Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Часто для получения кредита, оформления субсидий или визы требуются её копии․ Однако на практике встречаются ситуации, когда работодатель не делает копию трудовой книжки, затягивает сроки или требует объяснить причину․ В этой статье мы подробно разберем, как действовать в подобной ситуации, какие сроки установлены законом и какие обязанности несет работодатель․
Законодательная база: обязанности работодателя
Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой․ Копия трудовой книжки входит в этот перечень․
Важно понимать ключевые аспекты закона:
- Безвозмездность: копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику бесплатно․
- Сроки: срок реагирования на просьбу работника составляет не более 3 рабочих дней со дня подачи заявления․
- Отсутствие необходимости объяснять причину: сотрудник, обратившийся к работодателю за заверенной копией, не обязан объяснять, для чего ему нужен документ․ Работодатель в любом случае обязан подготовить и выдать его, не уточняя цель․
- Право запроса в любой момент: правом истребования копий связанных с работой документов работник обладает в любое время в течение всего периода работы у данного работодателя․
Порядок получения копии трудовой книжки
Чтобы получить документ на руки, необходимо соблюсти определенную процедуру:
- Подача заявления: Работник должен подать письменный запрос на предоставление копии․ При этом стоит отметить нюанс: по закону работодатель обязан предоставить копию даже без письменного заявления, однако на практике именно письменное заявление запускает отсчет трехдневного срока и служит доказательством обращения в случае спора․
- Ожидание: Работодатель не позднее трех рабочих дней должен подготовить документ․
- Получение: Выдача заверенной копии․
Как правильно должна быть оформлена копия?
Если работодатель выдал копию, но она оформлена с нарушениями, такой документ может быть не принят банком или госорганами․ Правильная копия трудовой книжки должна соответствовать следующим требованиям:
- Копирование всех заполненных листов: необходимо копировать те листы трудовой книжки работника, которые содержат какие-либо записи (включая записи в разделе «Сведения о награждениях»), а также первый лист с личными данными․
- Заверяющая надпись: на копии должно быть написано слово «Верно», указана должность лица, заверяющего документ, его подпись и расшифровка подписи, а также дата заверения․
- Печать: копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы․ Оттиск печати целесообразно ставить так, чтобы он захватывал часть подписи и наименования должности․
- Отметка о месте хранения: если копия выдается для предоставления в стороннюю организацию (например, в банк), на последней странице копии делается запись: «Работает по настоящее время» и указывается место хранения оригинала трудовой книжки․
Что делать, если работодатель нарушает сроки или отказывает?
Если работодатель не делает копию трудовой книжки в установленный трехдневный срок или вовсе отказывает в выдаче, это является прямым нарушением трудового законодательства․ В такой ситуации работник имеет право:
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ)․ Инспекторы проведут проверку и выдадут работодателю обязательное для исполнения предписание о выдаче документа, а также могут привлечь компанию к административной ответственности․
- Обратиться в прокуратуру․ Прокурорский надзор также является эффективным инструментом защиты трудовых прав․
- Обратиться в суд․ В судебном порядке можно не только потребовать выдачи копии, но и возместить моральный вред, если действия работодателя повлекли за собой материальные потери (например, отказ банка в кредите из-за отсутствия документа)․
Частые вопросы и заблуждения
Обязан ли работодатель хранить копию трудовой книжки в личном деле?
Нет․ Нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя хранить копию трудовой книжки работника в его личном деле после выдачи оригинала или в период работы․ Трудовое законодательство также не содержит обязанности работодателя хранить у себя копии трудовых книжек работников․
Обязан ли работодатель знакомить работника с каждой вносимой записью?
Нет․ Работодатель не обязан знакомить работника с каждой вносимой записью в его трудовую книжку под роспись․ Однако работник в любой момент может запросить заверенную копию, чтобы лично проверить все внесенные данные․
Выдача оригинала трудовой книжки
Стоит отличать выдачу копии от выдачи оригинала․ Работодатель должен выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации․ Во всех остальных случаях (для банка, МФЦ и т․д․) выдается именно заверенная копия․ Оригинал остается на хранении у работодателя, который отвечает за его сохранность․
Выдавать копии трудовой книжки по требованию работника — это прямая обязанность работодателя, а не его право или жест доброй воли․ По закону эта процедура осуществляется бесплатно в течение трёх рабочих дней с момента письменного обращения сотрудника․ Если ваше право нарушается, не бойтесь отстаивать его, опираясь на статью 62 ТК РФ․ Помните, что закон на вашей стороне, и вы не обязаны отчитываться перед руководством о том, зачем вам понадобилась копия вашего главного трудового документа․