Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина․ По общему правилу, её выдаёт работодатель только самому работнику при увольнении или по письменному заявлению․ Однако бывают ситуации, когда работник по состоянию здоровья, возрасту или иным уважительным причинам не может явиться за документом самостоятельно․ В таком случае его может представить родственник или иное доверенное лицо․ Но это возможно только при соблюдении строгих условий, установленных законодательством․

Законодательная основа: что говорит Трудовой кодекс?

Основные нормы регулируются статьёй 66․1 Трудового кодекса РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек․ Ключевые моменты:

• Работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её дубликат) работнику в день увольнения или по его письменному заявлению․
• Выдача на руки возможна только по письменному заявлению работника, в котором он указывает цель получения (например, «для предоставления в пенсионный фонд», «в связи с увольнением»)․
• Прямого права родственника на получение документа закон не предусматривает․ Его действие возможно только через механизм доверенности․

Когда родственник может получить трудовую книжку?

Законодательство допускает два основных сценария:

По доверенности, выданной работником

Это самый распространённый и легальный способ․ Работник должен:

1. Составить и нотариально удостоверить доверенность на право получения трудовой книжки․ Форма доверенности не установлена, но она должна содержать:
   • Дату и место составления․
   • ФИО и паспортные данные доверителя (работника) и доверенного лица (родственника)․
   • Чёткое описание полномочий: «получить в организации [название] мою трудовую книжку, серия ___ № ___, а также любые связанные с ней документы и справки»․
   • Срок действия доверенности (обычно до 1 года)․
2. Предоставить доверенному лицу (родственнику) свой паспорт для идентификации․

Важно: Некоторые организации требуют, чтобы в доверенности была прямо указана цель выдачи (например, «в связи с увольнением» или «для предоставления в ПФР»)․ Уточните этот момент в конкретной компании․

В случае невозможности работника самостоятельно подать заявление (болезнь, инвалидность, престарелый возраст)

Если работник физически не может составить заявление или нотариальную доверенность, родственник может действовать как его законный представитель․ Для этого потребуются дополнительные документы:

• Для несовершеннолетнего или признанного недееспособным: Свидетельство о рождении или решение суда о недееспособности + паспорт законного представителя (родителя, опекуна)․
• Для лица, находящегося на стационарном лечении: Справка из медицинского учреждения о состоянии здоровья, подтверждающая невозможность самостоятельных действий․
• Для престарелого человека: Может потребоваться справка из поликлиники или нотариальное удостоверение заявления, составленного с помощью родственника․

В такой ситуации родственник должен подготовить заявление от имени работника (с указанием, что он действует в его интересах как представитель) и приложить документы, подтверждающие его полномочия․

Пошаговая инструкция: как составить и подать заявление через родственника

Шаг 1: Подготовка документов родственником

Родственник, идущий в организацию, должен иметь при себе:

• Свой паспорт (для идентификации)․
• Доверенность от работника, заверенную нотариусом (или документы, подтверждающие статус законного представителя)․
• Паспортные данные работника (для заполнения заявления, если оно составляется на месте)․
• Заявление о выдаче трудовой книжки (если оно не было подано ранее)․

Шаг 2: Составление заявления (образец)

Если заявление не было подано работником ранее, его должен составить представитель․ Вот примерная структура:

Директору ООО «Пример»
(ФИО руководителя, если известно)
от [ФИО работника], паспорт [серия, номер, кем и когда выдан]
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мою трудовую книжку, серия [___] № [___], в связи с [указать причину: увольнением с [дата], необходимостью предоставить в ПФР и т․д․]․

В соответствии с доверенностью от [дата], № [номер, если есть], выданной нотариусом [город, № реестра], мои права по получению документа осуществляет мой [родственная связь]: [ФИО родственника], паспорт [данные]․

«___» __________ 20__ г․

_________________ / [ФИО работника] /

(Подпись)

Примечание: Если заявление было подано работником ранее (например, при увольнении), то родственник просто предъявляет доверенность и получает документ․ В этом случае в самой трудовой книжке уже должна быть сделана запись о выдаче (ст․ 66․1 ТК РФ)․

Шаг 3: Подача документов в отдел кадров (отдел труда)

Родственник передаёт пакет документов в отдел кадров или бухгалтерию организации, где работал гражданин․ Сотрудник организации:

• Проверяет действительность доверенности (срок, реквизиты нотариуса, соответствие подписей)․
• Проверяет паспортные данные представителя․
• Находит трудовую книжку в архиве․
• Вносит в трудовую книжку запись о выдаче (в графу 1 — порядковый номер, графа 2 — дата выдачи, графа 3 — «Подано письменное заявление․․․», графа 4 — подпись и расшифровка подписи лица, принявшего документ)․
• Выдаёт трудовую книжку представителю под расписку в журнале выдачи․

Критические риски и важные нюансы

• Отказ без доверенности: Организация имеет полное право отказать в выдаче документов родственнику без нотариальной доверенности или документов, подтверждающих статус законного представителя․
• Утеря трудовой книжки: Если родственник, получивший документ, его утеряет, ответственность и необходимость оформления дубликата ложится на работника․ Работодатель не несёт вины, если выдал документ надлежащему лицу по доверенности․
• Срок хранения: Если работник не забрал трудовую книжку в течение 3 лет после увольнения, работодатель вправе её уничтожить (ст․ 62 ТК РФ)․ Поэтому действовать нужно оперативно․
• Копия вместо оригинала: По запросу работника (или его представителя) работодатель может выдать заверенную копию трудовой книжки (все записи или отдельные сведения)․ Это альтернатива, если оригинал нужен для пенсии, а сам документ работник хочет оставить себе․

Что делать, если работник не может составить доверенность?

Если работник прикован к постели и не может посетить нотариуса, есть два пути:

1. Вызов нотариуса на дом․ Нотариус может удостоверить доверенность по месту жительства/нахождения доверителя (если он временно нетранспортабелен)․ Это платная услуга․
2. Обращение в суд․ Родственник может обратиться в суд с заявлением о признании работника недееспособным или ограничении его дееспособности․ После вступления решения суда в силу он становится законным представителем и может получать документы без доверенности, но с решением суда․

• Единственный законный способ для родственника получить трудовую книжку — это нотариальная доверенность от самого работника․
• В исключительных случаях (недееспособность, тяжёлая болезнь) родственник действует как законный представитель с соответствующими документами․
• Всегда уточняйте в конкретной организации их внутренние требования к оформлению доверенности и заявления․ Лучше позвонить в отдел кадров․
• Если есть сомнения в законности действий работодателя, можно обратиться за консультацией в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или к юристу․
• Помните: утерянная по вине родственника трудовой книжки, это проблема работника, который будет вынужден оформлять дубликат за свой счёт․

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс, Правила ведения трудовых книжек) и практики применения․ Дата актуальности информации: май 2026 года․ Для получения точных инструкций по вашему случаю рекомендуется уточнять требования в конкретной организации-работодателе․