Трудовая книжка – это важный документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и историю работы․ После смерти сотрудника она остаётся в распоряжении работодателя, а родственники могут запросить её копию для оформления пенсионных и социальных выплат․ Ниже приведены подробные инструкции, где и как можно получить копию трудовой книжки умершего человека, какие документы нужны и какие правила действуют в РФ․
Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна?
Копия трудовой книжки – это заверенная копия оригинала, сделанная по заявлению лица, имеющего право на её получение (обычно ближайший родственник)․ Она может понадобиться для:
- проверки стажа при оформлении пенсии;
- получения пособий по безработице;
- проверки квалификации при переезде в другую страну;
- подачи заявлений в органы социальной защиты;
Кому можно выдавать копию?
По действующему законодательству РФ (Постановление Правительства РФ от N 225 и последующие поправки) копию трудовой книжки может получить:
- Ближайший родственник (супруг, дети, родители, братья и сестры);
- Супруг умершего, если он является законным представителем;
- Лицо, имеющее нотариально заверенное доверие от родственников․
Если родственников нет, копию можно получить только после оформления доверенности от завещателя или по решению суда․
Где можно получить копию?
В отделе кадров работодателя
Первый и самый удобный вариант – обратиться в отдел кадров компании, где работал умерший сотрудник․ Там:
- проверят наличие оригинала трудовой книжки;
- выдадут копию после подписания расписки;
- помогут заполнить заявление «Заявление родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки»․
На сайте «Госуслуги»
В 2026 году в портале Госуслуги появилась услуга «Получить копию трудовой книжки умершего сотрудника»․ Для её использования нужно:
- Войти в личный кабинет;
- Выбрать пункт «Получить копию трудовой книжки»;
- Заполнить форму, приложив копию свидетельства о смерти и документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, рождении и т․п․);
- Оплатить (если требуется) и дождаться выдачи копии в электронном виде или по почте․
В архиве предприятия
Если оригинал трудовой книжки был утерян, но хранится в архиве предприятия, можно запросить копию через архивный отдел․ В этом случае понадобится:
- Копия свидетельства о смерти;
- Документ, подтверждающий родство;
- Заполненное заявление о выдаче копии․
Как оформить заявление о выдаче копии?
Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в отделе кадров или в госуслугах․
Заявление о выдаче копии трудовой книжки умершего работника Я, ФИО заявителя, паспорт серия и номер, выдан кем и когда, проживающий по адресу полный адрес, заявляю о необходимости получения копии трудовой книжки умершего сотрудника ФИО умершего, дата смерти дата․ Данные о родстве: свидетельство о браке/рождении (приложено)․ Свидетельство о смерти: номер, дата выдачи (приложено)․ Прошу выдать копию трудовой книжки в соответствии с законодательством РФ․
Что делать, если родственников нет?
В этом случае:
- Получить нотариально заверенную доверенность от завещателя (если есть);
- Подать иск в суд о признании вас законным представителем умершего (если завещатель отсутствует);
- После получения доверенности или решения суда обратиться в отдел кадров с заявлением и копией доверенности․
Как оформить выдачу копии по почте?
Если родственник не может лично прийти в отдел кадров, можно оформить выдачу по почте․ В этом случае:
- Подготовьте заявление и расписку;
- Отправьте их в отдел кадров по адресу, указанному в компании;
- Получатель должен подписать расписку и вернуть её в отдел кадров;
- После проверки документов копия будет отправлена по почте ценным письмом․
Что делать с оригинальной трудовой книжкой?
Оригинал трудовой книжки после смерти работника хранится в распоряжении работодателя․ В случае его утраты, повреждения или уничтожения, работодатель обязан:
- Составить акт об утере/повреждении;
- Выдать копию по заявлению родственника;
- Сохранить оригинал в архиве предприятия минимум 50 лет․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить копию без родственных документов? Нет, необходимо подтвердить родство․
- Сколько времени занимает выдача копии? Обычно 5–10 рабочих дней․
- Нужно ли оплачивать выдачу копии? В большинстве случаев – нет, но в некоторых организациях может взиматься небольшая плата․
- Можно ли получить копию в электронном виде? Да, через «Госуслуги» можно получить электронную копию․
Получение копии трудовой книжки умершего человека – это юридически защищённый процесс, который требует подтверждения родства и соблюдения формальных требований․ Самый простой способ – обратиться в отдел кадров работодателя, где можно быстро оформить все необходимые документы․ Если это невозможно, можно воспользоваться сервисом «Госуслуги» или обратиться в архив предприятия․ Важно помнить, что оригинал трудовой книжки хранится в распоряжении работодателя, а копия может быть выдана только после подтверждения законного права на неё․