Справка из трудовой книжки (или выписка из электронной трудовой книжки) – документ, подтверждающий сведения о трудовой деятельности гражданина. Он часто требуется при:

• трудоустройстве на новую работу;
• оформлении кредита, ипотеки;
• получении государственных пособий;
• переоформлении пенсионных прав.

В статье подробно рассмотрим, какие варианты получения справки существуют в 2026 году, какие документы нужны и какие шаги следует выполнить.

Что такое справка по трудовой книжке?

Существует два основных формата справки:

1. Бумажная выписка – печатный документ, выдаваемый работодателем или в МФЦ.
2. Электронная выписка (форма СТД‑СФР) – файл в формате PDF или XML, получаемый через портал Госуслуги, сайт СФР или личный кабинет ПФР.

Оба документа содержат одинаковый набор сведений: даты начала и окончания работы, должности, основания увольнения, а также сведения о том, подавал ли сотрудник заявление о замене/восстановлении трудовой книжки.

Где можно получить справку?

2.1 У работодателя

Если у вас есть текущий или бывший работодатель, он обязан предоставить справку:

• при увольнении – в течение 5 дней после даты увольнения;
• по требованию работника – в течение 10 дней с момента подачи письменного запроса.

Что нужно сделать:

1. Подать письменный запрос (можно по электронной почте) с указанием цели получения справки.
2. Указать свои персональные данные (ФИО, ИНН, СНИЛС) и, если есть, номер трудовой книжки.
3. Получить документ в бумажном виде или попросить оформить электронную выписку.

2.2 Через Пенсионный фонд России (ПФР)

С 2023 года ПФР хранит сведения о трудовой деятельности в Электронной трудовой книжке (ЭТК). Чтобы получить справку:

1. Зайдите в личный кабинет ПФР (вход через Госуслуги).
2. Перейдите в раздел Электронная трудовая книжка → Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности.
3. Нажмите кнопку Запросить. Система сформирует два файла: PDF‑версию (для печати) и XML‑версию (для банков).
4. Скачайте, распечатайте или отправьте файл по e‑mail.

Требования: подтверждённый аккаунт в Госуслугах, СНИЛС, ИНН (при необходимости).

2.3 Через портал Госуслуги

Если вы предпочитаете единый государственный сервис, следуйте инструкции:

1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru с помощью электронной подписи или пароля.
2. В поиске введите «Электронная трудовая книжка» и откройте сервис «ЭТК – Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
3. Выберите формат выдачи (PDF или XML) и нажмите Получить выписку.
4. Документ будет доступен в разделе «Мои услуги» – скачайте и распечатайте.

Срок формирования – не более 24 часов. Услуга бесплатна.

2;4 Через Службу Фонда России (СФР)

СФР предоставляет аналогичный сервис, но иногда удобнее для тех, у кого уже есть аккаунт в СФР.

1. Перейдите на сайт СФР и войдите в личный кабинет.
2. В меню выберите Электронная трудовая книжка → Получить выписку.
3. Нажмите Заказать справку. Система выдаст PDF‑документ и XML‑файл.

2.5 Через Многофункциональный центр (МФЦ)

Если у вас нет доступа к интернету или вы предпочитаете личный контакт, можно обратиться в любой МФЦ:

• Возьмите паспорт гражданина РФ.
• Заполните заявление «Запрос справки из трудовой книжки» (бланк доступен в МФЦ).
• Оплатите госпошлину (если справка требуется в бумажном виде – 200 руб., электронная – бесплатно).
• Получите справку в течение 5‑10 рабочих дней.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утраты, повреждения или иной причины отсутствия бумажной книжки работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника (пункт 5‑й части 1 статьи 67 ТК РФ).

Шаги:

1. Составьте заявление о замене трудовой книжки (укажите причину утраты).
2. Предоставьте копию паспорта и, если есть, выписку из ЭТК (можно получить через ПФР/Госуслуги).
3. Работодатель оформит новую книжку и внесёт в неё все ранее зарегистрированные сведения.
4. Если часть записей невозможно восстановить, запросите их у прежних работодателей или через ПФР.

Как проверить, есть ли у вас электронная трудовая книжка?

Самый простой способ – зайти в личный кабинет ПФР или Госуслуги и посмотреть раздел «Электронная трудовая книжка». Если в системе отображаются записи о ваших местах работы, значит ЭТК уже активирована.

Если запись отсутствует, но вы знаете, что ранее работали в организациях, подавших сведения в СЗВ‑ТД (до 2023 г.) и в ЕФС‑1 (с 2023 г.), попросите работодателя отправить данные в ПФР. После их обработки ваша ЭТК будет заполнена.

Часто задаваемые вопросы

5.1 Сколько стоит справка из трудовой книжки?

Через государственные онлайн‑сервисы (Госуслуги, ПФР, СФР) – бесплатно. В МФЦ и у работодателя может взиматься госпошлина (200 руб.) за бумажный вариант.

5.2 Какой срок действия справки?

Справка не имеет установленного срока действия, однако в большинстве случаев её принимают в течение 6‑12 месяцев от даты выдачи. При длительном хранении рекомендуется запросить новую выписку.

5.3 Можно ли получить справку без доступа к Интернету?

Да. Обратитесь в МФЦ или к работодателю с письменным запросом. Для получения электронной версии без интернета понадобится посредник (например, родственник), который скачает документ и передаст вам на флеш‑накопителе.

5.4 Что делать, если в выписке есть ошибки?

Сразу же обратитесь в ПФР (или в отдел кадров прежнего работодателя) с заявлением об исправлении. При необходимости предоставьте подтверждающие документы (трудовой договор, справки о доходах).

Пошаговый чек‑лист получения справки

Получить справку по трудовой книжке в 2026 году можно несколькими способами, каждый из которых подходит под разные условия:

• Если у вас есть доступ к Интернету – самый быстрый путь через Госуслуги, ПФР или СФР.
• Если требуется бумажный документ – обратитесь к работодателю или в МФЦ.
• При утрате трудовой книжки – подайте заявление о её замене и запросите выписку из ЭТК.

Помните, что своевременное получение справки поможет избежать задержек при трудоустройстве, оформлении кредита или получении государственных пособий.

Дата актуализации: