С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России с 2020 года, работодатели и сотрудники столкнулись с необходимостью адаптации к новым правилам ведения трудовой документации. Программы 1С предоставляют все необходимые инструменты для работы с электронными трудовыми книжками, включая возможность получения сведений. В этой статье мы подробно рассмотрим, как получить данные из электронной трудовой книжки в различных конфигурациях 1С.

Что такое электронная трудовая книжка и как она связана с 1С

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который ведется в электронном формате и хранится в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). В 1С сведения об ЭТК формируются и передаются через отчет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности).

Основные документы и отчеты для работы с ЭТК в 1С

Заявление сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки

Перед началом работы с ЭТК необходимо получить от сотрудника заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В 1С это оформляется через:

• Меню Кадры → Электронные трудовые книжки
• Создание документа Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Отчет СЗВ-ТД

Основной отчет, который формируется в 1С для передачи данных в ПФР. Включает в себя:

• Сведения о приеме на работу
• Переводы на другую должность
• Увольнения
• Выдачу бумажных трудовых книжек (если сотрудник выбрал бумажный вариант)

Документ «Сведения о трудовой деятельности» (СТД-Р)

Для получения выписки из электронной трудовой книжки в 1С используется документ СТД-Р. Он формируется:

1. В меню Кадры выберите Электронные трудовые книжки
2. Нажмите Создать → СТД-Р
3. Укажите сотрудника и период, за который требуется выписка
4. Сформируйте печатную форму или выгрузите данные

Пошаговая инструкция: как получить сведения из ЭТК в 1С

Шаг 1: Проверка наличия заявления сотрудника

Перед формированием отчетов убедитесь, что сотрудник подал заявление о выборе электронной трудовой книжки:

• Откройте карточку сотрудника в 1С
• Перейдите в раздел Электронные трудовые книжки
• Проверьте наличие документа Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Шаг 2: Настройка флагов для отражения в трудовой книжке

Для корректного отражения данных в ЭТК необходимо установить соответствующие флаги:

• В документе Прием на работу или Кадровое перемещение установите флаг Отразить в трудовой книжке
• В документе Увольнение также должен быть установлен этот флаг

Пример в 1С:Зарплата и управление персоналом 8:

Шаг 3: Формирование отчета СЗВ-ТД

Для передачи данных в ПФР выполните следующие действия:

1. Откройте отчет СЗВ-ТД (меню Кадры → Отчеты → СЗВ-ТД)
2. Укажите период отчета
3. Выберите сотрудников, по которым необходимо сформировать отчет
4. Нажмите Сформировать
5. Отправьте отчет через сервис 1С-Отчетность или в бумажном виде (если это допустимо)

Шаг 4: Получение выписки из электронной трудовой книжки

Для получения сведений из ЭТК для конкретного сотрудника:

1. Откройте меню Кадры → Электронные трудовые книжки
2. Нажмите Создать → СТД-Р
3. Выберите сотрудника и укажите период
4. Нажмите Создать для формирования документа
5. Вы можете:
• Печатать выписку (кнопка Печать)
• Экспортировать в PDF/Excel
• Отправить сотруднику по электронной почте

Особенности работы с электронными трудовыми книжками в разных конфигурациях 1С

1С:Зарплата и управление персоналом 8

В этой конфигурации наиболее полно реализована работа с ЭТК:

• Автоматическое формирование СЗВ-ТД на основе кадровых документов
• Возможность массового создания заявлений сотрудников
• Интеграция с сервисом 1С-Отчетность для отправки отчетов в ПФР

1С:ЗУП 3.1

В этой версии:

• Поддержка ЭТК реализована через флаги в кадровых документах
• Возможность формирования СЗВ-ТД в бумажном виде (до определенного времени)
• Упрощенный интерфейс для работы с заявлениями сотрудников

1С:Кадры

Для конфигураций, focused на кадровом учете:

