С 1 января 2020 года в России начался переход на ведение трудовых книжек в электронном виде (ЭТК)․ Согласно закону № 439-ФЗ, работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронной форме․ Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП) — один из самых популярных инструментов для автоматизации кадрового и бухгалтерского учета, и в ней реализованы все необходимые функции для работы с электронными трудовыми книжками․

В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию, как правильно настроить и получить электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП, включая оформление заявлений, ведение учета и формирование отчетности․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, переводы, увольнения и другие кадровые события․ Все данные передаются в ПФР через специальный сервис СЗВ-ТД․

Сотрудник может:

• Получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги или личный кабинет ПФР;
• Запросить выписку из ЭТК в бумажном или электронном виде;
• Выбрать, в каком формате он хочет получать сведения — в электронном, бумажном или в обоих․

Кто обязан вести ЭТК?

Все работодатели, независимо от формы собственности и численности сотрудников, обязаны:

• Оформлять заявления от сотрудников о выборе формата ведения трудовой книжки;
• Формировать и передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности в форме СЗВ-ТД;
• Обеспечивать хранение и доступ к сведениям в электронном виде․

Важно: С 2021 года при первичном приеме на работу сотрудника, не имеющего трудового стажа, работодатель обязан вести ЭТК, бумажная книжка не оформляется․

Шаг 1: Проверьте версию программы

Для корректной работы с ЭТК используйте версию 1С:ЗУП 8 редакции 3․1 или выше․ Убедитесь, что у вас установлены последние обновления:

1. Откройте программу 1С:ЗУП;
2. Перейдите в меню Справка → О программе;
3. Проверьте номер редакции и дату обновления․

Если версия ниже 3․1, обновите конфигурацию через Центр обновлений 1С․

Шаг 2: Настройте параметры учета

Перед началом работы с ЭТК необходимо включить соответствующие параметры:

1. Перейдите в меню: Справочники → Организации → Выберите свою организацию → Редактировать;
2. Откройте вкладку Кадровый учет;
3. Установите флажок: Вести учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
4. Сохраните изменения․

Шаг 3: Оформите заявление от сотрудника

Сотрудник должен подать письменное заявление о выборе формата ведения трудовой книжки․ В 1С:ЗУП это делается через документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․

Как создать заявление:

1. Перейдите в меню: Кадры → Заявления → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности;
2. Нажмите Создать;
3. Выберите сотрудника из списка;
4. В поле Вид заявления выберите один из вариантов:
   • Бумажная трудовая книжка — сохраняется бумажный вариант;
   • Электронная трудовая книжка — только ЭТК;
   • И бумажная, и электронная — оба формата одновременно․
5. Укажите дату подачи заявления (обычно дата подписания документа сотрудником);
6. Нажмите Заполнить — программа автоматически подставит данные сотрудника;
7. Нажмите Печать — сформируется документ в формате PDF или на печать;
8. Распечатайте заявление, получите подпись сотрудника и поставьте печать организации (если требуется);
9. Зарегистрируйте заявление в журнале учета заявлений․

Важно! Заявление оформляется только один раз при изменении формата․ Если сотрудник ранее выбирал бумажную книжку, а теперь хочет перейти на ЭТК — нужно оформить новое заявление․

Шаг 4: Ведение кадровых событий в ЭТК

После оформления заявления все кадровые события (прием, перевод, увольнение и т․д․) автоматически отражаются в ЭТК:

• Прием на работу: при создании документа Прием на работу в 1С:ЗУП, программа автоматически формирует сведения для передачи в ПФР․
• Перевод на другую должность: при оформлении документа Перевод, сведения о новой должности добавляются в ЭТК․
• Увольнение: при оформлении Увольнение — программа формирует соответствующую запись в ЭТК и включает её в отчет СЗВ-ТД․

Все эти действия не требуют ручного ввода данных в ЭТК — система работает автоматически, если:

• Заявление сотрудника оформлено;
• Включена опция ведения ЭТК в настройках организации;
• Используется актуальная версия 1С:ЗУП․

Шаг 5: Формирование и передача отчета СЗВ-ТД

Отчет СЗВ-ТД — это обязательный электронный отчет в ПФР, содержащий сведения о трудовой деятельности сотрудников․

Как сформировать СЗВ-ТД:

1. Перейдите в меню: Отчеты → Отчеты в ПФР → СЗВ-ТД;
2. Выберите период (например, месяц, квартал или год);
3. Нажмите Сформировать;
4. Программа автоматически соберет все изменения по сотрудникам, у которых оформлены заявления на ЭТК;
5. Проверьте список сотрудников — убедитесь, что все актуальные кадровые события включены;
6. Нажмите Экспорт в XML, файл готов для передачи в ПФР;
7. Отправьте файл через Сервис «Кадровый отчет» на сайте ПФР или через оператора электронного документооборота (например, Диадок, Контур, СБИС)․

Сроки подачи: отчет СЗВ-ТД подается ежемесячно — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным․

Шаг 6: Работа с сотрудниками, у которых уже есть бумажная трудовая книжка

Если сотрудник уже работает у вас и имеет бумажную трудовую книжку, но хочет перейти на ЭТК:

• Оформите от него заявление на выбор ЭТК (как в Шаге 3);
• Внесите в ЭТК все предыдущие сведения о трудовой деятельности, для этого используйте документ Ввод сведений о трудовой деятельности;
• Создайте запись о каждом месте работы, должности и дате увольнения;
• После ввода — отчет СЗВ-ТД будет содержать полную историю․

Важно! Бумажная трудовая книжка не уничтожается — она хранится в архиве организации до истечения срока хранения (50 лет)․

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Не оформлено заявление от сотрудника → ЭТК не формируется․ Решение: всегда оформляйте заявление при приеме или смене формата․
• Ошибка 2: Не включена опция «Вести учет в электронном виде» → отчет СЗВ-ТД не генерируется․ Решение: проверьте настройки организации․
• Ошибка 3: Не передан отчет СЗВ-ТД вовремя → штраф до 50 000 рублей․ Решение: настройте напоминания в 1С или используйте автоматические уведомления․
• Ошибка 4: Не внесены данные о прошлых местах работы → ЭТК неполная․ Решение: используйте документ «Ввод сведений о трудовой деятельности» для ручного заполнения истории․

Дополнительные возможности 1С:ЗУП

• Облачная подсистема «Фреш» — бесплатный сервис для малого бизнеса, позволяющий вести ЭТК и формировать СЗВ-ТД без установки программы․
• Интеграция с порталом Госуслуг — сотрудники могут получать доступ к своей ЭТК через личный кабинет на Госуслугах․
• Автоматическая проверка отчетов, 1С:ЗУП проверяет файл СЗВ-ТД на ошибки перед отправкой․

Переход на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП — это не просто формальность, а важный шаг к цифровизации кадрового учета․ Система автоматизирует большинство процессов: от оформления заявлений до передачи отчетов в ПФР․ Главное — не упустить момент оформления заявления от сотрудника и своевременно формировать СЗВ-ТД․

Следуя этой инструкции, вы обеспечите:

• Соответствие законодательству РФ;
• Полный и точный учет трудовой деятельности сотрудников;
• Снижение рисков штрафов и проверок;
• Удобство для сотрудников — доступ к своей истории работы в любое время․

Если у вас возникли сложности — обратитесь к специалисту по 1С или используйте официальную поддержку 1С: https://1c․ru/․

Помните: электронная трудовая книжка, это не замена бумажной, а ее цифровое продолжение․ Главное — соблюдать права сотрудников и действовать в рамках закона․