Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина Российской Федерации. Несмотря на глобальную цифровизацию, которая коснулась многих сфер человеческой жизни, вопрос оформления и получения трудовой книжки остается актуальным для многих россиян. В этой статье мы подробно разберем, как получить трудовую книжку, чем отличается электронная форма от бумажной и какие шаги нужно предпринять для оформления документа.
Бумажная или электронная: что нужно знать?
Цифровизация не обошла стороной и трудовые отношения. Сегодня россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК), которая является полным цифровым аналогом бумажной версии, ранее использовавшейся для учета трудового стажа.
Многие работники, когда им предложили перейти на ЭТК, обрадовались: в XXI веке живем, и цифровой формат избавляет от риска потери документа, порчи записей или необходимости хранить бумажный архив. Однако важно понимать ключевые правила:
- ЭТК не отменяет бумажную по умолчанию. Если вы уже имели бумажную трудовую книжку до 2020 года и не подали заявление о переходе на электронный формат, ваш бумажный документ остается действующим и продолжает вестись работодателем параллельно с электронным.
- Для тех, кто впервые устраивается на работу. С 2021 года (и актуально на 2026 год) при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный вариант им больше не выдается.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Частый вопрос среди работников и работодателей: как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? Сделать это очень просто:
- Через портал Госуслуг. В личном кабинете в разделе «Работа и занятость» или «Пенсия, льготы, пособия» можно заказать выписку о трудовой деятельности. Она придет в формате PDF с электронной подписью ПФР (СФР).
- Через МФЦ. Можно лично обратиться в многофункциональный центр и получить выписку на бумажном носителе.
- У текущего работодателя. По просьбе работника работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выписка из электронной трудовой книжки).
Как получить бумажную трудовую книжку?
Несмотря на развитие ЭТК, бумажная трудовая книжка все еще нужна тем, кто не отказался от нее, или в случаях, когда требуется физический документ. Процедура получения зависит от вашей ситуации:
Оформление при первом трудоустройстве
Если вы устраиваетесь на работу впервые, вам не нужно самостоятельно покупать трудовую книжку. Работодатель обязан:
- Приобрести чистый бланк трудовой книжки за свой счет.
- Оформить его на ваше имя в течение 5 рабочих дней с момента приема на работу;
- Внести первую запись о приеме на работу.
Важно: Как уже упоминалось, с 2021 года первичным документом учета стажа для новых работников становится ЭТК. Бумажный бланк заводится только по заявлению работника.
Восстановление при утере
Жизненные ситуации бывают разными. Люди переезжают, меняют место жительства, а иногда, к сожалению, теряют важные документы во время форс-мажоров (например, при срочной эвакуации, как это происходило с беженцами из зон конфликтов). Если бумажная трудовая книжка утеряна, порядок действий следующий:
- Обратиться к последнему работодателю. Вы пишете заявление о выдаче дубликата. Работодатель обязан в течение 15 дней оформить дубликат, вписав туда общий стаж работы до поступления к нему, а также сведения о работе у него.
- Если работодатель ликвидирован. Придется восстанавливать записи через архивные справки, судебные запросы или заказывать выписку из электронной трудовой книжки (если вы на нее перешли), которая заменит бумажный документ.
Переход с ЭТК обратно на бумажную
Если вы ранее подали заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (отказались от бумажной), но потом передумали, вы имеете право подать работодателю новое заявление о выдаче бумажной трудовой книжки. Работодатель не вправе вам отказать — он должен завести вам новый бумажный бланк и перенести в него актуальные сведения из ЭТК.
Что делать, если записи в трудовой книжке вызывают споры?
Иногда старые, неправильно оформленные или нечитаемые записи в трудовых книжках могут стать причиной серьезных проблем. Известны судебные прецеденты (в т.ч. в странах СНГ, например, в Украине), когда пенсионеры могли остаться без пенсии из-за старых, некорректных записей в трудовых книжках, и приходилось доказывать свой стаж через суд. В России подобные проблемы также решаемы:
- Ошибки в стаже можно подтвердить архивными справками, ведомостями на выплату зарплаты и договорами.
- Наличие ЭТК значительно снижает такие риски, так как данные в электронную базу поступают напрямую от работодателя и заверяются электронной подписью, что исключает механические ошибки и фальсификации.
Резюме
Получить трудовую книжку в РФ в 2026 году — процесс строго регламентированный. Для новых работников учет стажа теперь ведется преимущественно в электронном формате, что делает процесс более прозрачным и безопасным. Если вы сохраняете бумажный вариант, следите за его сохранностью, а в случае утери — не медлите с обращением к работодателю за дубликатом. Цифровизация упрощает жизнь, но ответственность за контроль своего стажа всегда остается за работником.