Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина. Несмотря на активное внедрение электронных форматов, бумажный носитель (для тех, кто сохранил право на его ведение) и электронная запись требуют четкого понимания процедур получения, выдачи и оформления. В данной статье мы подробно разберем, как работнику получить трудовую книжку, какие сроки установлены законом и какие нюансы нужно учитывать в текущем 2026 году.

Правовая основа: на что опираться?

Главным нормативным актом, регулирующим вопросы ведения, хранения и выдачи трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 года № 320н. Этот документ действует до 1 сентября 2027 года и содержит исчерпывающие инструкции для работодателей и права для работников.

Также ключевым документом остается Трудовой кодекс РФ (ст. 66 и ст. 66.1), который определяет статус трудовой книжки как основного документа о стаже.

Получение трудовой книжки при первом трудоустройстве

Если работник устраивается на работу впервые, обязанность по оформлению трудовой книжки лежит на работодателе.

• Срок оформления: Работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
• Стоимость бланка: Согласно правилам, стоимость бланка трудовой книжки оплачивает работник. Работодатель может предложить внести сумму в кассу организации или написать заявление об удержании стоимости из заработной платы.
• Электронный выбор: При первом трудоустройстве после 1 января 2020 года трудовая книжка ведется преимущественно в электронном виде. Бумажная версия заводится только по письменному заявлению работника.

Выдача трудовой книжки на руки во время работы

Часто работнику требуется оригинал трудовой книжки для оформления пенсии, кредита, визы или получения льгот. В отличие от периода увольнения, когда книжка выдается обязательно, во время работы она хранится у работодателя.

Алгоритм действий работника:

1. Написание заявления. Работник должен подать работодателю письменное заявление с просьбой выдать трудовую книжку. В заявлении желательно указать причину (хотя закон не требует обоснования, это помогает в документообороте).
2. Срок выдачи. Работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
3. Фиксация выдачи. Факт получения работником оригинала трудовой книжки должен быть зафиксирован. Работник ставит свою подпись в журнале учета движения трудовых книжек или в личной карточке.

Важно помнить: Если трудовая книжка велась в электронном виде, но работник ранее подал заявление о ведении бумажной версии, то при выдаче на руки в графе 3 делается отметка: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

Получение трудовой книжки при увольнении

При прекращении трудового договора выдача трудовой книжки является обязательной процедурой.

• Срок выдачи: В день увольнения (прекращения трудового договора).
• Запись об увольнении: В трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ, ставится подпись работодателя и печать организации (если она используется).
• Подтверждение получения: Работник обязан расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек о том, что он получил документ на руки.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно (например, работник отсутствует), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления ответственность за задержку выдачи снимается.

Электронная трудовая книжка: как получить сведения?

С 2020 года в России внедрен формат электронной трудовой книжки (ЭТК). Сведения о стаже хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР).

Как работнику получить выписку из ЭТК:

• Через портал Госуслуги (заказывая выписку СТД-Р или СТД-СФР).
• В клиентской службе Социального фонда России.
• В МФЦ.
• У текущего или бывшего работодателя (по письменному заявлению).

Работодатель обязан по письменному заявлению работника предоставить ему сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в срок не позднее трех рабочих дней.

Частые вопросы и важные нюансы

Может ли работодатель задержать выдачу?

Нет, задержка выдачи трудовой книжки более чем на 3 рабочих дня (по заявлению) или в день увольнения является нарушением трудового законодательства. За каждый день задержки работодатель может быть обязан выплатить компенсацию.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утраты трудовой книжки по вине работника, он должен написать заявление работодателю о выдаче дубликата. Если утеря произошла по вине работодателя, он обязан оформить дубликат самостоятельно, собрав необходимые данные о стаже работника из архивов и справок.

Нужна ли печать?

Согласно современным требованиям, наличие печати организации не является строго обязательным, если это не установлено внутренними правилами компании или отраслевыми соглашениями. Однако на практике печати часто продолжают использоваться для заверения записей.

Получение трудовой книжки, право каждого работника, гарантированное Трудовым кодексом РФ. Будь то первичное оформление, выдача на руки в период работы или получение документа при увольнении, ключевым моментом является соблюдение сроков: 3 рабочих дня для выдачи по заявлению и день увольнения для окончательного расчета. Знание этих правил поможет избежать конфликтов с работодателем и сохранить непрерывность трудового стажа.

Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ, включая Приказ Минтруда № 320н.