Ситуация‚ когда работнику необходимо предоставить свою трудовую книжку в стороннюю организацию‚ а она в данный момент хранится у работодателя‚ встречается нередко. Чаще всего это требуется для оформления кредита в банке‚ получения субсидий‚ визы или подтверждения стажа. По закону оригинал трудовой книжки должен находиться у работодателя весь период действия трудового договора‚ однако существуют законные способы получить документ на руки.
В 2026 году‚ когда переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) полностью завершен‚ правила предоставления данных о стаже претерпели изменения. В этой статье мы подробно разберем‚ как действовать работнику‚ если его трудовая книжка находится на работе‚ и как работодателю правильно оформить выдачу документа.
Основные правила хранения трудовой книжки
Согласно трудовому законодательству‚ работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки на всех сотрудников‚ с которыми заключен трудовой договор‚ включая совместителей и удаленных работников. Выдача оригинала документа на руки в период работы допускается только в одном случае — для обязательного социального страхования (например‚ для назначения пенсии). Во всех остальных ситуации работодатель имеет право выдать не оригинал‚ а заверенную копию или выписку из трудовой книжки.
Способ 1: Оформление заверенной копии или выписки
Если банку‚ консульству или другой инстанции нужно лишь подтвердить ваш стаж и текущее место работы‚ оригинал не нужен. Вы имеете право написать заявление на получение копии или выписки‚ и работодатель обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней.
Как правильно заверить копию в 2026 году
Чтобы копия имела юридическую силу‚ она должна быть заверена по строгим правилам:
- Копируются все заполненные страницы трудовой книжки.
- На каждом листе ставится подпись кадровика или руководителя‚ печать организации (при наличии) и надпись «Копия верна».
- На последнем листе делается запись: «Работает по настоящее время».
- Листы прошиваются‚ пронумеровываются‚ и на месте сшивки ставится печать и подпись с указанием количества листов.
Обратите внимание: в 2026 году допускается внесение записей в бумажные трудовые с помощью штампа‚ факсимиле или даже распечатывание записей на принтере‚ что упрощает работу кадровиков. Однако заверение копий по-прежнему требует живой подписи и печати.
Способ 2: Выдача оригинала для предоставления в ПФР (СФР)
Единственный случай‚ когда работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки работающему сотруднику — это предоставление документа в территориальный орган СФР (ранее ПФР) для назначения или перерасчета пенсии.
Пошаговая инструкция для работника:
- Написать заявление. В заявлении обязательно укажите цель выдачи: «Для предоставления в СФР для назначения пенсии».
- Получить трудовую книжку. Работодатель обязан выдать ее под роспись в книге учета движения трудовых книжек не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
- Вернуть документ. После того как СФР снимет необходимые копии‚ вы должны вернуть трудовую книжку работодателю. На это дается срок — не позднее 3 рабочих дней с момента возвращения из СФР.
Ответственность работника
Если вы не вернете оригинал трудовой книжки в установленный срок‚ работодатель не имеет права удерживать вас на работе‚ но он обязан будет оформить дубликат. В 2026 году утверждены новые формы дубликата трудовой книжки и вкладыша к нему. При утрате оригинала работником восстановление записей может быть затруднительным‚ поэтому к сохранности документа стоит отнестись максимально ответственно.
Способ 3: Использование электронной трудовой книжки (ЭТК)
Поскольку к 2025 году переход на ЭТК полностью завершился‚ для работников‚ впервые устраивающихся на работу с 2021 года и позже‚ ведется только электронная трудовая книжка. Бумажный вариант им не выдается. Это касается всех: студентов‚ специалистов без опыта‚ удаленных сотрудников и совместителей.
Как предоставить ЭТК‚ если она «на работе»?
Самое главное преимущество ЭТК — она не может потеряться‚ ее не нужно брать под роспись у работодателя. Электронная трудовая книжка хранится в базе СФР. Если вам нужно подтвердить свой стаж‚ вы можете:
- Попросить работодателя распечатать и заверить выписку из ЭТК (сведения о трудовой деятельности).
- Получить выписку самостоятельно через портал Госуслуг или в МФЦ. Выписка формируется в формате PDF или XML и имеет юридическую силу.
- Посмотреть ЭТК напрямую через личный кабинет на Госуслугах. Если учетной записи нет‚ информацию можно запросить через центр госуслуг или у работодателя‚ который обязан предоставить сведения по вашему заявлению.
Что делать‚ если работодатель отказывается выдать документ?
Если вам положена заверенная копия (или оригинал для СФР)‚ но работодатель отказывается ее выдавать‚ ссылаясь на занятость или внутренние правила‚ вы имеете право:
- Написать официальное заявление в двух экземплярах. Один экземпляр с отметкой о принятии (входящий номер и дата) оставьте себе.
- Если в течение 3 дней реакция отсутствует‚ можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или прокуратуру.
- За нарушение сроков выдачи трудовой книжки или копии работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Если ваша трудовая книжка находится на работе‚ помните: оригинал выдается только для предоставления в СФР (под роспись и на короткий срок). Во всех остальных случаях берите у работодателя заверенную копию, это быстро‚ законно и безопасно. А если вы относитесь к новому поколению работников‚ чей стаж фиксируется исключительно в электронном виде‚ ваша трудовая всегда под рукой на Госуслугах‚ и вам не нужно отпрашиваться у кадровика для получения выписки.