работу на основании сведений из электронной трудовой книжки (выписки из ПФР). Бумажная книжка требуется только для подтверждения периодов, предшествующих 2020 году, если эти записи ещё не перенесены в электронный вид (что маловероятно).

В: Как подтвердить стаж, если в электронной книжке нет записей за 2019 год, а бумажная утеряна?

О: Нужно обратиться к последнему работодателю за тот период с заявлением на выдачу дубликата. На основании запроса в ПФР и имеющихся у него приказов он обязан оформить дубликат. Если и у него документов нет, стаж придётся подтверждать иными документами (справки, договоры, пенсионные свидетельства) через суд или ПФР в установленном порядке.

В: Может ли банк требовать оригинал трудовой книжки?

О: Банк вправе запросить заверенную копию трудовой книжки или выписку из электронной трудовой книжки. Требование оригинала необоснованно, так как по закону оригинал хранится у работодателя. Но некоторые банки могут настаивать на оригинале, в этом случае стоит уточнить, что достаточно заверенной копии по закону.

Подтверждение работы через трудовую книжку в 2024-2026 годах — это комбинация работы с бумажным документом (для периодов до 2020 г.) и электронными сведениями (для всех периодов). Ключевые правила:

• Храните бумажную книжку, выданную до 2020 года.
• Узнайте, есть ли у вас электронная трудовая книжка, и умеете ли получать её выписку через Госуслуги.
• Для получения заверенной копии или дубликата обращайтесь к работодателю с письменным заявлением.
• Работодатель обязан запросить сведения в ПФР при сомнениях в записях.

Следуя этим инструкциям, вы сможете без проблем подтвердить свой трудовой стаж в любой инстанции.

Информация в статье актуальна на май 2024 года. Уточняйте последние изменения в законодательстве на официальных ресурсах Пенсионного фонда РФ и Министерства труда.