Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Пока человек работает, оригинал трудовой хранится у работодателя. Однако в жизни нередко возникают ситуации, когда требуется предоставить сведения о занятости в различные инстанции: банк, соцзащиту, посольство или нового работодателя. В таких случаях на помощь приходит копия трудовой книжки, получить которую можно по заявлению.
Правовые основания
Обязанность работодателя выдавать сотрудникам документы, связанные с работой, и их копии закреплена в Трудовом кодексе Российской Федерации. Согласно статье 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать копию трудовой книжки. Это правило является императивным, то есть работодатель не имеет права отказать сотруднику или затянуть сроки предоставления документа.
Сроки предоставления
Самое главное, что нужно знать о сроках: закон отводит работодателю не более трех рабочих дней на рассмотрение заявления и подготовку копии. Отсчет этого времени начинается с момента регистрации письменного обращения сотрудника в кадровой службе или у руководства организации. Трехдневный срок не зависит от загруженности кадровика или отсутствия директора на месте — это жесткое требование законодательства.
Порядок получения: шаг за шагом
Процедура получения копии достаточно проста и регламентирована:
- Подача заявления. Сотруднику необходимо написать письменное заявление на имя руководителя организации или начальника кадровой службы. Устные просьбы не имеют юридической силы и не запускают отсчет трехдневного срока.
- Регистрация заявления. Заявление передается в кадровую службу. Желательно получить отметку о принятии (входящий номер и дата) на втором экземпляре заявления.
- Изготовление копии. Кадровик снимает копии со всех заполненных страниц трудовой книжки.
- Заверение документа. Копия должна быть надлежащим образом заверена.
- Выдача документа. Готовая заверенная копия передается работнику под роспись или иным способом, зафиксированным в компании.
Требования к заверению копии
Простая ксерокопия не имеет юридической силы. Чтобы документ был принят по назначению, он должен быть заверен по правилам делопроизводства:
- На каждой странице копии проставляется печать организации и подпись ответственного лица (обычно сотрудника кадровой службы или руководителя).
- На каждом листе делается надпись «Копия верна».
- Указывается должность, ФИО заверяющего лица и дата заверения.
- Если копия прошивается, то на последней странице ставится печать, подпись, дата и надпись: «Копия верна. Прошито и пронумеровано N листов».
- Обязательно добавляется фраза: «Подлинник документа находится в ООО «Название»».
Оригинал трудовой книжки: особые случаи
Важно отличать выдачу копии от выдачи оригинала. Статья 62 ТК РФ также предусматривает случаи, когда работодатель обязан выдать именно подлинник трудовой книжки (например, для назначения пенсии). В такой ситуации действуют строгие правила:
- Выдача оригинала возможна только по письменному заявлению работника.
- Работник обязан вернуть трудовую книжку не позднее трех рабочих дней с момента ее получения от работодателя.
- За сохранность оригинала в период нахождения на руках у сотрудника несет ответственность сам работник.
Может ли работодатель отказать?
Отказ работодателя от предоставления копии трудовой книжки по запросу работника незаконен. Закон не устанавливает уважительных причин для отказа в выдаче копий документов, связанных с работой. Отказ возможен лишь в исключительных случаях, прямо не связанных с волей работника, например:
- Заявление составлено с серьезными нарушениями, не позволяющими идентифицировать автора или суть просьбы.
- Работник запрашивает документы, не связанные с его работой у данного работодателя.
Если работодатель необоснованно отказывает или затягивает сроки, сотрудник имеет право обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Получение копии трудовой книжки — это законное право каждого работника. Для этого достаточно написать заявление и передать его в кадровую службу. Помните, что срок выдачи не должен превышать трех рабочих дней. Грамотно заверенный документ поможет вам решить любые вопросы в банках, государственных учреждениях и других организациях без необходимости изымать оригинал из личного дела.