Краткий ответ: Да, можно․ Но важно понимать разницу между дубликатом утерянной/испорченной книжки и новой книжкой для человека, который никогда не работал․ Если вы уволились и у вас нет на руках трудовой книжки (её утеряли, украли или испортили), вы имеете право получить дубликат у последнего работодателя․ Самостоятельно заказать и заполнить «новую» книжку, не связанную с вашей трудовой историей, нельзя․
Правовая основа
Вопрос регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст․ 66, 81, 84․1)․
- Постановлением Правительства РФ № 732 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек․․․»․
- Приказом Минтруда № 320н (образцы бланков и инструкции по заполнению)․
Кто и когда должен выдать трудовую книжку при увольнении?
По общему правилу, работодатель обязан в день увольнения (или в последний день работы) выдать сотруднику его трудовую книжку с внесенной записью об увольнении․ Если книжка утеряна или испорчена именно у работодателя, он обязан оформить дубликат․
Важно: Если при увольнении вы не получили книжку, это нарушение со стороны работодателя․ Вы можете письменно потребовать её выдачи, а в случае отказа — обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․
Как получить дубликат трудовой книжки после увольнения?
Алгоритм действий следующий:
Обращение к последнему работодателю
Вы должны обратиться в отдел кадров (или бухгалтерию) организации, где вы последний раз работали, с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки․
Формирование заявления
В заявлении укажите:
- Свои ФИО, паспортные данные, адрес․
- Период работы в данной организации (даты приема и увольнения)․
- Причину необходимости дубликата (утрата, порча)․
- Явное требование о выдаче дубликата․
Что делает работодатель?
На основании вашего заявления работодатель:
- Запрашивает в архиве ваши личное дело и все приказы о приеме, переводах, увольнении․
- Оформляет на официальном бланке трудовой книжки дубликат․ В графе «Сведения о работе» вносит все те же записи, что и в оригинале, включая запись об увольнении․
- В графе «Особые отметки» делает запись:
«Дубликат трудовой книжки серии ___ № ______ выдан в связи с утратой (или порчей) трудовой книжки серии ___ № ______ от ______»․ - Заверяет дубликат своей подписью и печатью (при наличии)․
Сроки
По закону, работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи вашего заявления․ Чаще всего делают быстрее․
Что НЕЛЬЗЯ сделать?
Нельзя самостоятельно купить бланк и заполнить его․ Трудовая книжка — это документ строгой отчетности․ Бланки находятся в ограниченном обращении․ Заполнять их имеет право только уполномоченный представитель работодателя на основании документов из архива․ Самостоятельное заполнение будет считаться подделкой документа․
Нельзя получить «новую» книжку, если у вас уже была․ У вас не может быть две трудовые книжки одновременно․ Дубликат заменяет утерянный оригинал и содержит ту же историю․
Нельзя требовать от нового работодателя оформить вам новую книжку, если вы уже работали․ Новый работодатель обязан принять вашу (или дубликат вашей) трудовую книжку и внести в неё запись о приеме․ Если вы не предъявите её, он вправе оформить вам сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде (это новый формат, но суть та же — подтверждение вашего стажа)․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведется параллельно электронная трудовая книжка․ Если при увольнении вы дали согласие на ЭТК, работодатель обязан был внести сведения в единую цифровую базу (СЗВ-ТД); В этом случае:
- Бумажная книжка может не выдается (если вы не требовали её)․
- Все ваши данные хранятся в цифровом виде, и при необходимости вы можете получить выписку из ЭТК (она имеет такую же юридическую силу, как и бумажная книжка)․
- Если бумажная книжка утеряна, вы можете запросить выписку из ЭТК у любого работодателя, с которым у вас был трудовой договор, или через портал Госуслуг․
Ответственность работодателя
За невыдачу трудовой книжки (или дубликата) при увольнении работодатель несет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штрафы от 5 000 до 50 000 руб․ для должностных и юридических лиц)․ Кроме того, суд может обязать его выплатить вам компенсацию за задержку выдачи (средний заработок за каждый день просрочки)․
Краткая инструкция-памятка
- Определите, что утеряно: Оригинал (была, но нет) или вы никогда не имели книжку (тогда это не дубликат, а первичное оформление, но процедура та же, через последнего работодателя)․
- Напишите заявление на имя руководителя последнего работодателя с просьбой выдать дубликат․
- Приложите копию паспорта․
- Дождитесь ответа (максимум 15 рабочих дней)․
- Получите дубликат, проверьте правильность всех записей (особенно дату и основание увольнения)․
- Если работодатель отказывается, пишите жалобу в Госинспекцию труда (ГИТ) или идите в суд․
Пример записи об увольнении в дубликате
Запись должна соответствовать формулировке Трудового кодекса․ Например:
Уволен по собственному желанию, п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․
Уволен в связи с истечением срока трудового договора, ч․ 1 ст․ 79 ТК РФ․
Уволен за грубое нарушение трудовых обязанностей, п․ 6 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․
Дата увольнения в записи должна совпадать с датой издания приказа и последним рабочим днем․
Новую (первичную) трудовую книжку, если вы уже работали, не сделать․ Но вы вправе получить дубликат утраченной книжки у вашего последнего работодателя; Это законное право, а не одолжение․ Процедура проста: заявление + паспорт + ожидание․ Если работодатель затягивает или отказывается — защищайте свои права через ГИТ или суд․
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ․ Законодательство может меняться․ Для получения точной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться к юристу․