Электронная трудовая книжка стала обязательным форматом ведения трудовых отношений для многих организаций․ В ней фиксируются сведения о местах работы, должностях, переводах, увольнениях и других событиях, связанных с трудовой деятельностью сотрудника․ Выписка из такой книжки может понадобиться для подачи в сторонние организации, получения новых мест работы или оформления документов․ Ниже – подробная инструкция, как получить и распечатать выписку из электронной трудовой книжки в 1С․
Подготовка к получению выписки
Условия, при которых выписка доступна
- Сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный)․
- В организации используется 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) или 1С:Бухгалтерия с подключённым модулем «Электронные трудовые книжки»․
- Для печати требуется печать организации (если требуется подпись в выписке)․
Необходимые документы
- Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма, предложенная 1С)․
- Копия паспорта сотрудника (для подтверждения личности при выдаче выписки)․
- При необходимости – копия трудового договора или иных подтверждающих документов․
Как сформировать выписку в 1С
В большинстве конфигураций 1С выписка формируется через специальный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․ После его заполнения система генерирует печатную форму, которую можно отправить на принтер․
Пошаговая инструкция
- Открыть модуль «Электронные трудовые книжки»․ В меню 1С выберите Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки․
- Создать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․ Нажмите кнопку «Создать заявление» и укажите сотрудника, для которого требуется выписка․
- Заполнить реквизиты заявления․
- Выберите тип ведения – электронный․
- Укажите период, за который требуется информация (например, «с по »)․
- При необходимости укажите дополнительные сведения (например, переводы, увольнение)․
- Сформировать печатную форму․ После заполнения нажмите кнопку «Печать» или «Сформировать выписку»․ Система сформирует документ в формате PDF или Word, готовый к печати․
- Проверьте содержимое выписки․ Откройте сформированный файл и убедитесь, что в нём присутствуют все необходимые сведения: периоды работы, должности, места работы, даты увольнения/перевода․
- Распечатать документ․ Сохраните файл и отправьте его на принтер․ При необходимости добавьте печать организации (штамп, подпись)․
Где найти готовые шаблоны
В открытых источниках часто встречаются примеры заявлений и форм выписки․ Примерно такими данными могут быть:
- «Электронная трудовая книжка: как оформить, вести, получить выписку» – новости от компании Е‑Офис 24․
- «Как начать вести электронную трудовую книжку в 1С БУХ․1С» – рекомендации для бухгалтеров․
- «Электронные трудовые книжки в 1С ЗУП: ведение и запись» – обзор возможностей платформы․
Печать и оформление выписки
После того как вы получили готовый документ, следуйте этим рекомендациям, чтобы выписка выглядела профессионально:
Форматирование
- Убедитесь, что в документе используется фирменный шаблон компании (логотип, название, контактные данные)․
- Шрифт – обычно Arial 12 или Times New Roman 12, межстрочный интервал – 1,15․
- В шапке укажите «Выписка из электронной трудовой книжки» и номер документа․
Печать на принтере
- Откройте файл в режиме Просмотр перед печатью․
- Выберите принтер, установленный в вашей сети․
- Установите параметры печати: односторонняя печать, без полей (если требуется)․
- При необходимости подпишите документ печатью организации․
При необходимости – сканирование
Если выписка должна быть отправлена в электронном виде (например, в госорганы), отсканируйте её в PDF и подпишите электронно, если это разрешено законодательством․
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: не указан период․ При формировании заявления обязательно укажите диапазон дат, за который требуется информация․
- Ошибка: пропущена подпись/штамп․ Если в компании установлена обязательная печать, не забудьте её добавить․
- Ошибка: неверный тип ведения․ Убедитесь, что в заявлении указано «электронный» способ, иначе система сформирует бумажный вариант․
- Ошибка: несоответствие формата․ Проверьте, что документ сохранён в поддерживаемом формате (PDF/Word), иначе он может не открыться на другом компьютере;
Полезные ссылки и дополнительные ресурсы
Для более глубокого изучения темы рекомендуем обратиться к следующим источникам:
- Официальный портал 1С – документация по модулю «Электронные трудовые книжки»․
- Видеоуроки «Как распечатать выписку из электронной трудовой книжки в 1С» – на YouTube каналах «1С:ЗУП обзор» и «Кадровое дело»․
- Консультации в центре сертифицированного обучения 1С – помощь в настройке и использовании функций․
Получение и печать выписки из электронной трудовой книжки в 1С – процесс, требующий лишь правильного заполнения заявления и небольших технических действий․ При соблюдении описанных шагов вы сможете быстро и без лишних сложностей оформить документ, который будет признан при устройстве на новую работу, оформлении кредитов или других официальных целях․
Если возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться к специалистам по 1С или в кадровый отдел вашей организации․ Удачной работы с электронными трудовыми книжками!