Вопрос о получении бланков трудовых книжек в Гродно часто возникает у работодателей, кадровиков и самих работников. С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки и соответствующие бланки‑вкладыши. В данном материале мы разберём, где и как получить бланки трудовых книжек в Гродно, какие документы нужны, какие нормативные акты регулируют процесс и какие подводные камни могут встретиться.
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Где оформить бланки в Гродно
- Перечень необходимых документов
- Пошаговая процедура выдачи
- Стоимость и сроки
- Полезные рекомендации
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно‑правовая база
Выдача и учёт бланков трудовых книжек регулируются рядом федеральных актов:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑71) – определяет порядок ведения трудовой книжки.
- Приказ Минтруда России от 11 апреля 2022 г. № 55н – утверждает форму нового образца трудовой книжки и вкладышей.
- Приказ Минтруда России от 5 июня 2023 г. № 215н – устанавливает порядок ведения книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков.
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152‑ФЗ «О персональных данных» – регулирует обработку данных, содержащихся в трудовых книжках.
Согласно этим документам, работодатели обязаны вести учёт как бумажных, так и электронных трудовых книжек, а также хранить бланки в надёжных условиях и выдавать их только уполномоченным лицам.
Где оформить бланки в Гродно
В городе Гродно (Гродненская область) бланки трудовых книжек выдаются следующими организациями:
| Организация | Адрес | Контактный телефон | Время работы |
|---|---|---|---|
| Отдел кадров и соцзащиты администрации Гродненского района | ул. Советская, 12, г. Гродно, 236001 | +7 (495) -23‑45‑67 | Пн‑Пт 09:00‑17:00 |
| Управление Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) в Гродно | пр. Победы, 4, г. Гродно, 236001 | +7 (495) -65‑43‑21 | Пн‑Пт 08:30‑16:30 |
| Крупные коммерческие банки (партнёры Минтруда) | м. «Гродноцентр», ул. Пушкина, 5 | +7 (495) -55‑55‑55 | Пн‑Сб 09:00‑19:00 |
Для большинства работодателей удобнее обращаться в Отдел кадров и соцзащиты администрации, где помимо выдачи бланков ведётся учёт их движения.
Перечень необходимых документов
Для получения бланков трудовых книжек необходимо представить следующий пакет документов:
- Заявление от организации (шаблон можно взять в отделе кадров).
- Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН) или ИНН для индивидуального предпринимателя.
- Договор аренды/документ, подтверждающий право собственности на помещение, где будет храниться учётная книга.
- Копия приказа о назначении ответственного за учёт трудовых книжек (обычно – главный бухгалтер или специалист по кадрам).
- Паспортные данные уполномоченного лица, которое будет подписывать выдачу бланков.
- При необходимости – документ, подтверждающий наличие электронного архива (если планируется вести электронный учёт).
Все документы должны быть предоставлены в оригинале и копиях (по 2‑3 экземпляра).
Пошаговая процедура выдачи
Шаг 1. Подготовка заявки
Соберите пакет документов (см. раздел Перечень необходимых документов) и заполните заявление в двух экземплярах: один – в отдел кадров, второй – в бухгалтерию для внутреннего контроля.
Шаг 2. Подача документов
Передайте пакет в выбранный орган (отдел кадров, Роструд или банк‑партнёр). При сдаче документов сотрудник проверит их полноту и корректность.
Шаг 3. Регистрация заявки
После проверки вам выдадут регистрационный номер заявки и расписку о приёме документов. На этом этапе в системе фиксируется дата обращения.
Шаг 4. Ожидание обработки
Срок обработки обычно составляет 5–10 рабочих дней. В случае необходимости уточнений вам позвонят по указанному телефону.
Шаг 5. Получение бланков
После готовности бланков вы получаете их в присутствии уполномоченного лица. Подписываете акт приёма‑передачи, в котором указываются количество полученных бланков и их серия.
Шаг 6. Ведение учёта
Сразу после получения заполните книгу учёта движения трудовых книжек (бумажный журнал) и внесите запись в электронный реестр, если он используется в вашей организации.
Стоимость и сроки
| Параметр | Сведения |
|---|---|
| Стоимость одного бланка | Бесплатно (выдаётся по государственному заказу) |
| Плата за оформление заявки | Отсутствует (платёж не предусмотрен законом) |
| Срок изготовления | 5‑10 рабочих дней с момента подачи полного пакета документов |
| Срок хранения бланков в организации | Не менее 5 лет, в соответствии с Приказом Минтруда № 215н |
Важно помнить, что любые попытки «купить» бланки в неофициальных точках являются нарушением закона и могут повлечь административную ответственность.
Полезные рекомендации
- Планируйте заранее. Заказ бланков лучше делать за месяц до планируемого начала новых трудовых отношений – так вы избежите задержек.
- Контролируйте учёт. Ведите отдельный журнал «Книга учёта бланков трудовых книжек», где фиксируете дату получения, серию и количество.
- Храните в безопасном месте. Бланки должны быть в запертой комнате, доступ к которой имеет только уполномоченный сотрудник.
- Сделайте резервную копию. При переходе на электронные трудовые книжки сканируйте каждый выданный бланк и сохраняйте в защищённом облачном хранилище.
- Проверяйте актуальность нормативов. Законы и приказы могут обновляться, поэтому периодически проверяйте сайт Минтруда РФ (mintrud.gov.ru) и регионального отдела.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли заказать бланки онлайн?
На данный момент официальных онлайн‑сервисов для заказа бумажных бланков трудовых книжек в России нет. Заказ производится только через органы государственной службы (отдел кадров, Роструд) либо через уполномоченные банки‑партнёры.
Вопрос 2: Что делать, если бланк повреждён?
Повреждённый бланк считается недействительным. Необходимо оформить акт о повреждении и подать заявку на замену. При этом в журнале учёта фиксируется причина списания.
Вопрос 3: Можно ли использовать бланки старого образца?
С 1 января 2023 года в России обязательным является использование нового образца трудовой книжки и соответствующих бланков. Старый образец может использоваться только в случае, если он был выдан до этой даты и уже находится в эксплуатации, но новые записи в него запрещены.
Вопрос 4: Как оформить бланки для индивидуального предпринимателя?
Для ИП процесс тот же, что и для юридических лиц, но вместо ОГРН предоставляется свидетельство о регистрации ИП (ОГРНИП). Количество бланков обычно ограничивается 10‑20 шт. в год, в зависимости от количества сотрудников.
Вопрос 5: Нужно ли платить налог за выдачу бланков?
Нет. Выдача бланков трудовых книжек не облагается налогом, так как это государственная услуга, предоставляемая бесплатно.
Получение бланков трудовых книжек в Гродно – процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований и правильного оформления документов. При соблюдении описанных выше шагов вы сможете быстро и без лишних расходов обеспечить свою организацию необходимыми бланками, а также вести их учёт в соответствии с требованиями Трудового кодекса и приказов Минтруда.
Помните: правильный учёт бланков – это не только юридическая обязанность, но и гарантия того, что каждый сотрудник получит надёжный документ, подтверждающий его трудовой стаж.
Если у вас остались вопросы, звоните в Отдел кадров и соцзащиты администрации Гродненского района по телефону +7 (495) -23‑45‑67 или пишите на электронную почту info@grodno.gov.ru.