Потеря трудовой книжки – неприятная, но решаемая ситуация. Трудовой кодекс РФ (ст. 65) гарантирует работнику право на получение дубликата, а порядок его выдачи регламентирован внутренними нормативными актами организации и рекомендациями Минтруда. Ниже представлен полный алгоритм действий, необходимые документы, сроки и образец заявления.

Кто выдаёт дубликат трудовой книжки?

• Если последняя запись в трудовой книжке сделана у текущего работодателя – дубликат оформляет именно он.
• Если последняя запись сделана у бывшего работодателя (например, вы уже уволены, но книжка утеряна после последнего места работы) – дубликат выдаёт тот работодатель, у которого была сделана последняя запись.
• В случае, когда работник перешёл на электронный формат трудовой книжки, но нужна бумажная копия, дубликат также оформляет текущий работодатель по месту последней записи в бумажном варианте.

Какие документы необходимы?

• Заявление работника о выдаче дубликата трудовой книжки (в произвольной форме, но с обязательными реквизитами).
• Документ, подтверждающий личность (паспорт).
• При наличии – копия утерянной трудовой книжки или её фрагменты (например, сохранившиеся страницы, вкладыши).
• Справка о стаже и местах работы (может быть запрошена у ПФР или у предыдущих работодателей, если требуется восстановить записи).

Сроки оформления дубликата

Согласно пункту 27 Порядка ведения трудовых книжек, дубликат должен быть изготовлен и выдан в течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления. Если дубликат оформляется взамен утерянной книжки работающему сотруднику, документ выдаётся на руки при увольнении (или по требованию работника в любой момент).

Пошаговая инструкция для работника

1. Сообщите о потере немедленно своему руководителю или отделу кадров (лучше – в письменной форме).
2. Подготовьте заявление (см. образец ниже). Укажите:
   • ФИО, дату рождения, должность;
   • Обстоятельства утери (когда, где, как произошла потеря);
   • Просьбу выдать дубликат трудовой книжки;
   • Дата и подпись.
3. Приложите копию паспорта (страница с фото и регистрацией).
4. Если есть сохранившиеся фрагменты старой книжки – приложите их (это ускорит восстановление записей).
5. Получите подтверждение приёма заявления (входящий номер, дата получения).
6. Дождитесь изготовления дубликата (не более 15 рабочих дней).
7. Получите дубликат и проверьте correctness всех записей (серия, номер, даты, подписи, печати). При необходимости запросите исправления.

Пошаговая инструкция для работодателя (отдела кадров)

1. Зарегистрировать заявление работника в журнале incoming documents.
2. Проверить личность сотрудника по паспорту.
3. Определить, у кого была сделана последняя запись в трудовой книжке (текущий или бывший работодатель).
4. Если последняя запись у текущего работодателя:
   • Сформировать дубликат трудовой книжки на основе имеющихся данных (личная карточка, приказы о приёме, переводах, увольнениях, выписки из трудовой книжки).
   • Заполнить ьный лист: указать серию и номер дубликата (можно взять из журнала учёта дубликатов или присвоить новый номер согласно внутренней нумерации).
   • На первой странице дубликата поставить штамп «Выдан дубликат» размером 10×25 мм, указать серию и номер дубликата.
   • Перенести все записи из оригинальной трудовой книжки (или из восстановленных данных) в дубликат, соблюдая хронологию и формат.
   • Поставить подписи уполномоченного лица (руководитель, специалист отдела кадров) и печать организации.
5. Если последняя запись у бывшего работодателя:
   • Направить запрос в бывшую организацию о предоставлении сведений о последней записи (или о выдаче дубликата).
   • После получения сведений оформить дубликат по аналогии с пунктом 5.1.
6. Выдать дубликат сотруднику под расписку в журнале выдачи трудовых книжек.
7. Сделать копию дубликата для личного дела сотрудника и архивировать её в соответствии с внутренними нормативами.

Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки

Заявление можно оформить в произвольной форме, но обязательно включить следующие реквизиты:

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, 1985 года рождения, паспорт № 45 06 123456, выдан ОВД г. Москвы , проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 45, работаю в ООО «Пример» на должности менеджера по продажам с .

В связи с утерей трудовой книжки (потеря произошла при переезде в новую квартиру, документ не найден несмотря на поиски), прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Прилагаю копию паспорта и (при наличии) сохранившиеся фрагменты трудовой книжки.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Как выглядит дубликат трудовой книжки (основные элементы)

• ьный лист: вверху – штамп «Выдан дубликат» (10×25 мм) с указанием серии и номера дубликата; ниже – ФИО сотрудника, дата рождения, профессия, должность, дата заполнения.
• Внутренние страницы: последовательные записи о приёме, переводах, наградах, увольнениях. Каждая запись содержит дату, наименование организации, должность, основание (приказ № и дата), подпись уполномоченного лица и печать.
• Заключительная страница: запись о выдаче дубликата (дата, номер дубликата, подпись ответственного лица, печать).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить дубликат, если я уже перешёл на электронную трудовую книжку?

Да. Трудовой кодекс позволяет иметь как электронный, так и бумажный вариант. Для получения бумажного дубликата достаточно обратиться к текущему работодателю с заявлением.

Что делать, если бывший работодатель отказался выдавать сведения о последней записи?

Согласно ст. 65 ТК РФ, работник имеет право потребовать предоставления сведений о своём трудовом стаже. В случае отказа можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Нужно ли заверять дубликат нотариально?

Нет. Дубликат трудовой книжки заверяется только подписью уполномоченного лица организации и её печатью.

Сколько стоит изготовление дубликата?

Стоимость определяется внутренними расходами организации (печатные материалы, работа кадрового специалиста). Законом не установлена государственная пошлина.

Оформление дубликата трудовой книжки после её утери – процедура, регламентированная законодательством и внутренними нормативными актами организации. Главное – своевременно заявить о потере, подготовить корректное заявление с необходимыми приложениями и контролировать сроки изготовления документа (не более 15 рабочих дней). Следуя представленной инструкции, как сотрудник, так и работодатель смогут избежать лишних задержек и обеспечить достоверность трудовой истории работника.

Информация актуальна на май 2026 года.