С 1 января 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги. Однако для работодателей это нововведение создало новые вопросы, особенно при приеме на работу сотрудников, которые ранее перешли на электронный формат. Как подтвердить их трудовой стаж и правильно рассчитать больничные?
Самое главное помнить: Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ, а совокупность сведений, хранящихся в информационных системах Пенсионного фонда России (ПФР). Она содержит данные о всех местах работы, переводах, награждениях и увольнениях сотрудника.
Что говорит закон?
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, сведения о трудовой деятельности в электронном виде хранятся в системе ПФР. Работодатель обязан предоставлять информацию о трудовой деятельности сотрудника в ПФР, а работник может получить выписку из ЭТК в любое время.
Способы получения информации о стаже сотрудника
Форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности)
При увольнении сотрудник получает на руки СТД-Р, документ, содержащий сведения о его трудовой деятельности за весь период работы у данного работодателя. Этот документ оформляется в последний день работы.
Как выглядит процесс:
- Сотрудник пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку своему предыдущему работодателю
- При увольнении работодатель обязан выдать СТД-Р (в бумажном виде)
- Новый работодатель запрашивает у сотрудника этот документ
Выписка из электронной трудовой книжки через Госуслуги
Сотрудник может самостоятельно получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги:
Инструкция:
- Авторизоваться на портале Госуслуг
- Перейти в раздел «Справки и выписки»
- Выбрать пункт «Выписка из электронной трудовой книжки»
- Получить документ в формате PDF с электронной печатью
Запрос в ПФР (форма СТД-ПФР)
Работодатель может запросить сведения о трудовой деятельности сотрудника непосредственно в ПФР:
- Через личный кабинет на сайте ПФР
- Через МФЦ
- Через работодателя (если сотрудник дает согласие)
Запрос в предыдущий отдел кадров
Если сотрудник работал ранее у другого работодателя, новый работодатель может запросить у него копию трудовой книжки или СТД-Р, выданную при увольнении.
Как подтвердить стаж для расчета больничного?
Для расчета больничного листа необходимо подтвердить страховой стаж сотрудника. В случае с электронной трудовой книжкой это можно сделать следующим образом:
Важно: Для расчета больничного учитывается не только общий стаж, но и периоды, за которые работодатель перечислял страховые взносы в ПФР.
Порядок подтверждения стажа:
- Получить выписку из ЭТК (через Госуслуги, ПФР или МФЦ)
- Проверить данные на соответствие предоставленной сотрудником информации
- Учесть периоды работы, указанные в СТД-Р от предыдущего работодателя
- Сверка с данными ПФР (если есть сомнения в достоверности)
Что делать, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки?
Если сотрудник полностью перешел на электронную трудовую книжку и не имеет бумажного аналога, работодатель должен:
- Запросить у сотрудника выписку из ЭТК
- Получить копию СТД-Р от предыдущего работодателя
- При необходимости запросить данные в ПФР
Обратите внимание: С 2020 года работодатели не обязаны вести бумажные трудовые книжки для новых сотрудников, если те не изъявили желание сохранить бумажный формат.
Практические рекомендации для работодателей
При приеме на работу:
- Обязательно уточните у сотрудника, перешел ли он на электронную трудовую книжку
- Попросите предоставить выписку из ЭТК или СТД-Р
- Если сотрудник отказывается предоставить документы, запросите их через ПФР (с согласия сотрудника)
При расчете больничного:
- Проверьте данные в выписке из ЭТК
- Сверьте с данными ПФР (если есть расхождения)
- Учтите все периоды работы, указанные в документах
Часто задаваемые вопросы
Можно ли принять сотрудника без бумажной трудовой книжки?
Да, если у сотрудника есть выписка из электронной трудовой книжки или СТД-Р от предыдущего работодателя.
Как быть, если сотрудник не может предоставить документы?
Работодатель может запросить сведения о трудовой деятельности сотрудника в ПФР (при наличии согласия работника).
Нужно ли хранить бумажные копии документов?
Нет, если у сотрудника есть электронная трудовая книжка. Достаточно иметь выписку из ЭТК или СТД-Р.
Переход на электронные трудовые книжки упростил процесс учета трудового стажа, но создал новые вызовы для работодателей. Главное — помнить, что:
- Электронная трудовая книжка, это совокупность данных в системе ПФР
- Сотрудник может получить выписку через Госуслуги, ПФР или МФЦ
- При приеме на работу необходимо запросить подтверждающие документы
- Для расчета больничного нужно учитывать все периоды работы, указанные в документах
Важно: всегда сверяйте данные из ЭТК с информацией в ПФР, чтобы избежать ошибок при расчетах.
Правовые источники:
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ
- Портал Госуслуги
- Официальный сайт ПФР