Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Для многих граждан, особенно впервые выходящих на работу, возникает вопрос: как оформить новую трудовую книжку? В 2026 году процесс оформления остаётся понятным, но приобрёл новые нюансы из-за постепенного перехода на электронные формы. В этой статье мы подробно разберём, как получить и правильно оформить бумажную трудовую книжку впервые, какие документы нужны, как заполняется ьный лист, и что делать, если вы выбираете электронную трудовую книжку (ЭТК).

Кто имеет право получить трудовую книжку впервые?

Новую трудовую книжку оформляет работодатель при первом трудоустройстве гражданина, если у него ранее не было такого документа. Это касается:

• Подростков, впервые устраивающихся на работу после окончания школы или колледжа;
• Граждан, никогда не работавших официально;
• Иностранных граждан, трудоустраивающихся в РФ на основании разрешения на работу;
• Лиц, утративших трудовую книжку по уважительным причинам (кража, утрата, порча).

Важно! Работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ).

Какие документы нужны для оформления новой трудовой книжки?

Для оформления новой трудовой книжки работнику необходимо предоставить работодателю следующие документы:

1. Паспорт — для подтверждения личности;
2. СНИЛС — для внесения данных в систему пенсионного страхования;
3. Документ об образовании (аттестат, диплом, свидетельство) — не обязателен, но рекомендуется для точности записи о месте работы;
4. Заявление о выдаче трудовой книжки — заполняется на месте, образец обычно предоставляется бухгалтерией или отделом кадров.

Если работник ранее уже имел трудовую книжку, но она утеряна — необходимо предоставить заявление об утрате и, по возможности, подтверждение стажа (справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов).

Как оформляется новая трудовая книжка: пошаговая инструкция

Шаг 1: Получение бланка трудовой книжки

Работодатель приобретает бланк трудовой книжки в уполномоченной организации (например, в типографии, имеющей лицензию ФСС). Бланк должен быть сертифицирован и иметь уникальную серию и номер.

Шаг 2: Регистрация бланка в учёте

Все выданные бланки регистрируются в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей. В неё вносятся:

• Дата выдачи;
• Серия и номер бланка;
• ФИО работника;
• Подпись ответственного лица.

Также делается запись в приходно-расходной книге о расходовании бланка из запасов организации.

Шаг 3: Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется руководителем или уполномоченным кадровым работником от руки или с помощью печатных средств (но не карандашом!).

Образец заполнения ьного листа:

Важно: Все данные вносятся только на основании документов (паспорт, диплом). Никаких сокращений, ошибок, исправлений допускать нельзя. Если ошибка допущена — книжка считается испорченной и подлежит замене.

Шаг 4: Внесение первой записи о приёме на работу

Первая запись в трудовой книжке делается при оформлении на работу. Она должна содержать:

• Порядковый номер записи (1);
• Дата приёма (например, );
• Наименование организации (полное, как в уставе);
• Должность (по штатному расписанию);
• Основание приёма (например, «принят на работу по трудовому договору»);
• Номер и дата приказа (например, «Приказ № 12 от »).

Пример записи:

1. — принят на работу в ООО «Ростех» в качестве бухгалтера по основному месту работы на основании трудового договора № 5/2026 от .

Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

С 2020 года в России действует возможность перехода на электронную трудовую книжку. В 2026 году это уже не новинка, а стандартная альтернатива бумажной форме.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Если вы хотите перейти на ЭТК, вам нужно:

1. Подать заявление о переходе на электронную форму. Образец заявления можно скачать на сайте Пенсионного фонда России (ПФР) или на Госуслугах.
2. Подписать заявление в бумажной форме или в электронном виде (с ЭЦП);
3. Передать заявление работодателю или подать лично в ПФР, МФЦ или через личный кабинет на Госуслугах.

Преимущества ЭТК:

• Доступ к данным в любое время через личный кабинет на Госуслугах или сайте ПФР;
• Нет риска утраты, порчи или подделки;
• Автоматическое формирование выписок для получения пенсии, пособий, льгот;
• Упрощённый процесс при трудоустройстве, работодатель получает данные через систему ПФР.

Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Для просмотра ЭТК:

1. Зайдите на сайт Госуслуги и авторизуйтесь;
2. Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»;
3. Нажмите «Получить выписку» — вы получите PDF-файл с полной историей трудовой деятельности;
4. Альтернативно: войдите в личный кабинет на сайте ПФР — там тоже доступна выписка.

Что делать, если у вас уже есть бумажная трудовая книжка?

Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, вы можете:

• Оставить её — и работать с ней дальше;
• Перейти на ЭТК — тогда работодатель будет вносить все новые записи только в электронную форму, а бумажная книжка остаётся как архивный документ.

Важно! После перехода на ЭТК бумажная книжка не аннулируется. Она сохраняется у вас и может потребоваться для подтверждения стажа до 2020 года.

Что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна?

Если книжка повреждена (порвана, испачкана, нечитаемы записи) или утеряна:

1. Напишите заявление об утрате/порче в произвольной форме;
2. Соберите документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, копии приказов);
3. Обратитесь к текущему работодателю — он обязан выдать новую трудовую книжку на основании представленных документов;
4. В новой книжке делается запись: «Взамен утраченной (испорченной) трудовой книжки».

Частые ошибки при оформлении

• Заполнение от руки карандашом — недопустимо!
• Исправления, зачёркивания, корректор, книжка считается испорченной.
• Неверное написание наименования организации — должно быть полное, как в уставе.
• Отсутствие подписи работодателя и печати — запись не имеет юридической силы.
• Неоформленное заявление о переходе на ЭТК — если не подать, книжка остаётся бумажной.

На 2026 год выбор остаётся за вами:

• Бумажная книжка — подходит тем, кто предпочитает физический документ, не пользуется интернетом, работает в отраслях с низкой цифровизацией.
• Электронная книжка — удобна, безопасна, доступна в любое время, автоматически синхронизируется с ПФР. Рекомендуеться молодым специалистам, IT-специалистам, тем, кто часто меняет работу.

Совет: Если вы только начинаете трудовую деятельность — лучше сразу подать заявление на ЭТК. Это сэкономит вам время в будущем и исключит риски потери важного документа.

Где скачать образцы документов?

• Образец заявления на ЭТК: ПФР
• Образец заполнения трудовой книжки: КонсультантПлюс
• Форма ЕФС-1 (для передачи данных в ПФР): Личный кабинет ПФР
• Книга учёта движения трудовых книжек: Госуслуги

Соблюдая эти правила, вы обеспечите себе надёжное подтверждение трудового стажа на всю жизнь, будь то бумажная книжка или электронный архив. Помните: ваш трудовой путь начинается с первой записи — сделайте её правильно!