Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал важным шагом в цифровизации кадрового документооборота. Однако у многих работодателей и бухгалтеров при приеме новых сотрудников возникает резонный вопрос: как подтвердить трудовой стаж работника, если он перешел на электронную трудовую книжку у прежнего работодателя? Особенно остро этот вопрос стоит при расчете больничных листов и определении размера пособий. В этой статье мы подробно разберем, как узнать стаж сотрудника с ЭТК, какие документы запросить и на что обратить внимание.

Что такое электронная трудовая книжка со стороны закона?

Согласно статье 66.1 ТК РФ, электронная трудовая книжка — это не физический носитель, а совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в электронном виде. В этой базе содержится информация:

• о самом работнике;
• о местах его работы;
• о трудовой функции (должности, профессии);
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении с указанием основания и причины.

Важно понимать, что работодатель не может увидеть данные из ЭТК сотрудника по щелчку пальцев. Доступ к единой базе есть только у самого работника и уполномоченных государственных органов.

Какие документы должен представить сотрудник с ЭТК при приеме на работу?

При трудоустройстве гражданина, который отказался от бумажной трудовой книжки в пользу электронного формата, подтверждение стажа происходит иным путем. Часть 1 статьи 66.1 ТК РФ определяет, что работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в виде специальных форм и предоставить их новому работодателю.

Способы получения сведений для сотрудника

Чтобы подтвердить свой стаж новому работодателю, сотрудник должен самостоятельно запросить и предоставить выписку. Получить ее можно в следующих инстанциях:

1. У работодателя по последнему месту работы (за период работы именно у него) выдается документ по форме СТД-Р.
2. В МФЦ (Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг).
3. В Социальном фонде России (СФР, бывший ПФР) выдается выписка по форме СТД-ПФР.
4. Через портал Госуслуг — там можно заказать отдельную выписку, которая содержит данные об общем трудовом стаже.
5. Через личный кабинет на сайте Социального фонда России в разделе «Заказ справок и документов».

Именно выписку по форме СТД-ПФР или СТД-Р сотрудник должен принести в отдел кадров для подтверждения своего стажа.

Как считать стаж для больничного при электронной трудовой книжке?

Определение страхового стажа для расчета пособия по временной нетрудоспособности, главная причина, почему кадровикам так важно видеть весь стаж сотрудника.

Согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа (утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от № 585н, с учетом актуальных изменений), периоды работы подтверждаются:

• трудовой книжкой установленного образца;
• и/или сведениями о трудовой деятельности, сформированными работодателем в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (теми самыми формами СТД-Р и СТД-ПФР).

Таким образом, распечатанная и заверенная выписка из электронной трудовой книжки имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка. Для расчета больничного вам нужно:

1. Получить от сотрудника выписку СТД-ПФР (или СТД-Р с предыдущих мест работы).
2. Выписать все периоды трудовой деятельности.
3. Сложить их, учитывая правила: каждые 30 дней переводятся в месяцы, а каждые 12 месяцев — в годы.
4. Либо использовать специализированные программы и онлайн-калькуляторы для расчета страхового и трудового стажа, которые автоматически высчитывают стаж по введенным датам приема и увольнения.

Где работодатель может посмотреть данные ЭТК?

Часто работодатели хотят сами «заглянуть» в электронную трудовую книжку сотрудника, чтобы убедиться в достоверности данных. Здесь важно помнить о строгих ограничениях:

Работодатель не вправе запрашивать выписку из цифровой книжки работника напрямую из государственных баз! Это персональные данные, доступ к которым есть только у самого физического лица.

Однако работодатель может видеть:

• Информацию о текущей деятельности сотрудника — эти данные отражаются в учетной программе компании.
• Данные, которые сам работодатель подает в СФР — отчет по форме СЗВ-ТД. В нем отражаются кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение), которые происходят в вашей компании.

Если вам нужно проверить прошлый стаж человека, единственный законный путь — попросить самого сотрудника предоставить выписку, полученную им на Госуслугах, в МФЦ или Социальном фонде.

Подтверждение стажа в 2026 году: важные нюансы

В 2026 году механизм работы с ЭТК уже отлажен, но на практике все еще встречаются подводные камни. Обратите внимание на следующие моменты:

• Смешанный стаж: У сотрудника может быть период работы по старой бумажной трудовой книжке, а затем — по электронной. В таком случае для расчета стажа (например, для больничного) используются оба документа: бумажная книжка за старые годы и выписка СТД-ПФР за период после перехода на ЭТК.
• Заверение документов: Если сотрудник приносит выписку СТД-ПФР, полученную в МФЦ или СФР, она уже заверена подписью и печатью уполномоченного органа. Если он распечатал ее из личного кабинета на Госуслугах, такая выписка не требует дополнительного заверения работодателем, так как подписана усиленной квалифицированной электронной подписью Социального фонда.
• Сроки предоставления: Если сотрудник не может сразу предоставить выписку, страховой стаж для больничного изначально можно посчитать по имеющимся документам (или как неизвестный), а после предоставления выписки сделать перерасчет.

Электронная трудовая книжка значительно упростила хранение данных о стаже, но изменила порядок их получения работодателем. Главное правило при работе с сотрудником на ЭТК — стаж подтверждается только через документы, которые работник получает самостоятельно.

Не забывайте, что для расчета больничных и пособий выписка по форме СТД-ПФР или СТД-Р имеет силу, равную бумажной трудовой книжке. Требуйте эти документы при приеме на работу, и тогда вопрос подтверждения стажа будет решен в полном соответствии с законодательством РФ.