С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что бумажные трудовые книжки больше не выдаются новым сотрудникам по умолчанию, а все сведения о трудовой деятельности теперь формируются и хранятся в электронном виде. Однако для работников, которые продолжают работать по бумажной книжке, или для тех, кто увольняется, возникает важный вопрос: как получить трудовую книжку дистанционно?

Что изменилось с 2026 года?

С 2020 года в России начался постепенный переход на электронный формат трудовых книжек. К 2026 году этот процесс завершён:

• Новые сотрудники — автоматически получают ЭТК, если не подали заявление об отказе.
• Существующие сотрудники — могут сохранить бумажную книжку, если подали заявление до 31 декабря 2025 года.
• Все работодатели обязаны вести учёт трудового стажа в Единой информационной системе (ЕИС) трудовых книжек, которая подключена к Пенсионному фонду РФ (ПФР).

Электронный формат исключает риск потери, порчи или утери документа. Все записи о трудовой деятельности — от приёма на работу до увольнения, теперь доступны в личном кабинете на сайте ПФР или портале Госуслуг.

Как получить трудовую книжку дистанционно при увольнении?

Ситуация 1: У вас электронная трудовая книжка

Если вы работали по ЭТК, то при увольнении вам не выдают физический документ. Вместо этого:

1. Работодатель вносит информацию об увольнении в ЕИС в течение 1 рабочего дня после последнего дня работы.
2. Вы можете получить выписку из ЭТК в электронном виде двумя способами:

• Через портал Госуслуг:
  • Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.
  • Перейдите в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
  • Запросите выписку — она приходит в виде PDF-файла с электронной подписью работодателя и ПФР.
• Через личный кабинет Пенсионного фонда:
  • Зайдите на сайт es.pfrf.ru.
  • Авторизуйтесь через ЕСИА (логин и пароль от Госуслуг).
  • Выберите «Электронная трудовая книжка» → «Запросить выписку».
  • Выписка приходит на вашу электронную почту и доступна в личном кабинете.

Эта выписка имеет юридическую силу и может быть использована при трудоустройстве, оформлении пенсии, кредита или визы.

Ситуация 2: У вас бумажная трудовая книжка

Если вы сохранили бумажную трудовую книжку (подали заявление до 2026 года), то при увольнении вы имеете право на получение её в бумажном виде. Однако, если вы не можете лично явиться за ней, вы можете получить её дистанционно:

1. Напишите заявление на имя работодателя с просьбой выслать трудовую книжку почтой или курьером. Заявление можно отправить:
   • Электронной почтой (с подписью, если есть электронная подпись);
   • Через личный кабинет на корпоративном портале компании;
   • Через мессенджер (если это предусмотрено внутренними правилами).
2. Укажите способ получения:
   • Почта России — заказным письмом с уведомлением и описью вложения (обязательно!);
   • Курьерская служба — DHL, СДЭК, Boxberry и др. (оплачивается работодателем по закону);
   • Электронный дубликат — если вы хотите получить скан-копию на почту для срочного использования (например, при устройстве на новую работу).
3. Работодатель обязан отправить трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента получения вашего заявления (ст. 84.1 ТК РФ).

Ситуация 3: Вы уволились до 2026 года, но хотите получить выписку из ЭТК за прошлый стаж

Если вы работали по бумажной книжке до 2026 года, но теперь хотите перевести свой стаж в электронный формат — это возможно!

• Обратитесь к текущему работодателю с заявлением о переводе сведений из бумажной книжки в ЭТК.
• Предоставьте оригинальную бумажную трудовую книжку (или её заверенную копию).
• Работодатель внесёт все записи в ЕИС в течение 5 рабочих дней.
• После этого вы сможете получить полную выписку через Госуслуги или ПФР.

Какие документы нужны для дистанционного получения?

• Паспорт (для идентификации на Госуслугах или ПФР);
• Заявление на получение трудовой книжки (в свободной форме, с подписью);
• СНИЛС (для привязки к личному кабинету ПФР);
• Электронная подпись (если подаёте заявление в электронном виде через корпоративную систему).

Важные нюансы и советы

❗ Что делать, если работодатель не отправляет книжку?

Если работодатель не отправляет трудовую книжку в установленные сроки — это нарушение Трудового кодекса РФ (ст. 84.1). Вы можете:

• Написать претензию в письменной форме с требованием отправить книжку;
• Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) через сайт ros-trud.ru;
• Подать жалобу в прокуратуру;
• Требовать компенсацию за задержку (1/150 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день задержки).

❗ Можно ли получить трудовую книжку без личного присутствия, если вы за границей?

Да! Если вы находитесь за рубежом, вы можете:

• Направить заявление по электронной почте с приложением скана паспорта;
• Запросить выписку из ЭТК через Госуслуги (если у вас есть подтверждённая учётная запись);
• Заказать отправку бумажной книжки международной курьерской службой (например, DHL), работодатель обязан оплатить доставку.

С 2026 года дистанционное получение трудовой книжки — не исключение, а стандарт. Электронные трудовые книжки делают процесс прозрачным, безопасным и удобным. Даже если вы работаете по бумажной книжке, вы имеете полное право на её отправку почтой или курьером без личного присутствия.

Главное правило: всегда подавайте заявление в письменной форме — даже если это электронное письмо. Сохраняйте копии всех переписок. Используйте Госуслуги и личный кабинет ПФР для контроля своей трудовой истории — это ваша цифровая «страховка» на будущее.

Помните: ваш трудовой стаж — это ваша история. И теперь она не может быть утеряна. Достаточно лишь знать, как её получить — даже не выходя из дома.

Полезные ссылки:

• Госуслуги, Электронная трудовая книжка
• Личный кабинет Пенсионного фонда РФ
• Роструд — обращения граждан