• Основной функционал по работе с ЭТК сосредоточен в разделе Электронные трудовые книжки
• Возможность массовой выгрузки данных для нескольких сотрудников

Как проверить, ведется ли электронная трудовая книжка у сотрудника

Чтобы узнать, выбрал ли сотрудник электронную форму трудовой книжки:

1. Откройте карточку сотрудника
2. Перейдите в раздел Электронные трудовые книжки
3. Проверьте наличие:
• Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности
• Документов СЗВ-ТД за предыдущие периоды
4. В отчете Список сотрудников (меню Кадры → Отчеты) можно отфильтровать сотрудников по признаку «Ведет электронную трудовую книжку»

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Не установлен флаг «Отразить в трудовой книжке»

Проблема: Данные о приеме/увольнении не попадают в СЗВ-ТД.

Решение: Перед формированием отчетов проверьте, что флаг установлен во всех кадровых документах.

Ошибка 2: Не подано заявление сотрудника

Проблема: Сотрудник не выбрал способ ведения трудовой книжки, и данные не передаются в ПФР.

Решение: Обязательно получите заявление от сотрудника до формирования отчетов.

Ошибка 3: Неправильный период отчета СЗВ-ТД

Проблема: Отчет формируется за неправильный период, что приводит к ошибкам при проверке.

Решение: Убедитесь, что период отчета соответствует требованиям ПФР (обычно месяц или квартал).

Полезные советы и рекомендации

Совет 1: Используйте сервис 1С-Отчетность

Для удобной отправки отчетов в ПФР рекомендуется настроить интеграцию с сервисом 1С-Отчетность. Это позволит:

• Автоматически отправлять отчеты без выхода в личный кабинет ПФР
• Получать подтверждения о доставке
• Сократить время на подготовку отчетности

Совет 2: Регулярно обновляйте 1С

Электронные трудовые книжки — относительно новый механизм, поэтому:

• Регулярно обновляйте конфигурации 1С до актуальных версий
• Подписывайтесь на новости от разработчиков (например, через Telegram-каналы 1С)
• Проверяйте изменения в законодательстве, касающиеся ЭТК

Совет 3: Обучение сотрудников

Разъясните сотрудникам:

• Как получить выписку из ЭТК через Госуслуги или у работодателя
• Что делать при смене места работы (какие документы предоставить новому работодателю)
• Как проверить свои данные в электронной трудовой книжке

Работа с электронными трудовыми книжками в 1С требует внимательного подхода, но при правильной настройке процесс становится прозрачным и удобным. Основные шаги включают:

1. Получение заявлений от сотрудников
2. Настройку флагов в кадровых документах
3. Формирование и отправку отчетов СЗВ-ТД
4. Создание выписок СТД-Р по запросу

Следуя этой инструкции, вы сможете эффективно получать и предоставлять сведения из электронной трудовой книжки, соблюдая все требования законодательства.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить бумажную выписку из электронной трудовой книжки?

Да, вы можете распечатать выписку из ЭТК в виде документа СТД-Р. Однако с 2020 года новые трудовые книжки ведутся только в электронном виде, если сотрудник не выбрал бумажный вариант.

Как часто нужно отправлять отчет СЗВ-ТД?

Отчет СЗВ-ТД формируется и отправляется в ПФР при каждом кадровом событии (прием, перевод, увольнение). Также возможна ежемесячная или ежеквартальная отчетность в зависимости от политики компании.

Можно ли в 1С получить данные из ЭТК за прошлые периоды?

Да, в 1С можно сформировать выписку СТД-Р за любой период, даже если сотрудник уже уволился. Данные хранятся в базе ПФР и доступны для запроса.

Что делать, если сотрудник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки?

Если сотрудник не подал заявление, по умолчанию его трудовая книжка ведется в бумажном виде. В этом случае в 1С необходимо:

• Установить флаг «Вести бумажную трудовую книжку» в карточке сотрудника
• Вносить записи в бумажную трудовую книжку вручную