Трудовая книжка — это важнейший документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При увольнении работодатель обязан выдать её на руки сотруднику. Но что делать, если по каким-то причинам человек не может прийти за документом лично? Можно ли забрать трудовую книжку не самому?
Ответ на этот вопрос однозначный: да, можно. Однако процедура передачи документа третьим лицам строго регламентирована законодательством, и любое отступление от правил может привести к серьезным проблемам как для самого работника, так и для работодателя.
Какие существуют варианты получения трудовой книжки другим лицом?
Законодательство предусматривает два основных способа, при которых трудовую книжку может забрать не сам работник:
- По доверенности, самый надежный и юридически грамотный способ.
- По почте — пересылка документа заказным письмом с уведомлением (если работник дал на это согласие).
Получение трудовой книжки по доверенности
Если работник не может лично явиться в отдел кадров, он может поручить это своему представителю. Чтобы работодатель не отказал в выдаче документа, доверенность должна быть оформлена правильно.
Требования к доверенности
- Нотариальная форма. Простая письменная доверенность для получения трудовой книжки не подойдет. Работодатель имеет полное право отказать в выдаче документа лицу с такой бумагой, так как трудовая книжка является документом строгой отчетности. Доверенность обязательно должна быть заверена нотариусом.
- Специальные полномочия. В тексте доверенности должно быть прямо указано право представителя на получение именно трудовой книжки (а не просто на представление интересов в государственных органах).
- Срок действия. Доверенность должна быть действующей на момент обращения в организацию.
Что должен предоставить представитель?
При визите в отдел кадров представитель обязан предъявить:
- Оригинал нотариальной доверенности;
- Свой паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- По возможности — копию паспорта доверителя (работника).
Важно: Кадровик обязательно вносит запись в Книгу учета движения трудовых книжек о том, кто именно забрал документ, указывая реквизиты доверенности и паспортные данные представителя.
Отправка трудовой книжки по почте
Если забрать документ некому, а работник находится в другом городе или не может выйти из дома, трудовую книжку можно отправить почтой. Но для этого должны быть соблюдены определенные условия.
Условия для пересылки
- Согласие работника. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, отправка документа почтой возможна только с письменного согласия самого работника. Если такого согласия нет, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя до тех пор, пока работник за ней не явится.
- Заявление работника. Работник должен написать заявление с просьбой переслать документ и указать точный почтовый адрес.
Как отправляется документ?
Отправка осуществляется ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых вкладывается в конверт, а второй остается у отправителя. Уведомление о вручении с подписью получателя вернеться работодателю и будет служить доказательством того, что документ вручен адресату.
Чем грозит работодателю незаконная выдача?
Работодатели очень неохотно отдают трудовые книжки третьим лицам, и на это есть веские причины. Если документ будет выдан без нотариальной доверенности (например, по рукописной доверенности или просто по просьбе супруги/супруга), а потом работник заявит, что книжку забрали без его ведома, работодателя могут привлечь к ответственности:
- Материальная ответственность. За задержку выдачи трудовой книжки по вине работодателя, он обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки (статья 234 ТК РФ).
- Административная ответственность. Нарушение трудового законодательства влечет наложение штрафов по статье 5.27 КоАП РФ.
Именно поэтому кадровики требуют именно нотариальную доверенность — она защищает их от возможных претензий.
Что делать, если работник умер?
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его родственникам. Для этого они должны предоставить:
- Свидетельство о смерти работника;
- Документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.д.);
- Свой паспорт;
- Заявление о выдаче трудовой книжки.
В самой трудовой книжке делается запись о прекращении трудового договора в связи со смертью работника, а в Книге учета фиксируется, кому и на основании каких документов выдана книжка.
Забрать трудовую книжку вместо работника можно, но только при соблюдении строгих формальностей. Если вы выступаете в роли представителя, обязательно оформите у нотариуса доверенность с правом получения трудовых документов. Если вы работодатель, никогда не выдавайте трудовую книжку по устной договоренности или по простой рукописной доверенности, это чревато серьезными юридическими и финансовыми последствиями. Соблюдение закона и правильное оформление документов — залог безопасности для обеих сторон.