С 2020 года в России начался переход на ведение трудовых книжек в электронном виде. К 2026 году этот процесс стал массовым: миллионы россиян выбрали электронный формат, а работодатели адаптировались к новым требованиям законодательства. Однако возникает важный вопрос: как получить и заверить копию электронной трудовой книжки, если у сотрудника нет бумажного документа? В этой статье мы подробно разберём все аспекты — от законодательной базы до практических шагов по получению и заверению документа.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и содержит всю историю трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, причины увольнения и другие сведения.
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить сотруднику копии документов, связанных с трудовыми отношениями, в т.ч. выписку из трудовой книжки, по его письменному заявлению.
Когда нужна заверенная копия электронной трудовой книжки?
Заверенная копия электронной трудовой книжки требуется в следующих случаях:
- При устройстве на новую работу, если новый работодатель требует подтверждение трудового стажа;
- При оформлении кредита, ипотеки или других финансовых операций;
- Для получения визы, оформления гражданства или других юридических процедур за рубежом;
- При подаче документов в суд, органы соцзащиты, налоговые инспекции;
- Для подтверждения стажа при выходе на пенсию, если ПФР не может предоставить полные данные.
Важно: электронная трудовая книжка сама по себе не является «документом для предъявления» — её нужно оформить в виде выписки, заверенной в установленном порядке.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Существует три законных способа получить выписку из ЭТК:
- Через личный кабинет на портале Госуслуги
После авторизации перейдите в раздел «Пенсия и социальные выплаты» → «Выписка из трудовой книжки». Запрос обрабатывается в течение 1 рабочего дня. Документ приходит в формате PDF, завёрнутый усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ПФР. Это — официальный документ, имеющий юридическую силу без дополнительного заверения. - В отделении Пенсионного фонда или МФЦ
Подайте заявление на получение выписки. Вам выдадут бумажный документ с печатью ПФР и подписью уполномоченного лица. Такой документ также считается заверенным и действителен для всех инстанций. - У текущего работодателя
Если вы работаете, то можете подать заявление на имя руководителя с просьбой выдать вам выписку из ЭТК. Работодатель обязан запросить её в ПФР и предоставить вам в течение 3 рабочих дней. При этом он может выдать её в бумажном виде, заверив собственной печатью и подписью.
Как заверить копию электронной трудовой книжки работодателем?
Если вы получили выписку из ЭТК через Госуслуги или ПФР в PDF-формате, но организация (например, банк, вуз, суд) требует заверение работодателем, то вам нужно действовать следующим образом:
Шаг 1: Распечатайте выписку
Скачайте PDF-файл с выпиской из ЭТК и распечатайте его на бумаге.
Шаг 2: Заверение работодателем
На распечатанной копии работодатель должен проставить следующие реквизиты:
- Надпись: «Верно» — вручную или печатными буквами;
- Должность лица, заверяющего документ (например, «Начальник отдела кадров»);
- Личная подпись заверяющего;
- Расшифровка подписи (фамилия, имя, отчество);
- Дата заверения (день, месяц, год);
- Печать организации (если она у работодателя есть).
Важно! Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, при заверении копий документов необходимо соблюдать единые требования к оформлению. Несоблюдение этих требований может привести к отказу в приёме документа.
Образец заверения (текст для копии):
Верно Начальник отдела кадров Иванов И.И. _______________________ (подпись) [печать организации]
Можно ли заверить электронную копию ЭЦП работодателя?
Да! В 2026 году законодательство позволяет заверять копии электронных трудовых книжек усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. Это особенно актуально для крупных компаний, использующих электронный документооборот.
Алгоритм:
- Работодатель получает выписку из ЭТК в электронном виде (через ПФР или Госуслуги);
- Файл PDF с выпиской подписывается УКЭП работодателя;
- Электронный документ отправляется сотруднику по защищённому каналу (например, через корпоративный портал или электронную почту с шифрованием);
- Сотрудник может распечатать его — и такой документ будет иметь ту же юридическую силу, что и бумажный с печатью.
Преимущество: такой документ можно использовать в электронном виде при подаче заявок в государственные органы, банки и другие организации, принимающие электронные документы.
Сколько действует заверенная копия электронной трудовой книжки?
Срок действия заверенной копии не установлен законодательно. Однако на практике:
- Банки и органы соцзащиты принимают документы, заверенные не позднее 30 дней назад;
- Суды и миграционные службы могут требовать документы, выданные не ранее 10–15 дней до подачи;
- При трудоустройстве срок действия обычно не ограничивается, если копия заверена недавно и содержит актуальные данные, она принимается.
Рекомендация: всегда запрашивайте выписку непосредственно перед подачей документов — чтобы избежать отказов из-за «устаревших» данных.
Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?
Если работодатель отказывает в выдаче заверенной копии ЭТК, это нарушение статьи 62 ТК РФ. В этом случае вы можете:
- Подать письменное заявление с требованием выдать документ в течение 3 дней;
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
- Подать иск в суд — суды в 2025–2026 годах единогласно встают на сторону работников в таких спорах.
Важные нюансы 2026 года
- Электронная трудовая книжка не отменяет бумажную! Если у вас есть и та, и другая — работодатель обязан вести обе до момента полного перехода на электронный формат.
- Выписка из ЭТК — это не копия бумажной книжки! Это отдельный документ, содержащий только данные, внесённые в электронную систему ПФР.
- ПФР не заверяет копии, выданные работодателем. Только ПФР может заверить выписку своей УКЭП. Работодатель заверяет только копии, которые он выдал на основании выписки ПФР.
- Нет необходимости заверять копию, если она уже подписана УКЭП ПФР. Такой документ — юридически значимый сам по себе.
В 2026 году заверенная копия электронной трудовой книжки, это не просто бумажный лист с печатью. Это цифровой документ с электронной подписью или бумажная копия, заверенная работодателем по установленным правилам. Главное — соблюдать закон и не путать понятия:
- Выписка из ЭТК от ПФР — уже заверена УКЭП ПФР, не требует дополнительного заверения;
- Копия, выданная работодателем — должна быть заверена его подписью, печатью и надписью «Верно»;
- Электронная версия с УКЭП работодателя — равнозначна бумажной заверенной копии.
Если вы сомневаетесь — всегда запрашивайте выписку через Госуслуги: это самый быстрый, безопасный и юридически надёжный способ получить документ, не зависящий от воли работодателя.
Помните: ваш трудовой стаж — ваше право. И вы имеете полное право на его подтверждение в любом удобном формате.