Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о местах работы, заработной плате, отпусках и прочих условиях труда. Иногда требуется не оригинал, а копия трудовой книжки (или её выписка). В статье рассмотрены правовые основания, порядок подачи заявления, типичные причины обращения и практические рекомендации.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ, статья 62 – работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать копию (или выписку) из трудовой книжки не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления.
• Постановление Правительства РФ № 1102 от «Об утверждении Положения о порядке выдачи копий и выписок из трудовых книжек» (введено в действие ) уточняет форму заявления и требования к заверению копий.
• Государственный стандарт ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документация деловая. Требования к оформлению заявлений» – регламентирует оформление письменных обращений.
• Для электронных трудовых книжек (ЭТК) действует Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об электронной трудовой книжке».

Когда работнику может понадобиться копия трудовой книжки?

Ниже перечислены самые частые причины, для которых работники запрашивают копию (или выписку) трудовой книжки:

1. Оформление банковских продуктов (ипотека, кредит, открытие счета) – банк требует подтверждения трудового стажа и доходов.
2. Пенсионные вопросы – при обращении в Пенсионный фонд необходимо предоставить сведения о стаже и заработке.
3. Миграционные процедуры – при получении вида на жительство, гражданства РФ, а также в рамках программы «Временный проживание» требуется подтверждение занятости.
4. Социальные выплаты (пособия по беременности и родам, по уходу за ребёнком, по инвалидности) – органы соцзащиты проверяют наличие записей о трудовом стаже.
5. Трудоустройство в новой организации – иногда новый работодатель просит копию для сверки данных.
6. Судебные разбирательства – в качестве доказательства трудового стажа.
7. Личный архив – сохранение копии в случае утери оригинала.

Кто имеет право требовать копию трудовой книжки?

• Сам работник (в т.ч. бывший, если трудовая книжка не была изъята работодателем).
• Лицо, уполномоченное работником (доверенное лицо, представитель по доверенности).
• Органы, имеющие законный интерес (Пенсионный фонд, суд, органы миграционной службы) – в этом случае копию могут запросить напрямую, но обычно работник предоставляет её самостоятельно.

Основания, позволяющие работодателю отказать в выдаче копии

Отказ возможен только в строго ограниченных случаях, предусмотренных ТК РФ:

• Если оригинал трудовой книжки находится в сейфе работодателя и выдача копии может нарушить порядок её хранения (например, при проведении проверок).
• Если копия требуется в целях, противоречащих законодательству (например, подделка сведений).
• Если работник отказывается подписать заявление (по требованию закона заявление должно быть подписано лично).

Порядок подачи заявления

Формат заявления

Заявление может быть написано от руки или в электронном виде, но должно соответствовать требованиям деловой переписки:

• Шапка: Кому: (наименование организации, ФИО руководителя/отдела кадров); От кого: (ФИО работника, должность, табельный номер).
• Дата подачи заявления.
• Текст заявления, где указываются:
  • конкретная просьба – «Прошу выдать копию (выписку) из трудовой книжки»;
  • основание (цель) получения копии (например, «для предоставления в банк»);
  • перечень страниц/разделов, которые необходимы (если требуется только часть книги).
• Подпись заявителя (в случае электронного заявления – цифровая подпись).

Пример заявления

Кому: Директору ООО «Пример»

 Иванову И.И.

От кого: Петрова Анны Сергеевны

 менеджер отдела продаж, таб. № 12345

Заявление

Прошу выдать копию трудовой книжки (выписку) за период с по для предоставления в банк в целях получения ипотечного кредита.

Готова(готов) подписать акт приема‑передачи копии.


Подпись ___________________

Как происходит выдача копии

1. Получение заявления. Работодатель регистрирует его в журнале входящей корреспонденции.
2. Подготовка копии. Сотрудник кадрового отдела делает копию всех страниц трудовой книжки, где есть записи о стаже, заработной плате, отпусках. При необходимости копию можно заверить подписью и печатью организации.
3. Заверение копии. По правилам ГОСТ, каждая страница копии должна быть подписана ответственным лицом (начальником отдела кадров) и прошита в виде «книжки». Если оригинал недоступен (работник уволен), копию может заверить нотариус.
4. Передача работнику. Работнику выдают копию вместе с актом приема‑передачи, где фиксируется дата, количество листов и подписи сторон.
5. Сроки. По статье 62 ТК РФ копия должна быть выдана не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления.

Копия трудовой книжки у нотариуса

Если работник не может обратиться к текущему работодателю (например, уволен, а работодатель отказывается), он имеет право:

• Обратиться к нотариусу с оригиналом трудовой книжки и заявлением о заверении копии.
• Нотариус проверит подлинность оригинала, сделает копию и проставит нотариальную запись «Копия соответствует оригиналу».
• Такой документ признаётся юридически действительным при предъявлении в банки, органы соцзащиты и суды.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2023 года большинство организаций переводят трудовые книжки в электронный формат. Для получения копии ЭТК:

1. Работник подаёт заявление в отдел кадров (можно через корпоративный портал).
2. Кадровик формирует выписку из ЭТК в виде PDF‑файла, подписывает её электронной подписью организации.
3. Выписка имеет юридическую силу, её можно отправить в банк или в Пенсионный фонд в электронном виде.

Частые ошибки при запросе копии

• Отсутствие подписи – без личной подписи заявление считается недействительным.
• Неуказание причины – в заявлении должна быть указана цель получения копии (банк, ПФР и т.д.).
• Неполный перечень страниц – если требуется только часть книги, это следует явно прописать, иначе работодатель может выдать полную копию, что займет больше времени.
• Отсутствие реквизитов работодателя – в шапке заявления необходимо указать полное название организации и ФИО получателя.

Получение копии трудовой книжки – процесс, регулируемый Трудовым кодексом и рядом подзаконных актов. Основные требования:

• Подача письменного заявления с подписью.
• Указание основания (цель получения копии).
• Соблюдение трёхдневного срока выдачи.
• При необходимости – заверение копии подписью работодателя или нотариуса.
• Для электронных книжек – получение выписки в PDF с электронной подписью.

Соблюдая эти правила, работник быстро получит нужный документ и избежит задержек в оформлении банковских, пенсионных и иных важных процедур.

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ, статья 62
• Электронная трудовая книжка – портал Госуслуг
• Образцы заявлений и заверенных копий (2025‑2026)