Согласно трудовому законодательству РФ, работник имеет право получить копию своей трудовой книжки (или заверенную выписку из неё) по письменному заявлению. Работодатель обязан выполнить это требование в установленные сроки и надлежащим образом оформить документ. Ниже представлен подробный разбор процедуры, нормативной базы, порядка оформления заявления и особенностей заверения копии.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 62 (выдача документов, связанных с работой, и их копий).
- ст. 66.1 ТК РФ – регулирует ведение электронной трудовой книжки и предоставление сведений о трудовой деятельности.
- Постановления и инструкции Минтруда России (например, Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая приказом Минтруда России от № 69).
- Разъяснения Роструда и КонсультантПлюс – практические рекомендации по срокам и форме выдачи копий.
Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копию трудовой книжки (или заверенную выписку). Данное требование распространяется как на бумажные, так и на электронные трудовые книжки.
Кто может подать заявление?
Заявление может подать любой работник организации, независимо от должности, стажа и формы трудового договора (постоянный, срочный, сезонный). Заявление подаётся лично работником либо через его представителя (доверенность не требуется, достаточно письменного согласия).
Как оформить заявление?
Законодательно форма заявления не регламентирована – оно может быть составлено в произвольной форме. Однако для удобства обработки и избежания недоразумений рекомендуется следовать правилам деловой переписки:
- Шапка – наименование организации, её адрес, ФИО и должность руководителя (кому адресовано заявление).
- Дата и номер (по внутреннему документообороту).
- Наименование документа – «Заявление о выдаче копии трудовой книжки».
- Текст заявления – кратко излагается просьба, указывается причина (например, «для подачи в Пенсионный фонд», «для оформления ипотеки», «для подтверждения стажа при приёме на новую работу») и просьба выдать заверенную копию.
- Подпись работника и расшифровка ФИО.
Пример текста заявления:
Иванову Ивану Ивановичу
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10Заявление
№ 2026/05/22
от г.Заявление о выдаче копии трудовой книжки
Я, Петров Сергей Владимирович, работаю в должности ведущего инженера отдела проектирования с г. по настоящее время.
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для подачи в Пенсионный фонд РФ в целях подтверждения трудового стажа.Подпись: ___________ /Петров С.В./
Заявление можно подать в бумажном виде (в отделе кадров) либо в электронном виде (например, через корпоративный портал или электронную почту с подтверждением получения). При электронной подаче важно сохранить подтверждение о дате и времени получения заявления работодателем.
Сроки выдачи копии трудовой книжки
Согласно ст. 62 ТК РФ и разъяснениям Роструда:
- Не позднее трёх рабочих дней со дня регистрации заявления работодателем.
- Если последний день срока приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день.
- Срок исчисляется с момента получения заявления (не с момента его подачи работником, если заявление направлено по почте или через электронный документооборот).
Например, если заявление получено в понедельник, копия должна быть выдана не позже среды того же недели. Если заявление получено в пятницу – не позднее следующей среды.
Как оформить заверенную копию трудовой книжки?
Для того чтобы копия имела юридическую силу, её необходимо правильно заверить. Основные требования:
- Полнота копии – копируються все страницы трудовой книжки, включая ьный лист и страницы с записями о работе.
- Заверение каждой страницы – на каждой копии ставится надпись «Копия верна» (или «Верно»), подпись уполномоченного лица (обычно специалист отдела кадров или руководитель организации) и её расшифровка, а также дата заверения.
- На последней странице дополнительно указывается:
- фразу «Работает по настоящее время» (если работник действительно продолжает трудовую деятельность в организации);
- дата выдачи копии (день, месяц, год).
- Печать организации (если она имеется) ставится на последней странице копии.
Пример заверенной надписи на каждой странице:
Копия верна
Подпись ___________ /Иванова А.П./
Дата «22» мая 2026 г.На последней странице добавляется:
Работает по настоящее время
Дата выдачи копии «22» мая 2026 г.
Подпись ___________ /Иванова А.П./
М.П. (печать организации)
Особенности при электронной трудовой книжки
С 2021 года в России ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК) в системе ПФР. Если у работника ведётся ЭТК, то:
- Запрос о выдаче копии может быть направлен в электронном виде через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно в ПФР.
- Работодатель, получив заявление, обязан в течение трёх рабочих дней предоставить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р), заверенную электронной подписью уполномоченного лица.
- Если работник требует бумажную копию, работодатель распечатывает выписку из ЭТК, заверяет её по тем же правилам, что и обычную копию (подпись, дата, печать).
Важно: даже при наличии ЭТК работник всё равно может запросить копию бумажной трудовой книжки, если она ведётся параллельно (например, при переходе с бумажного на электронный ведение).
Ответственность работодателя за нарушение срока
Невыдача копии трудовой книжки в установленный срок влечёт:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
- Возможность подачи работником жалобы в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд с требованием компенсации морального вреда и возмещения убытков.
Поэтому рекомендуется вести журнал регистрации заявлений, фиксировать дату получения и дату выдачи копии, а также хранить копии заявлений и выданных документов в личном деле работника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к хранению трудовых документов).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Нужно ли нотариально заверять копию трудовой книжки?
Нет. Достаточно заверения уполномоченным лицом организации (специалистом отдела кадров, руководителем) с подписью, датой и печатью (если есть). Нотариальное заверение требуется только в случаях, когда копия используется за пределами РФ или по требованию конкретного органа (например, консульства). - Можно ли получить копию трудовой книжки без заявления?
Законом не предусмотрено автоматическое выдача копии по инициативе работодателя. Работник должен подать письменное заявление. Однако в некоторых организациях внутренние регламенты могут предусматривать выдачу справки о стаже по запросу без отдельного заявления – это внутренняя практика, не заменяющая законное требование. - Что делать, если работодатель отказывает в выдаче копии?
Сначала направить письменную претензию с указанием нарушения ст. 62 ТК РФ и требованием выполнить обязанность в срок. Если ответ не получен или отказ сохраняется – подать жалобу в ГИТ или обратиться в суд. - Какой срок хранения копии трудовой книжки у работника?
Законом не установлен конкретный срок хранения копии у работника. Рекомендуется хранить её вместе с оригиналом трудовой книжки или в личном архиве не менее 50 лет, так как документ может понадобиться для подтверждения стажа при выходе на пенсию, при оформлении социальных выплат и т.д. - Можно ли получить копию только определённого периода (например, за последние 5 лет)?
Да. В заявлении можно указать запрос о выдаче копии за определённый период. Работодатель обязан предоставить копию страниц, соответствующих запрошенному периоду, при условии, что такие записи имеются в трудовой книжке. - Нужно ли указывать причину выдачи копии в заявлении?
Закон не требует обязательного указания причины, однако её указание ускоряет обработку и демонстрирует добросовестность сторон; Причина может быть любой: подача в ПФР, оформление кредита, подтверждение стажа при приёме на новую работу и т.д.
Выдача копии трудовой книжки работнику по заявлению – это чётко регламентированная процедура, направленная на защиту прав работника на получение информации о своей трудовой деятельности. Соблюдение трёхдневного срока, правильное оформление заявления и надлежащее заверение копии обеспечивают законность действия обеих сторон и минимизируют риски споров. Работодателям рекомендуется внедрить внутренний регламент приёма и обработки таких заявлений, а работникам – сохранять копии поданных заявлений и полученных документов в своём личном архиве.
Соблюдение данных правил не только соответствует требованиям ТК РФ, но и способствует формированию прозрачных и доверительных отношений в коллективе.