Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал важным шагом в цифровизации кадрового документооборота, но у многих работодателей до сих пор возникают вопросы: как теперь подтверждать страховой стаж сотрудника для начисления пособий? Если бумажной книжки нет, а на руках только выписка из электронного формата, алгоритм действий меняется․
В этой статье мы подробно разберем, как правильно определить страховой стаж для расчета больничного листа, опираясь на данные ЭТК и другие источники․
Что важно понимать: трудовой стаж vs страховой стаж
Прежде всего, необходимо четко различать понятия трудового и страхового стажа․ Размер пенсии, больничных и пособий зависит именно от страхового стажа, однако учитываются они по разным правилам․
Страховой стаж — это суммарная продолжительность периодов, в течение которых за работника уплачивались страховые взносы в Социальный фонд России (СФР, ранее — ПФР)․ Именно этот показатель напрямую влияет на процент оплаты больничного:
- До 5 лет стажа — 60% среднего заработка;
- От 5 до 8 лет, 80% среднего заработка;
- 8 лет и более — 100% среднего заработка․
Расчет страхового стажа для оплаты дней болезни имеет свои особенности․ Например, в отличие от пенсионного стажа, пособие по нетрудоспособности (время, когда сотрудник получал больничные выплаты) также входит в страховой стаж․ Кроме того, в страховой стаж для больничного входят и иные периоды, например, служба в армии․
Как считать стаж по электронной трудовой книжке
Согласно ч․ 1 ст․ 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности․ Если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, он предоставляет работодателю выписку из ЭТК․
При оплате больничного учитываются в т․ч․ выплаты и периоды работы у предыдущих работодателей․ Как по электронной трудовой книжке определить страховой стаж?
Шаг 1․ Запрос сведений у работника
При приеме на работу или при наступлении страхового случая (болезни) сотрудник должен предоставить сведения о своем стаже․ Если у него ЭТК, он может принести:
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (выдается при увольнении или по запросу работника)․
- Выписку из электронной трудовой книжки, полученную через портал Госуслуг, МФЦ или СФР․
Шаг 2․ Проверка данных через СФР
Как проверить трудовой стаж работника дополнительно, если он перешел на электронную трудовую книжку? Работодатель может уточнить информацию напрямую в фондах:
- Через электронный документооборот с СФР (при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи у работодателя);
- Запросив выписку из лицевого счета застрахованного лица․
Самому сотруднику узнать свой точный трудовой стаж для проверки тоже несложно․ Для этого нужно:
- Заказать выписку из лицевого счёта на сайте СФР․ Для входа используется учётная запись на Госуслугах․ Выписка будет готова в день обращения․
- Обратиться в МФЦ лично с паспортом и СНИЛС․
Шаг 3․ Правила расчета стажа по данным ЭТК
Чаще всего стаж рассчитывают по трудовой книжке (бумажной или электронной), это основной источник․ Периоды страхового стажа определяются в календарном порядке из расчета полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев)․ Каждые 30 дней переводятся в месяц, а 12 месяцев — в год․
Пример: Если в ЭТК указано, что сотрудник работал с по , то стаж считается так:
- С по — полных 2 года;
- С по — полных 3 месяца;
- С по — 6 дней․
Что делать, если данных в ЭТК не хватает?
При отсутствии трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также если записи вызывают сомнения, страховой стаж можно подтвердить иными документами:
- Трудовыми договорами (если они были оформлены письменно);
- Справками от предыдущих работодателей;
- Выписками из приказов о приеме на работу и увольнении;
- Военным билетом (служба в армии входит в страховой стаж при расчете больничного — это важно помнить!);
- Свидетельствами о регистрации в качестве ИП (если сотрудник вел предпринимательскую деятельность и платил взносы)․
Если работник откажется от бумажной трудовой книжки и перейдет на ЭТК, все его предыдущие периоды работы до этого перехода сохраняются в базе СФР․ Однако ответственность за предоставление полных данных для расчета больничного лежит на самом работнике․ Если он не принес выписку из ЭТК, работодатель имеет право рассчитать пособие исходя из минимального стажа (до 5 лет — 60%), а после предоставления документов сделать перерасчет․
Страховой стаж — важный показатель, от которого зависит размер и право на получение больничного пособия․ Правильный расчет стажа помогает избежать штрафов от Фонда и недовольства со стороны сотрудников․
Наличие электронной трудовой книжки не усложняет процесс, а делает его более прозрачным․ Главное правило — своевременно запрашивать у работника сведения по форме СТД-Р/СТД-ПФР или выписку из СФР, а при необходимости сверяться с данными Социального фонда через систему электронного документооборота․