Процедура получения бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней) регламентирована как нормами Трудового кодекса РФ, так и локальными актами органов местного самоуправления. Данная статья подробно разбирает, кто, как и в каком порядке может получить бланк, какие документы необходимы и на что обратить особое внимание.
Что такое бланк трудовой книжки и кто его получает?
Бланк трудовой книжки — это официальный, стандартизированный документ установленной формы, который выдается уполномоченным органом (чаще всего местной администрацией или исполкомом). Его получают:
- Работодатели (юридические лица и ИП) для последующего заполнения и выдачи сотрудникам.
- Граждане в случае утраты своей трудовой книжки (для получения дубликата).
Важно: Работодатель не имеет права требовать от вновь принимаемого сотрудника самостоятельной покупки пустого бланка. Оформление трудовой книжки впервые (часть 4 ст. 65 ТК РФ), это обязанность работодателя.
Пошаговая инструкция по получению бланка для работодателя
Процесс обычно состоит из следующих этапов:
Шаг 1: Подготовка внутреннего документа
Специалист по кадрам (или уполномоченное лицо) составляет и подает на имя руководителя организации докладную записку с обоснованием необходимости приобретения бланков (например, для новых сотрудников или для замены испорченных).
Шаг 2: Оформление заявления
На основании распоряжения руководителя оформляется заявление на имя главы местной администрации (исполкома) по месту регистрации организации. В заявлении указывается:
- Полное наименование организации-заявителя (с ОКПО, ИНН).
- Количество запрашиваемых бланков трудовых книжек и/или вкладышей.
- Причина запроса (прием на работу, замена утраченных и т.д.).
Шаг 3: Согласование и оплата
В многих администрациях (например, в районах г. Минска) заявление требуется предварительно согласовать в отделе по развитию предпринимательства или секторе, поставив отметку. После согласования организация осуществляет оплату за бланки. К заявлению на выдачу необходимо прикладывать оригинал платежного поручения, иначе возможен отказ.
Шаг 4: Получение бланков
После поступления денег на счет администрации (обычно в течение 30 календарных дней) заявитель получает бланки в установленном кабинете в определенные часы приема. Например:
- Дзержинский район (Минск): пн-пт с 9:00 до 12:00, каб. (уточняется по тел. +375 17 375-17-16).
- Советский район (Минск): прием документов по вторникам и средам с 14:00 до 17:30 (предварительное согласование в каб. 206).
- Ленинский район (Минск): выдача по вторникам с 14:00 до 17:30 в каб. 302.
Примечание: Конкретные адреса, кабинеты и график приема необходимо уточнять на официальном сайте соответствующей районной администрации.
Что выдает работодатель работнику?
При увольнении или по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать:
- Оригинал трудовой книжки с внесенными записями об основании и дате увольнения.
- Заверенную выписку из трудовой книжки (образец формы актуальной редакции, например, от ).
Заявление об отправке трудовой книжки по почте — это отдельный документ, который работник, увольняющийся и не имеющий возможности лично получить книжку, подает своему работодателю. В заявлении указываются почтовые реквизиты (ФИО, индекс, адрес) и просьба направить книжку заказным письмом с уведомлением. Отправка осуществляется за счет работодателя.
Ключевые требования и частые ошибки
Чтобы избежать отказа в выдаче бланков, необходимо:
- Точно указать причину отсутствия бланка (первое трудоустройство, утеря, порча).
- Приложить оригинал платежного поручения об оплате бланков.
- Соблюдать предварительное согласование заявления, если это требуется в вашем районе.
- Проверить актуальность формы бланка (редакция может меняться, скачать актуальный blank можно на портале «Моё дело» или на сайтах администраций).
Если бланк был испорчен или утерян
В случае порчи бланка трудовой книжки (включая вкладыш) работодатель обязан оформить новый. При этом, согласно налоговому законодательству, если бланк был оприходован и списан, его порча может повлечь начисление компенсирующих обязательств по НДС. Для получения нового бланка процедура аналогична описанной выше.
Где скачать образцы документов?
Актуальные бланки заявлений, выписок из трудовой книжки и образцы заполнения можно найти:
- На официальных порталах районных администраций (например, spok.by или сайты исполкомов Минска).
- На портале госуслуг «Моё дело» в разделе «Трудовые книжки».
Выдача бланка трудовой книжки — это административная процедура, требующая четкого следования регламенту. Основные этапы: внутреннее решение, оформление заявления, предварительное согласование (если требуется), оплата и личный визит в отдел выдачи администрации. Всегда уточняйте актуальные правила в конкретном органе местного самоуправления по месту регистрации вашей организации.