В соответствии со статьёй 62 ТК РФ работодатель обязан выдать сотруднику копию трудовой книжки (или выписку из неё) не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления․ Ниже – полное описание процедуры, требования госорганов и банков, а также образцы и пошаговая инструкция по заверению копий в 2025‑2026 годах․
Когда нужен запрос на копию трудовой книжки?
Копию трудовых книжек требуют в следующих случаях:
- Потеря оригинала;
- Повреждение документа;
- Необходимость представления документа в банк, госорганизацию или другую организацию;
- Получение выписки из трудовой книжки для подтверждения трудового стажа․
Заявление подаёться в письменной форме (можно использовать готовый образец ниже)․ После его получения работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней․
Как правильно оформить заявление?
Образец заявления (можно скопировать и адаптировать под свои нужды):
Я, ______________________ (ФИО), прошу выдать мне копию моей трудовой книжки (или выписку из неё) в связи с ․․․ (указать причину: утрата, необходимость предоставления в банк и т․д․)․ Подпись: ______________________
Заявление передаётся в отдел кадров или в отдел по работе с персоналом․
Требования к оформлению копии
В 2025‑2026 годах копии трудовой книжки оформляются в зависимости от типа документа:
Бумажная копия
Для бумажной копии требуется заверение подписью и печатью (если она есть) работодателя․ Копия должна содержать:
- Номер и серию оригинального документа;
- ФИО работника;
- Должность;
- Сведения о трудовом стаже;
- Подпись и печать работодателя;
- Дата выдачи․
Электронная копия (Электронная трудовая книжка)
С 2022 г․ электронные трудовые книжки оформляются по форме СТД‑Р (Приложение 1 к приказу Минтруда от № 713н)․ При этом:
- Копия должна быть подписана электронной подписью работодателя;
- Формат – PDF с отметкой «Заверено»;
- Для банков и госорганов часто требуется нотариальное заверение или апостиль․
Требования госорганов и банков
Разные организации могут предъявлять свои требования к копии:
- Госорганы (например, Пенсионный фонд, ФНС) – требуют заверенную копию с подписью и печатью, иногда – с нотариальным заверением․
- Банки – часто требуют апостиль или нотариальное заверение копии, а также оригинальный документ, если он ещё не утерян․
- Университеты и научные организации – могут потребовать копию в формате PDF с электронной подписью․
Рекомендация: уточняйте требования заранее, чтобы избежать задержек․
Пошаговая инструкция по заверению копии в 2025‑2026 году
- Получение заявления от сотрудника․ Сотрудник подаёт письменное заявление в отдел кадров․
- Подготовка копии․ Сотрудник получает копию трудовой книжки (бумажную или электронную)․
- Заверение копии․
- Для бумажной копии – ставится подпись и печать работодателя․
- Для электронной копии – добавляется электронная подпись и отметка «Заверено» в PDF․
- Нотариальное заверение (при необходимости)․ Если банк или госорганизация требуют нотариального заверения, копию передают нотариусу․
- Получение готовой копии․ Сотрудник получает документ в течение трёх рабочих дней․
- Отправка в получательскую организацию․ Сотрудник отправляет копию в банк/пенсионный фонд и т․д․
Важно: не позднее трёх рабочих дней после подачи заявления работодатель обязан выдать копию․
Как получить дубликат через портал «Госуслуги»
С 2023 г․ в России доступен онлайн‑сервис «Портал госуслуг», позволяющий оформить дубликат трудовой книжки без визита в офис:
- Войдите на сайт gosuslugi․ru;
- Выберите раздел «Трудовые отношения» → «Выдача копии/trudovoy knizhki»;
- Заполните форму, загрузив скан заявления и копию паспорта;
- Оплатите услугу (если требуется);
- Получите электронный документ, который можно распечатать и заверить․
Электронный дубликат имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если он подписан электронной подписью работодателя;
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
Ответ: Сотруднику следует направить письменный запрос с требованием выдать копию в течение трёх рабочих дней, ссылаясь на ст․ 62 ТК РФ․ При игнорировании можно обратиться в трудовую инспекцию․
Вопрос: Нужно ли заверять копию, если она будет использоваться только внутри компании?
Ответ: Если копия нуждается только в внутреннем пользовании, заверение не обязательно, но рекомендуется добавить подпись и дату․
Вопрос: Сколько стоит нотариальное заверение копии?
Ответ: Стоимость зависит от региона, но в среднем составляет от 1500 до 3000 рублей за одну страницу․
Вопрос: Можно ли получить копию, если оригинал утерян, но в компании нет записи о трудовом стаже?
Ответ: Да, в этом случае работодатель может выдать выписку из личного дела или выписку из трудовой книжки, оформив её в установленном порядке․
Получение копии трудовой книжки – процедура простая, но требует соблюдения строгих сроков и формальностей․ Главное:
- Подавать заявление в письменной форме;
- Получать копию в течение трёх рабочих дней;
- Заверять документ подписью, печатью и, при необходимости, нотариально;
- Учитывать требования получателя (банк, госорганизация)․
Соблюдая эти правила, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить нужный документ и использовать его в официальных целях․
Помните: своевременное получение копии трудовых книжек – залог сохранения ваших трудовых прав и возможностей․