Получение копии трудовой книжки — это законное право любого работника. Несмотря на кажущуюся простоту процедуры, в этом деле есть важные юридические нюансы, которые необходимо соблюдать как сотруднику, так и работодателю. Чтобы получить заверенный документ, недостаточно просто обратиться в отдел кадров устно — требуется подать письменное заявление, а для военнослужащих и сотрудников силовых ведомств, рапорт.
Зачем нужна копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки может потребоваться в самых различных жизненных ситуациях, среди которых:
- Оформление кредита, ипотеки или микрозайма в банке;
- Получение субсидий, льгот или социальной помощи;
- Оформление визы для поездки за границу;
- Подтверждение стажа для расчета больничного листа на новом месте работы;
- Устройство на работу по совместительству;
- Судебные разбирательства и другие случаи.
Отличие рапорта от заявления
Термин «рапорт» используется преимущественно в военизированных структурах: Министерстве обороны, МВД, ФСБ, МЧС, ФСИН и других силовых ведомствах. В гражданских организациях этот документ называется «заявление». Суть документа от этого не меняется, это официальное письменное обращение подчиненного к руководству с просьбой о выдаче документа, связанного с работой.
Правовые основания
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению (рапорту) работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого обращения выдать работнику копию трудовой книжки. При этом копия должна быть заверена надлежащим образом. Выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику (за исключением случаев увольнения) действующим законодательством не предусмотрена — выдается только копия или выписка.
Как правильно составить рапорт
Рапорт составляется в письменном виде на имя руководителя организации (командира части, начальника управления и т.д.). Унифицированной строгой формы не существует, однако документ должен содержать ряд обязательных реквизитов.
Структура рапорта:
- Шапка (правый верхний угол): Должность, звание (при наличии), ФИО руководителя, а также должность, звание и ФИО подающего рапорт.
- Название документа: Посередине листа пишется слово «Рапорт» (или «Заявление» для гражданских).
- Основная часть: Текст с просьбой о выдаче копии. Желательно указать цель (например, «для предоставления в банк»), хотя по законе работник не обязан ее называть.
Пример текста рапорта:
Прошу выдать мне, [звание, ФИО], заверенную надлежащим образом копию моей трудовой книжки для предоставления по месту требования (или указать конкретное место: в ПАО «Сбербанк», в ОСЗН и т.д.).
Правила заверения копии трудовой книжки в 2026 году
Чтобы копия имела юридическую силу, работодатель (кадровая служба) обязан заверить ее правильно. В 2026 году действуют следующие правила:
- Снимаются копии со всех страниц трудовой книжки (даже с пустых, если они есть между заполненными листами).
- Если копия предоставляется в виде отдельных не прошитых листов, то на каждом листе должны присутствовать: надпись «Копия верна», подпись заверившего лица (руководителя или уполномоченного сотрудника отдела кадров), печать организации и дата заверения.
- На последней странице копии делается отметка о том, где хранится оригинал. Например: «Оригинал трудовой книжки находится в ООО «Название»».
- Если листы прошиваются, то они нумеруются, прошнуровываются, а на оборотной стороне последнего листа наклеивается пломба с указанием количества прошитых листов, подписью, печатью и датой.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С учетом перехода на электронные трудовые книжки, ситуация с получением копий немного изменилась. Если сотрудник выбрал электронный формат ведения ТК, бумажный экземпляр выдается ему на руки. В остальных случаях:
- Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца ЭТК (где, кем и как долго он трудился).
- Заказать выписку из электронной трудовой книжки через Социальный фонд России (СФР) или портал Госуслуг может как работающий, так и неработающий гражданин, если он ранее был наемным сотрудником.
- При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать выписку из ЭТК (форма СТД-Р) в день увольнения. Если работник обнаружит ошибки или пропущенные данные в СТД-Р, он вправе подать заявление на корректировку сведений.
Сроки и важные нюансы
Срок предоставления: По закону у работодателя есть ровно 3 рабочих дня с момента регистрации рапорта или заявления для подготовки и выдачи копии.
Срок действия копии: Законодательством срок действия копии трудовой книжки не установлен, однако различные инстанции устанавливают свои лимиты. Как правило, для банков копия действительна 30 дней, но если в книжку были внесены новые записи, старая копия автоматически становится недействительной.
Бесплатность: Выдача копии трудовой книжки по заявлению работника осуществляется абсолютно бесплатно. Работодатель не имеет права требовать за это деньги.
Составление рапорта (заявления) на предоставление копии трудовой книжки — это простая, но необходимая формальность. Главное — помнить, что устные просьбы не имеют юридической силы и не запускают трехдневный срок отсчета для работодателя. Пишите рапорт в двух экземплярах (один для себя с отметкой о принятии), и тогда ваше право на получение документов, связанных с работой, будет надежно защищено законом.