Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность работника․ В России существует два формата: бумажная и электронная․ В этой статье мы разберём, где и как можно получить копию трудовой книжки, как оформить её в бумажном виде, а также как получить электронную копию через портал Госуслуги и другие официальные каналы․
Что такое копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки – это документ, содержащий те же сведения, что и оригинал, но в виде копии․ Копия может быть:
- Бумажной – распечатана с оригинала․
- Электронной – PDF‑файл, созданный на основе электронного реестра․
- Заверенной – с подписью и печатью уполномоченного лица․
Копия трудовой книжки часто требуется при смене работы, при оформлении кредита, в государственных органах и т․д․
Где можно получить копию трудовой книжки?
У работодателя (для бумажной копии)
Если у вас ещё есть оригинальная бумажная трудовая книжка, то копию можно получить у работодателя․ Обычно это делается так:
- Подайте письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки․
- Работодатель скопирует оригинал и выдаст вам копию․
- Копия может быть заверена печатью работодателя и подписью сотрудника, если это требуется․
Через портал Госуслуги (для электронной копии)
С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Для получения копии ЭТК через Госуслуги следуйте этим шагам:
- Перейдите на портал Госуслуги и авторизуйтесь․
- В меню выберите раздел «Трудовая книжка» → «Получить выписку из электронной трудовой книжки»․
- Нажмите кнопку «Получить выписку»․
- В течение нескольких минут (обычно < 5 минут) вы получите PDF‑файл с копией вашей ЭТК․
- Сохраните файл на компьютер и распечатайте при необходимости․
Если вам нужна заверенная копия, вы можете отправить PDF‑файл в ближайший МФЦ или в отделение банка, где оформят нотариальное заверение․
Через Пенсионный фонд (для бумажной копии)
Пенсионный фонд может выдать копию трудовой книжки, если вы подали в него сведения о трудовой деятельности․ Для этого:
- Подайте заявленную форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности) в Фонд․
- После обработки Фонд выдает копию в бумажном виде․
Через Многофункциональный центр (МФЦ)
МФЦ предоставляет услуги по выдаче копий трудовых книжек, включая:
- Сканирование оригинала и выдачу копии․
- Заверение копии печатью МФЦ․
- Проверку и подтверждение данных в системе Фонда․
Через работодателя в случае перехода на электронную трудовую книжку
Если вы ранее выбирали бумажную трудовую книжку, но хотите перейти на электронный формат, то:
- Обратитесь к работодателю с письменным заявлением о переходе на ЭТК․
- Работодатель подаст сведения в Фонд и инициирует создание ЭТК․
- После создания вы сможете получить копию через Госуслуги․
Как заверить копию трудовой книжки?
В некоторых случаях требуется нотариально заверенная копия․ Процедура выглядит так:
- Получите копию (бумажную или электронную)․
- Обратитесь в нотариальную контору с копией и заявлением о заверении․
- Нотариус проверит оригинал и выдает заверенную копию с подписью и печатью․
- В случае бумажной копии на оборот ставится отметка «Копия верна», количество листов и дата заверения․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить копию трудовой книжки без оригинала? – Да, если вы можете доказать свою трудовую деятельность (например, через Фонд или работодателя)․
- Сколько времени занимает выдача копии через Госуслуги? – Обычно в течение нескольких минут, но в редких случаях до 3 рабочих дней․
- Нужно ли платить за копию? – В большинстве случаев – нет․ Однако за нотариальное заверение может взиматься плата;
- Можно ли получить копию через МФЦ? – Да, но в некоторых регионах услуги могут быть ограничены․
- Что делать, если копия содержит ошибку? – Обратитесь к работодателю или Фонду для исправления данных, а затем получите новую копию․
Практический чек‑лист: как оформить копию трудовой книжки за 5 шагов
- Определите формат: бумажный или электронный․
- Выберите место выдачи: работодатель, Госуслуги, МФЦ, Пенсионный фонд․
- Подготовьте необходимые документы: заявление, паспорт, ИНН․
- Получите копию и, при необходимости, заверьте её․
- Сохраните копию в безопасном месте (облачный сервис, USB‑накопитель)․
Копия трудовой книжки – важный документ, который может понадобиться в любой момент․ В России вы можете получить её в нескольких официальных местах: у работодателя, через портал Госуслуги, в Пенсионном фонде, в МФЦ, а также в электронном виде․ Следуя простым инструкциям, вы сможете быстро и без лишних затрат оформить копию, которая будет подтверждать вашу трудовую историю․
Не забывайте, что копия должна быть актуальной и, при необходимости, заверенной․ Это обеспечит её юридическую силу при проверке работодателями, банками и государственными органами․