Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В России с 1 января 2021 года все сведения о стаже ведутся в электронном виде‚ но при этом работник имеет право получить бумажный оригинал‚ если это необходимо (например‚ для оформления кредита‚ подтверждения стажа в другой стране и т.д.). Ниже приведены подробные инструкции‚ как оформить и получить оригинал трудовой книжки‚ а также как получить копию и выписку из неё.
Когда можно получить оригинал?
- При приёме на работу – оформление первой книжки (статья 65 ТК РФ).
- При смене работодателя – передача оригинала в новый отдел кадров.
- При необходимости подтверждения стажа в банке‚ госоргане или иностранном работодателе.
- При оформлении дубликата (если оригинал утерян или порчен).
В большинстве случаев работодатель обязан выдать оригинал только по письменному заявлению сотрудника (статья 62 ТК РФ). Если работник не отказывается от бумажной книжки‚ она автоматически создаётся и хранится в бумажном виде.
Как оформить письменное заявление
Для получения оригинала трудовой книжки необходимо подать заявление в отдел кадров. Ниже приведён образец заявления‚ который можно использовать как шаблон.
Образец заявления на выдачу оригинала трудовой книжки [ФИО работника] [должность] [отдел/подразделение] [дата] В отдел кадров [Наименование организации] Прошу выдать мне оригинал трудовой книжки‚ находящейся в вашем распоряжении‚ в связи с [указать причину: «передачей в новый отдел кадров»‚ «проверкой стажа»‚ «получением копии» и т.д.]. С уважением‚ [Подпись] [ФИО‚ должность]
Важно:
- Указывайте точную дату и причину обращения.
- При необходимости приложите копию паспорта или другого удостоверяющего документа.
- Сохраните копию заявления для личного архива.
Как получить оригинал в отделе кадров
- Подайте заявление в отдел кадров (см. образец выше).
- Отдел кадров проверит наличие оригинала и выдаст его вам.
- Получив оригинал‚ подпишите акт выдачи (если это предусмотрено в внутреннем регламенте).
- Сохраните оригинал в безопасном месте (например‚ в банковской ящике).
Если оригинал находится в бумажном виде у бывшего директора или другого сотрудника‚ работодатель обязан вернуть его вам по запросу. В случае задержки можно обратиться в службу кадров с официальным запросом.
Как получить копию или выписку из трудовой книжки
Копия или выписка из трудовой книжки имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинал‚ если она заверена работодателем. Для получения копии необходимо:
- Подать заявление в отдел кадров.
- Указать тип копии: копия (полностью) или выписка (частичная).
- Получить заверенную копию‚ подписанную руководителем отдела кадров.
Образец заявления на копию:
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки [ФИО работника] [должность] [отдел/подразделение] [дата] В отдел кадров [Наименование организации] Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в связи с [указать причину: «проверкой стажа»‚ «получением справки» и т.д.]. С уважением‚ [Подпись] [ФИО‚ должность]
Как получить электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2021 года все сведения о стаже ведутся в электронной трудовой книжке. Вы можете:
- Посмотреть сведения в личном кабинете на портале Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»).
- Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности через портал ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка».
- Получить бумажную выписку по запросу в МФЦ‚ ПФР или через Госуслуги.
Для получения выписки из ЭТК через портал Госуслуги:
- Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.
- Перейдите в раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Заполните форму‚ укажите дату выдачи и подпишите электронно.
- Получите PDF‑файл с выпиской‚ который можно распечатать.
Как получить дубликат трудовой книжки
Если оригинал потерян‚ украден или повреждён‚ вы можете оформить дубликат. Для этого:
- Подайте заявление в отдел кадров (образец ниже).
- Укажите причину: «потеря»‚ «уничтожение» или «повреждение».
- Прикрепите копию паспорта и‚ при необходимости‚ справку о потерянном документе.
- Получите дубликат‚ заверенный руководителем отдела кадров.
Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки [ФИО работника] [должность] [отдел/подразделение] [дата] В отдел кадров [Наименование организации] Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с [указать причину: «потеря»‚ «уничтожение»‚ «повреждение»]. С уважением‚ [Подпись] [ФИО‚ должность]
Что делать‚ если оригинал находится у бывшего директора?
Если оригинал трудовой книжки находится у бывшего директора и он его удерживает‚ вы можете:
- Написать официальное письмо с требованием вернуть оригинал.
- Обратиться в службу кадров с копией письма.
- Если директор отказываеться‚ можно обратиться в суд с иском о возврате документа.
- Всегда сохраняйте копию всех заявлений и актов выдачи.
- Проверяйте наличие оригинала в бумажном виде до перехода на электронную трудовую книжку.
- Если вам нужна копия для банка или госоргана‚ убедитесь‚ что она заверена и подписана руководителем отдела кадров.
- Для получения выписки из ЭТК используйте портал Госуслуги или ПФР – это быстрее и удобнее‚ чем посещение МФЦ.
- В случае потери оригинала оформляйте дубликат как можно скорее‚ чтобы избежать проблем с подтверждением стажа.
Следуя этим рекомендациям‚ вы сможете без лишних трудностей получить оригинал‚ копию или выписку из трудовой книжки и использовать её в любых официальных целях.