Трудовая книжка, это основной документ о стаже и трудовой деятельности работника. По закону она должна храниться у работодателя на протяжении всего времени‚ пока сотрудник работает в компании. Однако в некоторых случаях возникает необходимость получить оригинал документа на руки. В этой статье мы подробно разберем‚ когда это возможно‚ как правильно составить заявление и как работодателю обезопасить себя от возможных рисков.
Когда можно получить оригинал трудовой книжки на руки?
Выдача оригинала трудовой книжки работнику возможна только в двух основных случаях:
- При увольнении. В последний рабочий день работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку на руки (ст. 84.1 ТК РФ).
- Для целей обязательного социального страхования. С 2021 года работник имеет право запросить оригинал для назначения или перерасчета трудовой пенсии‚ а также для подтверждения страхового стажа (ст. 62 ТК РФ). В этом случае работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней.
Во всех остальных случаях (например‚ для получения кредита‚ визы или субсидий) работодатель выдает не оригинал‚ а заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее.
Как составить заявление на выдачу трудовой книжки
Чтобы получить документ на руки‚ работник должен написать заявление. Оно адресуется на имя руководителя организации и обязательно должно содержать следующие элементы:
- Шапка: должность и ФИО руководителя‚ наименование организации‚ должность и ФИО заявителя.
- Название документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки на руки».
- Основная часть: непосредственная просьба о выдаче трудовой книжки.
- Причина: обязательно нужно указать цель‚ по которой понадобился оригинал (например‚ «для предоставления в Пенсионный фонд для назначения пенсии»). Если причина не соответствует закону‚ работодатель вправе отказать и предложить копию.
- Срок возврата: согласно закону‚ работник обязан вернуть трудовую книжку не позднее трех рабочих дней с момента получения ее из органа‚ осуществляющего пенсионное обеспечение.
- Дата и подпись работника.
Образец заявления на выдачу трудовой книжки на руки
Ниже представлен примерный образец заявления‚ который можно адаптировать под свою ситуацию:
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне на руки оригинал моей трудовой книжки для предоставления в Государственное учреждение – Управление Пенсионного фонда РФ по [указать район/город] для назначения (перерасчета) трудовой пенсии‚ в соответствии со ст. 62 ТК РФ.
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в ООО «Пример» не позднее трех рабочих дней с момента получения ее из органа‚ осуществляющего пенсионное обеспечение.
______________ / Петров П.П. /
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Если вам нужна трудовая книжка для банка или других учреждений‚ не связанных с пенсионным страхованием‚ пишется заявление на выдачу копии. В нем указывается:
- Просьба выдать заверенную копию (или выписку).
- Причина (например‚ «для предоставления в банк ВТБ для получения кредита»).
Копия должна быть заверена подписью работодателя и печатью (при наличии)‚ а на последней странице делается отметка: «Работает по настоящее время».
Как работодателю обезопасить себя: расписка и учет
Выдача оригинала трудовой книжки, это серьезный шаг для работодателя. Если документ будет утерян работником‚ ответственность может лечь на компанию. Чтобы избежать этого‚ кадровику необходимо:
- Снять ксерокопию выдаваемой трудовой книжки.
- Взять расписку с работника о получении трудовой книжки на руки.
- Сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек‚ где работник распишется о том‚ что получил оригинал на руки.
Образец расписки о получении трудовой книжки
Расписка пишется от руки или заполняется на бланке организации. Она должна содержать:
- ФИО и должность работника;
- Факт получения оригинала трудовой книжки;
- Цель получения;
- Обязательство вернуть документ в установленный законом срок;
- Дату и подпись.
Пример: «Я‚ менеджер Петров Петр Петрович‚ получил на руки оригинал трудовой книжки серии ТК-III № 1234567 для предоставления в ПФР. Обязуюсь вернуть документ в ООО «Пример» не позднее . . Подпись».
Выдача трудовой книжки при увольнении
При увольнении ситуация иная: трудовая книжка выдается без заявления (хотя иногда просят написать его для подстраховки). Главное правило — документ выдается в последний рабочий день.
Если работник отказывается забирать трудовую книжку или отсутствует на рабочем месте‚ работодатель должен:
- Отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте.
- Со дня отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Ответственность за задержку
Если работодатель несвоевременно выдал трудовую книжку при увольнении или незаконно отказал в выдаче оригинала для Пенсионного фонда‚ ему грозит:
- Обязанность возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ);
- Возможные штрафные санкции со стороны трудовой инспекции.
Получение трудовой книжки на руки — это законное право работника‚ но оно ограничено конкретными случаями: увольнением и подтверждением страхового стажа. Для получения оригинала всегда пишется заявление с указанием причины‚ а работодатель обязательно берет с сотрудника расписку. Для всех остальных нужд достаточно правильно заверенной копии. Соблюдение этих простых правил защитит как права работника‚ так и работодателя от возможных юридических проблем.