Копия трудовой книжки – важный документ, который может понадобиться сотруднику при оформлении новых мест, получении выплат, подтверждении стажа и т.д. Ниже подробно описан процесс получения и заверения копии, а также юридические основы, которые следует учитывать.
Нормативная база
Основным источником правовых норм является Трудовой кодекс РФ, а также Постановление Правительства РФ от № 1799 «О порядке выдачи копий трудовых книжек». В статье 62 ТК РФ указано, что сотрудник имеет право запросить у работодателя заверенную копию своей трудовой книжки.
Ключевые положения
- Копия оформляется только по письменному заявлению сотрудника.
- Заверение производится подписью руководителя или уполномоченного лица.
- Копия должна включать все заполненные страницы оригинального документа.
- Если копия предоставляется в прошитом виде, на обороте прошивки ставится отметка о заверении.
Когда требуется копия трудовой книжки
Копию могут потребовать в следующих случаях:
- При устройстве на новую работу (для подтверждения опыта).
- Для получения выплат из Пенсионного фонда или социальных выплат.
- При обращении в банк или страховую компанию.
- При восстановлении утерянной или поврежденной трудовой книжки.
Пошаговый алгоритм получения копии
Подготовка заявления
Сотрудник должен написать письменное заявление в отдел кадров или в бухгалтерию. В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника.
- Номер и серия трудовой книжки.
- Цель получения копии (например, «для подтверждения опыта работы»).
- Сроки, в которые копию необходимо получить (обычно 5‑10 рабочих дней).
Оформление копии
После получения заявления работодатель:
- Изготавливает копию всех заполненных страниц трудовой книжки.
- Заключает копию в прошивку (если требуется).
- Наносит отметку о заверении – подпись руководителя и печать (при наличии).
- Возвращает готовый документ сотруднику.
Примеры оформления
Ниже представлен типовый образец заверения копии:
_______________________________ Подпись руководителя (печать организации) «Заверено» _____________ 2026 г.
Электронная трудовая книжка
С 2024 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Сотрудник может:
- Просматривать свою ЭТК в личном кабинете на портале ПФР и портале госуслуг.
- Получать печатную копию, оформив её в отделе кадров.
- Получать заверенную копию по той же процедуре, что и бумажную.
Как проверить ЭТК
Для проверки данных ЭТК необходимо:
- Войти в личный кабинет на портале ПФР.
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка».
- Скачать или распечатать требуемый документ.
- Обратиться в отдел кадров с запросом на заверение.
Частые вопросы и ответы
Можно ли заверить копию, если трудовая книжка уже выдавалась сотруднику?
Нет. По закону копию можно оформить только при наличии оригинального документа. Если оригинал уже передан сотруднику и не храниться в офисе, работодатель не может выдавать копию.
Что делать, если оригинал потерян?
В случае утери оригинала сотрудник может запросить дубликат в отдел кадров. После получения дубликата можно оформить заверенную копию.
Сколько времени действует заверенная копия?
Заверенная копия действительна до тех пор, пока в ней не появятся новые записи (продолжения трудового стажа). При необходимости её можно обновить, подав новое заявление.
Пошаговый чек‑лист для сотрудников
- Подготовьте письменное заявление.
- Подайте заявление в отдел кадров.
- Подождите изготовления копии (обычно 5‑10 дней).
- Проверьте, что на копии есть отметка о заверении.
- Сохраните копию в надёжном месте.
Получение копии трудовой книжки – простая, но важная процедура, требующая соблюдения формальностей; Соблюдая описанные выше шаги, сотрудник сможет быстро и без лишних сложностей получить необходимый документ, а работодатель – выполнить свои обязанности в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь в отдел кадров или к юристу компании.