Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при оформлении кредита, получении льгот, визовой поддержке и других официальных процедурах. В статье подробно рассматриваем, как получить копию, как её заверить и в каких случаях она требуется.
Что такое копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки, это воспроизведение всех страниц оригинального документа. Она может быть:
- бумажной (распечатанной или отсканированной);
- электронной (выпиской из электронной трудовой книжки).
Важно помнить, что копия и выписка — разные документы. Выписка содержит только часть сведений, а копия — полное воспроизведение всех страниц.
Когда требуется копия трудовой книжки?
Копию могут потребовать:
- При устройстве на новую работу;
- Для оформления кредита или ипотеки;
- При получении льгот и пособий от соцзащиты;
- В визовых центрах и при оформлении визы;
- Для подтверждения стажа работы при совместительстве;
- При обращении в другие органы, требующие подтверждения трудового стажа.
Как получить копию трудовой книжки?
Существует несколько способов получения копии:
Обращение к работодателю
Работник может подать письменное заявление в отдел кадров с требованием выдать копию. Унифицированной формы заявления нет, но в нём необходимо указать:
- ФИО работника;
- Номер и серия трудовой книжки;
- Цель получения копии;
- Подпись работника.
Через Государственную услугу «Выписка из электронной трудовой книжки»
С 2023 года копию можно получить онлайн через портал Госуслуги:
- Войдите в личный кабинет на Госуслуги.
- Выберите услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки».
- Подтвердите личность паролем от личного кабинета.
- Скачайте готовый документ в PDF‑формате.
При утере оригинала
Если оригинал потерян, необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров о выдаче дубликата;
- Получить копию с подписью уполномоченного лица и печатью;
- В случае необходимости — запросить выписку из электронной трудовой книжки через Госуслуги.
Как заверить копию трудовой книжки?
Заверение копии необходимо, когда её требуют официальные органы. Процедура оформляется согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существует два способа:
- Ручное заверение — подпись уполномоченного лица и расшифровка подписи.
- Штамповое заверение — применение официального штампа организации.
Требования к оформлению:
- Первый и последний лист копии должны быть подписаны и поставлена печать;
- Подпись и расшифровка уполномоченного лица;
- Указание даты засорения копии.
Образцы заверенных копий можно посмотреть в соответствующем разделе.
Электронная трудовая книжка и выписка из неё
С 2020 года в России действует электронная версия трудовой книжки; Она хранится в личном кабинете работника на портале Госуслуги. Выписка из электронной трудовой книжки может быть получена:
- Через личный кабинет (см. пункт 2 выше);
- По требованию работодателя — в виде бумажной копии, подписанной и поставленной печатью.
Электронная трудовая книжка действует до тех пор, пока не будет заменена на бумажный вариант или пока работник не уйдёт с текущей работы.
Часто задаваемые вопросы
- Нужна ли копия, если у меня электронная трудовая книжка? — Да, при оформлении официальных документов часто требуется именно бумажная копия, заверенная подписью и печатью.
- Можно ли заверить копию без подписи? — Нет, подпись уполномоченного лица обязательна.
- Сколько стоит получить выписку через Госуслуги? — Оплату за услугу взимает сама платформа, обычно это небольшая сумма (от 100 до 300 рублей).
- Можно ли использовать копию, оформленную работодателем, в банке? — Да, если в ней есть подпись, расшифровка и печать, банк принимает её как подтверждение стажа.
Получить копию трудовой книжки можно несколькими способами: через работодателя, онлайн на Госуслуги или при утере оригинала — в отдел кадров. Важно правильно оформить и заверить копию, чтобы она была признана официальным документом. При соблюдении всех требований копия будет принята в банках, соцзащитных органах, визовых центрах и других учреждениях.
Если у вас возникнут вопросы по оформлению копии или её использованию, рекомендуем обратиться в отдел кадров вашей организации или воспользоваться консультацией на портале Госуслуги.