Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж и трудовую историю сотрудника. Иногда возникает необходимость получить её копию: при оформлении пенсионных прав, при переоформлении в новую организацию, при судебных разбирательствах и т.п. Для получения копии требуется написать заявление, а в ряде случаев – заверить его у нотариуса.

Содержание статьи

1. Правовая основа
2. Когда нужна копия трудовой книжки
3. Какие документы нужны
4. Как правильно оформить заявление
5. Образец заявления
6. Заверение заявления у нотариуса
7. Порядок подачи и сроки рассмотрения
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая основа

Получение копии трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 71, 73, 78).
• Федеральный закон от № 184-ФЗ «О персональных данных».
• Приказ Минтруда России от № 437н «Об утверждении форм трудовых книжек и их копий».

Согласно ТК РФ, работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки по письменному запросу работника. При этом работник имеет право потребовать заверения копии (нотариального удостоверения подписи) в случае, если копия будет использоваться в официальных органах.

Когда нужна копия трудовой книжки

Копию трудовой книжки часто требуют в следующих ситуациях:

• Оформление пенсии в Пенсионном фонде.
• Подача документов в суд (например, при трудовых спорах).
• Получение государственных субсидий, грантов, льгот.
• Переоформление в новую организацию, если оригинал находится у прежнего работодателя.
• Оформление миграционных документов (виза, вид на жительство).

Какие документы нужны

Для получения копии трудовой книжки обычно требуется следующий пакет:

1. Заявление «Выдать копию трудовой книжки» (см. раздел Как оформить заявление).
2. Паспорт (копия первой страницы).
3. Справка с места работы (если вы уже уволены – справка из отдела кадров).
4. Квитанция об оплате госпошлины (если копия требуется для суда).
5. Нотариальное заверение заявления (по необходимости, раздел Заверение у нотариуса).

Как правильно оформить заявление

Заявление должно быть написано в свободной форме, но рекомендуется придерживаться следующей структуры:

• Шапка – название организации, ФИО заявителя, должность (если есть), контактные данные.
• Текст заявления – чётко указать цель (выдать копию трудовой книжки), указать период работы, указать, где будет использоваться копия.
• Перечень прилагаемых документов – перечислить всё, что отправляете вместе с заявлением.
• Подпись и дата – подпись заявителя и дата составления.

Важно использовать официальный бланк организации, если такой имеется, иначе достаточно обычного листа формата А4.

Образец заявления

Иванов Иван Иванович
г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

Начальнику отдела кадров
ООО «Ромашка»
г. Москва

От: Иванова И. И.
Заявление

Прошу выдать мне копию трудовой книжки за период работы в ООО «Ромашка» с по включительно. Копия требуется для подачи документов в Пенсионный фонд РФ (пункт 4.1.2.1.1 ПФР) и будет использована в официальных органах, поэтому прошу заверить её подписью ответственного лица и печатью организации.

Перечень прилагаемых документов:
Копия паспорта (страница с фотографией);
Справка с места работы (по запросу);
Квитанция об оплате госпошлины (если требуется);
Доверенность (в случае подачи заявления представителем).

Прошу рассмотреть заявление в установленный законом срок – не более 5 рабочих дней.

С уважением,
_____________________
(подпись)

Если копия будет использоваться в суде, к заявлению необходимо приложить нотариальное заверение подписи.

Заверение заявления у нотариуса

Нотариальное заверение требуется в следующих случаях:

• Копия трудовой книжки будет представлена в суде.
• Документ требуется для органов, предъявляющих строгие требования к подлинности (например, миграционная служба).

Процедура заверения:

1. Подготовьте оригинал заявления и удостоверите свою личность (паспорт).
2. Нотариус проверит подпись и содержание заявления.
3. Нотариус ставит печать и подпись, указывая дату заверения.
4. Оплатите нотариальный гонорар (обычно от 300 до 800 рублей, в зависимости от региона).

После заверения заявление считается юридически подтверждённым и может быть подано в любой орган без риска отказа из‑за сомнений в подлинности подписи.

Порядок подачи и сроки рассмотрения

Если работодатель не отвечает в установленный срок, вы имеете право обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с иском о принудительном выполнении обязательств.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить копию трудовой книжки без заявления?

Только в том случае, если работодатель добровольно предоставляет копию по устному запросу. Однако в официальных процедурах (пенсия, суд) требуется письменное заявление.

Сколько стоит нотариальное заверение заявления?

Гонорар зависит от региона и от того, требуется ли заверение только подписи или всего документа. В среднем – от 300 до 800 рублей.

Можно ли получить копию трудовой книжки в электронном виде?

Да. С 2024 года многие организации используют Электронную трудовую книжку (ЭТК). В этом случае заявление оформляется в электронном виде, а копия выдаётся в PDF с электронной подписью.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?

Составьте повторное заявление с указанием ссылки на ТК РФ.
Обратитесь в Трудовую инспекцию с жалобой.
При отсутствии реакции – подайте иск в суд (гражданский процессуальный кодекс, статья 131).

Нужна ли копия трудовой книжки для оформления инвалидности?

Да, в большинстве регионов копия трудовой книжки требуется при подаче заявления в Фонд социальной защиты инвалидов.

Получить копию трудовой книжки – простая процедура, если правильно оформить заявление и собрать необходимые документы. При необходимости использования копии в официальных органах рекомендуется заверить заявление у нотариуса, что избавит от возможных отказов. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, и процесс пройдет быстро и без лишних осложнений.