С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в системе Социального фонда России (СФР).
Получить выписку из ЭТК можно в личном кабинете на портале Госуслуги или на сайте Пенсионного фонда.
Ниже – пошаговое руководство, как запросить выписку, скачать её в формате PDF (с электронной подписью) и отправить работодателю.
Что понадобится перед началом
- Аккаунт на Госуслугах – зарегистрированный и подтверждённый (идентификация через СНИЛС, телефон, электронную подпись).
- Доступ к электронной подписи (ЭП) (если хотите, чтобы выписка имела юридическую силу без дополнительных подтверждений).
- Адрес электронной почты работодателя или ссылка на их корпоративный портал, куда можно загрузить документ.
- При необходимости – письменное заявление работодателя (по закону работодатель может получать сведения только о текущем месте работы, остальные данные выдаются по запросу сотрудника);
Как запросить выписку из электронной трудовой книжки
Шаг 1. Авторизация на портале Госуслуги
- Перейдите на gosuslugi.ru.
- Нажмите кнопку «Войти» и введите логин/пароль.
- Если включена двухфакторная аутентификация – введите код из СМС или приложения‑генератора.
Шаг 2. Переходим в раздел «Справки и выписки»
- В личном кабинете выберите пункт «Услуги» → «Пенсии, пособия и социальные выплаты».
- Найдите подпункт «Выписка из электронной трудовой книжки». (Иногда он может находиться в категории «Справки» → «Трудовая книжка».)
Шаг 3. Оформление запроса
- Нажмите кнопку «Получить выписку» (или «Заказать справку о трудовой деятельности»).
- Укажите период, за который нужна выписка (обычно – «все годы»).
- Выберите формат получения: PDF (рекомендовано) или XML. PDF‑файл будет подписан вашей ЭП и имеет юридическую силу.
- Подтвердите запрос, указав способ получения: «В личный кабинет» (по умолчанию) или «На e‑mail», указанный в профиле.
Шаг 4. Ожидание и загрузка готовой выписки
- Система обычно формирует документ в течение одного рабочего дня. О статусе можно следить в разделе «Мои заявки».
- Когда статус изменится на «Готово», нажмите «Скачать файл». Файл будет в формате PDF, подписанным электронной подписью.
Как отправить выписку работодателю
Вариант A. По электронной почте
- Откройте ваш почтовый клиент (Outlook, Gmail, Яндекс‑почта и т.д.).
- Создайте новое письмо, в поле «Кому» введите адрес HR‑отдела или конкретного менеджера.
- В теме письма укажите: «Выписка из электронной трудовой книжки – [ФИО]».
- Во вложении прикрепите скачанный PDF‑файл.
- В тексте письма кратко опишите цель отправки (например, «Для подтверждения трудового стажа при оформлении нового договора»).
- Отправьте письмо и сохраните копию в папке «Отправленные».
Вариант B. Через корпоративный портал работодателя
- Войдите в корпоративный портал (например, 1С:Зарплата, Workday, SAP HR).
- Найдите раздел «Документы» → «Загрузка справок».
- Выберите тип документа «Выписка из ЭТК» и загрузите PDF‑файл.
- При необходимости укажите комментарий и нажмите «Отправить».
Вариант C. Через МФЦ (если работодатель требует оригинал)
- Скачайте выписку в PDF;
- Распечатайте её и заверьте у нотариуса (необязательно, если документ уже подписан ЭП).
- Отнесите оригинал в ближайший МФЦ, где его могут скрепить печатью «Подтверждено» и выдать копию.
- Передайте копию работодателю.
Что важно знать о юридической силе выписки
- PDF‑файл, подписанный вашей электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, заверенный подписью работодателя.
- Согласно законодательству, работодатель имеет право получать сведения только о текущем месте работы. Для получения полной истории трудовой деятельности требуется письменный запрос от сотрудника.
- Если работодатель отказывается принимать электронную версию, попросите его оформить письменный запрос, после чего вы сможете предоставить выписку в бумажном виде через МФЦ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить выписку без ЭП?
Да, система позволяет скачать PDF без подписи, но в этом случае документ может потребовать дополнительного подтверждения (например, нотариального заверения).
Сколько стоит запрос выписки?
Запрос через Госуслуги бесплатный. Платные услуги (печать, нотариальное заверение) могут потребоваться только по требованию работодателя.
Как проверить, что выписка действительно подписана?
Откройте PDF в Adobe Acrobat Reader и нажмите «Подписи». Вы увидите информацию о сертификате и статусе подписи («Подпись действительна»).
Можно ли отправить выписку напрямую из личного кабинета работодателю?
На данный момент портал Госуслуги не поддерживает автоматическую отправку документов третьим лицам. Нужно скачать файл и отправить его самостоятельно (по e‑mail, через корпоративный портал или МФЦ).
Возможные проблемы и способы их решения
| Проблема | Возможные причины | Решение |
|---|---|---|
| Не появляется пункт «Выписка из электронной трудовой книжки» | Аккаунт не привязан к СНИЛС или нет подтверждённой ЭП. | Привяжите СНИЛС в личном кабинете и пройдите процедуру подтверждения личности. |
| Файл не скачивается, появляется ошибка 403 | Сессия завершилась, либо браузер блокирует загрузку. | Обновите страницу, очистите кэш браузера, попробуйте другой браузер. |
| Работодатель отказывается принимать электронный документ | Отсутствие подписи работодателя в системе. | Распечатайте документ, заверьте у нотариуса и передайте в бумажном виде. |
Отправка электронной трудовой книжки работодателю через Госуслуги – процесс, который занимает минимум времени и не требует бумажных копий. Главное – правильно оформить запрос, скачать выписку в формате PDF с электронной подписью и отправить её удобным для работодателя способом. При соблюдении всех шагов документ будет признан юридически действительным, а процесс передачи сведений о трудовом стаже станет быстрым и прозрачным.
Помните: электронная трудовая книжка хранится в системе СФР, а доступ к ней регулируется федеральным законом, поэтому любые действия с документом должны быть выполнены в соответствии с требованиями законодательства.
Дата публикации: