Смерть близкого человека — это всегда тяжелое испытание, однако помимо эмоциональных переживаний перед родственниками встает необходимость решения множества юридических и бюрократических вопросов. Один из таких вопросов связан с получением документов умершего, в т.ч. его трудовой книжки или выписки из нее. Эти документы могут понадобиться для оформления наследства, получения пенсии, социальных выплат и компенсаций.
В данной статье мы подробно разберем, кто имеет право на получение трудовой книжки умершего, где взять выписку из нее и каков правильный порядок действий в соответствии с актуальным законодательством 2024-2026 годов.
Кто имеет право забрать трудовую книжку умершего?
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р) умершего работника выдается его родственникам. Право на получение документа имеют:
- Члены семьи умершего (супруг/супруга, дети, родители);
- Другие родственники, которые обратились к работодателю с соответствующим заявлением.
Важно отметить, что работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку умершего сотрудника у себя после внесения записи о прекращении трудового договора. Она должна быть либо выдана на руки, либо отправлена по почте.
Где получить трудовую книжку или выписку из нее?
В зависимости от того, велась трудовая книжка в бумажном или электронном виде, а также от того, где она находится физически, существуют разные способы получения сведений.
У последнего работодателя
Если трудовая книжка велась в классическом бумажном формате, она должна храниться у работодателя. При увольнении в связи со смертью работника кадровая служба вносит в нее соответствующую запись (в связи со смертью, с признанием судом работника умершим или безвестно отсутствующим). После этого:
- Личное получение: Родственник обращается в организацию со свидетельством о смерти и документом, удостоверяющим родство. Трудовая книжка выдается под расписку.
- Получение по почте: Если родственник не может забрать документ лично, он может направить работодателю письменное заявление с просьбой выслать трудовую книжку почтой (ценным письмом).
Если родственнику нужна именно выписка из трудовой книжки (например, для предоставления в соцзащиту), он также может обратиться к работодателю с заявлением, и кадровик подготовит заверенную копию или выписку нужных страниц.
Через Единую информационную систему Социального Фонда России (СФР)
С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) процедура упростилась. Работодатели регулярно передают сведения о трудовой деятельности всех работников в Единую информационную систему СФР. При этом неважно, продолжал ли работник вести бумажную книжку или перешел на электронный формат — данные о его стаже и местах работы есть в системе.
Сведения из Единой информационной системы находятся в общем межведомственном доступе. Поэтому получить выписку из электронной трудовой книжки можно несколькими путями:
- Через портал «Госуслуги»;
- В Многофункциональном центре (МФЦ);
- В территориальном органе СФР;
- Через банк, предоставляющий соответствующие услуги.
Обратите внимание: Для получения выписки из ЭТК умершего лица родственнику потребуется предоставить свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство.
Порядок оформления и выдачи: важные нюансы
Процедура передачи трудовой книжки родственникам строго регламентирована, чтобы избежать потери документа и спорных ситуаций.
Запись в книге учета движения трудовых книжек
В книге учета и движения трудовых книжек (форма утверждена Постановлением Минтруда России от N 69) необходимо сделать отметку о том, кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка умершего работника.
Среди специалистов существует два подхода к заполнению графы о получении документа:
- Первый подход: Родственник расписывается непосредственно в книге учета движения трудовых книжек.
- Второй подход (более надежный): Поскольку шапка графы в книге учета подразумевает расписку самого работника, некоторые кадровики просят родственников написать отдельный документ, расписку о получении на руки трудовой книжки умершего работника. Это позволяет избежать юридических неточностей.
В любом случае, факт выдачи документа должен быть задокументентирован, а обратившийся родственник должен предоставить:
- Паспорт;
- Свидетельство о смерти работника;
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т.д.).
Особенности для отдельных категорий работников
Если умерший работник являлся мобилизованным или занимал должность директора (руководителя организации), в процедуре увольнения и выдачи документов необходимо соблюсти некоторые особенности, изложенные в специальных нормативных актах. В таких случаях рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом отдела кадров для правильного оформления всех бумаг.
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче?
Иногда работодатели незаконно отказывают в выдаче трудовой книжки родственникам умершего, ссылаясь на внутренние правила или отсутствие прямого указания в законе. Это неправомерно.
Положения Порядка ведения и хранения трудовых книжек (п. 38 и п. 43) не являются препятствием для выдачи документа на руки или его пересылки по почте как члену семьи, так и родственнику умершего. Если работодатель отказывает, необходимо:
- Составить письменное заявление на имя руководителя организации с требованием выдать документ или выписку.
- Отправить заявление ценным письмом с описью вложения.
- При отсутствии реакции — обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в прокуратуру.
Получение трудовой книжки или выписки из нее после смерти работника — это законное право его родственников. Документ можно забрать лично у последнего работодателя (предоставив свидетельство о смерти и подтверждение родства), запросить его отправку по почте или получить выписку из электронной базы через сервисы СФР и Госуслуг. Главное — соблюдать формальности: писать заявление, предоставлять необходимые документы и обязательно оставлять расписку о получении, чтобы защитить свои права и права других наследников.