Для большинства людей трудовая книжка – это первый официальный документ, подтверждающий трудовой стаж. Если вы никогда ранее не работали по трудовому договору, вам понадобится оформить «первую» трудовую книжку. Ниже приведён подробный пошаговый алгоритм, основанный на актуальных правилах Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и практических рекомендациях 2026 года.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
- Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются все трудовые договоры, места работы, должности, заработная плата, а также начисленные и вычтенные выплаты.
- Она обязательна для всех работников, которые заключают трудовой договор с работодателем.
- Наличие трудовой книжки упрощает проверку стажа при поиске новой работы, оформлении пенсионных и социальных льгот.
Кому нужна трудовая книжка?
Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка обязательна для всех сотрудников, которые работают по трудовому договору. Исключения: работники, работающие по договорам ГПХ, а также сотрудники, которым трудовой договор оформляется без записи в трудовую книжку (например, удалённые работники). Однако в 2026 году большинство работодателей обязаны вести электронную трудовую книжку (Электронная трудовая книжка – ЭЛК).
Как получить первую трудовую книжку?
Подготовка документов
- Паспорт гражданина РФ.
- Свидетельство о рождении (если требуется).
- Справка о наличии/отсутствии трудовой книжки (если вы не уверены, что у вас её нет).
- Заявление о выдаче трудовой книжки (форму можно получить в отделе кадров работодателя).
Регистрация заявления
В отделе кадров работодателя вы подаете заявление о выдаче трудовой книжки как входящий документ. В заявлении указывается причина отсутствия трудовой книжки – обычно это «отсутствие» или «первый трудовой договор».
Выдача первой страницы
Работодатель оформляет первую страницу трудовой книжки, в которой фиксируется дата начала трудовых отношений, должность, место работы и т.д. В 2026 году большинство работодателей сразу оформляют запись в электронной трудовой книжке. Если работодатель предпочитает бумажную форму, то:
- Запись вносится ручкой черного, фиолетового или синего цвета со световодостойкими чернилами.
- Почерк должен быть аккуратным, без аббревиатур и сокращений.
- Запись делается в соответствии с Порядком 320н.
Оформление электронной трудовой книжки (ЭЛК)
С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Если вы хотите получить электронную трудовую книжку, выполните следующие шаги:
- Получите доступ к системе «Электронная трудовая книжка» через портал «Мой персональный кабинет» (https://www.moypersonalnyekabinet.ru/).
- Заполните форму заявления о выдаче ЭЛК. В заявлении укажите причину отсутствия трудовой книжки.
- Подтвердите данные с помощью электронного подписания (ЭП) или через «Госуслуги».
- После проверки работодателем и Минтрудом вы получите электронный сертификат, подтверждающий наличие ЭЛК.
Что делать, если у работодателя нет бумажной трудовой книжки?
Согласно статье 65 ТК РФ, если работодатель не имеет бумажной трудовой книжки, он обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника. В таком случае:
- Вы подаете заявление в отдел кадров.
- Работодатель выдает вам первую страницу трудовой книжки.
- Если работодатель предоставляет только ЭЛК, то бумажная версия не требуется.
Как вести трудовую книжку без стажа?
Если вы впервые вступаете в трудовые отношения, в трудовой книжке будет только одна запись – о вашем первом трудовом договоре. В дальнейшем все изменения (смена должности, повышение, увольнение) будут добавляться в ту же книгу.
Записи о работе и поощрениях
При приёме на работу в бумажной трудовой книжке работодатель обязан внести запись о работе и о полученных поощрениях. В электронном виде это делается автоматически системой.
Как вести книгу, если вы работаете удалённо?
Для удалённых сотрудников возможен вариант без записи в трудовой книжке, если это согласовано с работодателем. Однако большинство работодателей всё равно добавляют запись в ЭЛК, чтобы соблюсти требования ТК РФ.
Когда можно перейти с электронной трудовой книжки на бумажную?
Согласно Банки.ру, в 2026 году можно перейти с электронной трудовой книжки на бумажную, если это требуется по внутренним правилам организации. Однако для большинства работодателей бумажная форма уже не используется, так как все записи ведутся в электронном виде.
Что делать, если вы потеряли трудовую книжку?
Если вы потеряли трудовую книжку, вам необходимо:
- Подать заявление о потере в отдел кадров.
- Указать причину отсутствия трудовой книжки (потеря).
- Получить дубликат трудовой книжки, который оформляется в соответствии с Порядком 320н.
- Для новичков, которые никогда не работали, оформление первой трудовой книжки – обязательный шаг.
- В 2026 году большинство работодателей используют электронную трудовую книжку, но бумажная версия остаётся возможной.
- Записи в трудовой книжке должны вноситься аккуратно, без сокращений, с использованием световодостойких чернил.
- При отсутствии трудовой книжки работодатель обязан оформить новую по письменному заявлению.
- Если вы потеряли документ, получите дубликат через отдел кадров.
Следуя этому алгоритму, вы сможете без проблем оформить свою первую трудовую книжку и начать официальную трудовую деятельность.