Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Пока оригинал документа должен храниться у работодателя‚ в различных жизненных ситуациях может потребоваться его копия. Одна из таких ситуаций — оформление на работу по совместительству в другую компанию. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно запросить‚ оформить и заверить копию трудовой книжки для другой работы в 2026 году‚ чтобы у нового работодателя не возникло никаких вопросов.

Зачем нужна копия трудовой книжки для другой работы?

Чаще всего копия требуется для подтверждения занятости на работе по совместительству. Новому работодателю необходимо убедиться в следующем:

• Подтверждение текущего места работы: работник действительно трудоустроен и не находится в статусе безработного.
• Проверка стажа и квалификации: предыдущий опыт сотрудника может быть важен для назначения ставки или определения уровня квалификации.
• Кадровый учет: для правильного оформления внутренних документов при приеме совместителя.

Также копия трудовой книжки может понадобиться для получения кредитных средств или финансовых льгот в банках‚ подтверждения стажа при проверке Соцстраха (СФР) с целью проверки правильности расчета больничных пособий и в других случаях.

Правовые основания: как запросить копию?

Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации (с учетом изменений‚ актуальных на 2026 год)‚ работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению документы‚ связанные с работой‚ и их копии. Копия трудовой книжки выдается бесплатно и в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году?

Если HR-специалист оформит копию ненадлежащим образом‚ другой работодатель (как и банковские работники) может не принять этот документ. Поэтому важно оформить копию в строгом соответствии с требованиями законодательства.

Порядок заверения документа о стаже работы установлен на законодательном уровне. Копию бумажной трудовой книжки необходимо заверять с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от № 435-ст).

Пошаговая инструкция по заверению

1. Снятие копий: Необходимо откопировать все заполненные листы трудовой книжки (развороты)‚ начиная с ьного листа и заканчивая последней записью. Если скопировать записи неправильно (например‚ часть текста будет обрезана)‚ заверять их бессмысленно — такой формуляр не примут в работу‚ и придется переделывать.
2. Прошивка (при необходимости): Если копия состоит из нескольких листов‚ их можно прошить и пронумеровать‚ однако допускается и заверение каждого листа отдельно.
3. Нанесение заверительной надписи: На каждом скопированном листе или на последнем листе (если документ прошит) проставляется отметка о заверении. Она должна содержать:
   • Слово «Верно» или «Копия верна»;
   • Должность лица‚ заверившего копию;
   • Личную подпись заверителя;
   • Расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
   • Дату заверения;
   • Печать организации (при наличии печати в компании).
4. Отметка о месте нахождения подлинника: Если копия выдается для представления в другую организацию (в нашем случае, для другой работы)‚ на последнем листе под заверительной надписью обязательно делается приписка: «Подлинник документа находится в (наименование организации)».

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

В 2026 году продолжают действовать электронные трудовые книжки. Сведений от других компаний у текущего работодателя нет — он ведет данные только о периоде работы у себя. Но сотруднику для устройства на другую работу (по совместительству) может понадобиться копия полной цифровой трудовой‚ включая сведения с предыдущих мест работы.

В таком случае алгоритм действий следующий:

• Выписка СТД-Р: Работник может запросить у текущего работодателя сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. В них будут отражены данные только по текущему месту работы.
• Обращение в СФР: Если нужна полная выписка из электронной трудовой книжки за все время стажа‚ работнику придется обратиться в Социальный фонд России (СФР) через портал Госуслуг или лично. СФР предоставит полные данные.

Электронную выписку (СФР или СТД-Р) можно распечатать и передать другому работодателю. Работодатель также может заверить распечатанную форму СТД-Р по правилам‚ описанным выше.

Срок действия копии

Законодательство не устанавливает жесткого срока действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике документ имеет ограниченный срок годности. Как правило‚ для устройства на другую работу (по совместительству) или для банков копия считается действительной в течение 30 дней с момента заверения. Если в этот период в оригинал книжки были внесены новые записи (например‚ о переводе на другую должность)‚ копия автоматически становится недействительной‚ и ее нужно переделывать.

Дубликат трудовой книжки: в чем разница?

Часто работники путают понятия «копия» и «дубликат». Копия — это просто ксерокопия всех страниц документа‚ заверенная работодателем. Дубликат трудовой книжки, это новый бланк документа‚ который выдается взамен утерянного‚ испорченного или поврежденного оригинала.

Закон обязывает работодателей выдавать дубликат беспрепятственно. Порядок выдачи дубликата в 2026 году зависит от причины утраты оригинала (сотрудник потерял книжку сам‚ или она была утрачена по вине работодателя). Для оформления на другую работу по совместительству дубликат не нужен, достаточно обычной заверенной копии или выписки из ЭТК.

Получение копии трудовой книжки для другой работы — это законное право каждого сотрудника. Главное — правильно составить заявление‚ а кадровому специалисту — грамотно заверить документ по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 с обязательной пометкой о месте нахождения оригинала. Если у вас электронная трудовая книжка‚ не забудьте‚ что для получения полного стажа придется обратиться в СФР или на Госуслуги. Соблюдение этих простых правил позволит вам быстро и без проблем оформить совместительство в новой компании.