Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих ваш трудовой стаж и квалификацию. В случае необходимости её копии (для банка, госслужбы, учебного заведения и т.д.) вы можете обратиться к своему работодателю. Ниже приведены подробные инструкции, основанные на актуальных нормах Трудового кодекса РФ и практических рекомендациях.
Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна?
- Копия – это точное воспроизведение всех записей, сделанных в оригинальной трудовой книжке.
- Копия может быть заверена работодателем или нотариусом.
- Используется для подтверждения стажа, квалификации, получения кредитов, оформления документов в государственных органах.
Правовые основы получения копии
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) в статье 62 регламентирует выдачу копий трудовых документов:
«По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки».
Важные моменты:
- Копия должна быть заверена работодателем (или нотариусом).
- Работодатель обязан хранить копию в личном деле сотрудника при наличии согласия на обработку персональных данных.
- Отказ в выдаче копии является нарушением ТК РФ.
Как оформить письменное заявление
Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в любой компании.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки В [название организации] От [ФИО сотрудника] Должность: [должность] Служба: [сектор/отдел] Дата: [дата] Прошу выдать копию трудовой книжки в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ. Копия нужна для [укажите цель – банк, служба, учебное заведение и т.д.]. С уважением, [Подпись] [ФИО, должность]
После подачи заявления работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней.
Как заверить копию работодателем
В большинстве случаев копию можно заверить непосредственно у текущего работодателя. Ниже описан пошаговый процесс.
- Сделайте копию оригинальной трудовой книжки (скан, фото, копия от печатного станка).
- Заполните копию: на каждой странице укажите надпись «Копия» и отметьте её.
- Подпишите копию внизу: имя, должность лица, заверяющего, дата и подпись.
- Поставьте печать организации (если есть).
- Сохраните копию в личном деле сотрудника.
Пример заверения:
«Копия» – [дата] – [ФИО, должность, подпись] – печать организации.
Когда нужно обращаться к нотариусу
Если вы уже уволены или работодатель отказался заверить копию, можно обратиться к нотариусу. Нотариус подтвердит подлинность копии и сделает запись в протоколе.
- Нотариус проверит, что копия соответствует оригиналу.
- После заверения нотариус выдает вам справку о подлинности.
Как получить копию в случае увольнения
Если вы завершили трудовые отношения, но нуждаетесь в копии трудовой книжки, действуйте так:
- Обратитесь к бывшему работодателю с письменным заявлением (см. образец выше).
- Если работодатель не выдаёт копию, напишите официальное письмо с ссылкой на статью 62 ТК РФ.
- При отказе можно обратиться в Трудовую инспекцию (например, Гострудинспекция в Нижегородской области) для защиты своих прав.
Что делать, если оригинальная трудовая книжка потеряна?
В таком случае необходимо оформить дубликат трудовой книжки. Процедура:
- Подайте заявление в отдел кадров работодателя.
- Предоставьте копию паспорта, СНИЛС и другие документы;
- Получите дубликат в течение 10 рабочих дней.
Частые ошибки при оформлении копии
- Не указать дату заверения.
- Не поставить подпись лица, заверяющего.
- Не использовать официальную печать организации.
- Неправильное указание должности в заверении.
- Всегда оформляйте письменное заявление.
- Соблюдайте срок в три рабочих дня.
- Проверяйте, что копия заверена должным образом.
- Если возникнут трудности – обращайтесь в Трудовую инспекцию.
- Храните копию в личном деле и в электронном виде (если возможно).
Следуя этим рекомендациям, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить копию трудовой книжки у работодателя, что пригодится в любой официальной ситуации.