В 2026 году вопрос о том‚ как получить новую трудовую книжку‚ остаётся актуальным для многих россиян — как для тех‚ кто потерял документ‚ так и для тех‚ кто впервые устраивается на работу. Однако в условиях перехода на цифровую систему учёта трудовой деятельности‚ процесс получения новой трудовой книжки изменился. Ниже — подробная‚ структурированная инструкция‚ основанная на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс‚ Постановление Правительства № 225‚ указания Минтруда и Пенсионного фонда).

Когда требуется новая трудовая книжка?

Новая трудовая книжка (или дубликат) выдаётся в следующих случаях:

• Утрата или порча бумажной трудовой книжки (например‚ огонь‚ вода‚ разрыв страниц‚ нечитаемые записи);
• Истощение всех страниц для записей (все 16 листов заполнены);
• Наличие ошибок в записи‚ которые невозможно исправить в соответствии с правилами;
• Смена фамилии‚ имени‚ отчества‚ даты рождения — если исправления вносятся в последнем месте работы‚ а книжка уже не позволяет внести корректные данные;
• Работник ранее не имел трудовой книжки (например‚ впервые устраивается на работу после длительного перерыва).

Важно: бумажная или электронная трудовая книжка?

С 2020 года в России действует двойная система учёта трудовой деятельности:

• Бумажная трудовая книжка — традиционный формат‚ который продолжает использоваться‚ если работник не подал заявление о переходе на электронный формат;
• Электронная трудовая книжка (ЭТК), цифровой аналог‚ хранящийся в Пенсионном фонде России (ПФР). Доступ к ней есть через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.

Важно! С 2024 года:

• Новые работники могут выбрать формат — бумажный или электронный — при первом трудоустройстве;
• Работники‚ уже имеющие бумажную книжку‚ могут перейти на ЭТК‚ подав заявление работодателю;
• Обратный переход — с ЭТК на бумажную трудовую — законом не предусмотрен! (Минтруд‚ 2019 г.‚ подтверждено в 2026 г.)

Если вы выбрали электронную трудовую книжку‚ то новую бумажную книжку вам не выдадут — даже при утере. Вместо этого вы получите выписку из ЭТК в ПФР.

Как получить новую бумажную трудовую книжку?

Если вы не перешли на ЭТК и потеряли/испортили бумажную трудовую книжку‚ действуйте по следующей схеме:

Шаг 1: Обратитесь к последнему работодателю

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ дубликат трудовой книжки выдаётся только последним работодателем‚ на котором вы работали‚ когда книжка была утеряна или испорчена.

Что делать:

1. Напишите заявление в свободной форме (образец ниже).
2. Приложите копии документов‚ подтверждающих вашу трудовую деятельность (справки с предыдущих мест работы‚ трудовые договоры‚ выписки из архивов‚ копии приказов о приёме и увольнении).
3. Если предыдущие работодатели ликвидированы, обратитесь в архив или ПФР за подтверждением стажа.

Образец заявления:

Заявление
Я‚ [ФИО полностью]‚ [дата рождения]‚ [паспорт: серия‚ номер‚ кем и когда выдан]‚ работал(а) в [наименование организации] с [дата начала] по [дата окончания] в должности [должность].
В связи с утратой (порчей) трудовой книжки‚ прошу выдать мне дубликат трудовой книжки на основании представленных документов‚ подтверждающих трудовую деятельность.
Приложения:

Копия паспорта

Справка с [предыдущее место работы] о периоде работы

Копия приказа о приёме/увольнении

[иные документы]
Шаг 2: Работодатель собирает документы и оформляет дубликат
Работодатель обязан:

Запросить сведения о вашей трудовой деятельности у предыдущих работодателей (если они существуют);
Обратиться в ПФР за сведениями о заработной плате и стаже (если есть электронные записи);
Оформить дубликат на бланке нового образца (с 2022 года выдаются книжки с защитными элементами‚ печатью Гознака);
Внести все записи‚ подтверждённые документами‚ в дубликат в хронологическом порядке;
Сделать отметку: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки»;
Выдать дубликат вам под роспись в течение 15 рабочих дней.

Шаг 3: Проверьте дубликат на соответствие
При получении дубликата внимательно проверьте:

Правильность ФИО‚ даты рождения;
Полноту записей о местах работы и должностях;
Наличие печатей и подписей ответственных лиц;
Наличие отметки «Дубликат» на ьном листе.

Если есть ошибки — сразу сообщите работодателю. Исправления вносятся только на основании официальных документов (например‚ свидетельства о смене фамилии).
Что делать‚ если вы перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК)?
Если вы уже подали заявление о переходе на ЭТК (в 2020–2026 гг.)‚ то:

Бумажная книжка больше не выдаётся — даже при утере;
Все сведения о вашей трудовой деятельности хранятся в ПФР;
При устройстве на новую работу вы предоставляете выписку из ЭТК — её можно получить бесплатно через:


Личный кабинет на сайте ПФР: https://es.pfrf.ru
Портал Госуслуги: https://www.gosuslugi.ru
В отделении ПФР по месту жительства, с паспортом и СНИЛС.

Выписка из ЭТК — это официальный документ‚ имеющий ту же юридическую силу‚ что и бумажная книжка. Работодатель обязан принять её при трудоустройстве.
Что делать‚ если предыдущий работодатель ликвидирован?
Если организация‚ где вы работали‚ больше не существует:

Обратитесь в архив по месту нахождения ликвидированной организации (обычно — в городской или региональный архив);
Запросите справку о периоде работы, архив обязан выдать её на основании личного дела;
Если архив не сохранил документы — обратитесь в Пенсионный фонд с заявлением о предоставлении сведений о стаже и заработной плате (они хранятся с 2002 года);
ПФР предоставит выписку‚ на основании которой последний работодатель оформит дубликат.

Сроки и стоимость

Срок выдачи дубликата — не более 15 рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 66 ТК РФ);
Стоимость — бесплатно! Ни работодатель‚ ни ПФР не вправе взимать плату за выдачу дубликата трудовой книжки или выписки из ЭТК.

Что нельзя делать

Не пытайтесь самостоятельно восстановить книжку — любые записи‚ сделанные вами или третьими лицами‚ не имеют юридической силы и могут привести к отказу в назначении пенсии или трудоустройстве;
Не используйте старые бланки — с 2022 года действуют только новые бланки с защитными элементами (выдаются только работодателем или ПФР);
Не игнорируйте утерю, без трудовой книжки или выписки из ЭТК вы не сможете оформить пенсию‚ получить пособия‚ устроиться на работу в государственный сектор.

На 2026 год выбор остаётся за вами‚ но только на этапе первого трудоустройства или при переходе на ЭТК. После перехода на электронный формат — возврат к бумажной книжке невозможен.
Рекомендации:

Если вы работаете в крупной компании‚ часто меняете места работы — выбирайте ЭТК: удобно‚ безопасно‚ доступно онлайн;
Если вы работаете в малом бизнесе‚ в сельской местности‚ или не уверены в стабильности цифровой инфраструктуры — оставайтесь на бумажной книжке‚ но храните её аккуратно;
Если вы уже потеряли бумажную книжку — обратитесь к последнему работодателю и получите дубликат‚ не откладывая!

Помните: трудовая книжка, это не просто документ‚ а ваша история профессиональной жизни. Её сохранность напрямую влияет на вашу пенсию‚ социальные гарантии и карьеру. Не ждите‚ пока произойдёт катастрофа — действуйте заранее!
Если у вас остались вопросы, обращайтесь в Пенсионный фонд России по телефону ###-###-#### или на портале pfrf.ru.