Смерть сотрудника — это всегда трагедия, которая помимо прочего влечет за собой необходимость оформления множества юридических и кадровых документов․ Одним из таких важных вопросов является возврат трудовой книжки умершего работника его родным․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление родственников на выдачу трудовой книжки, какие документы потребуются и как действует работодатель в соответствии с актуальным законодательством․
Нормативная база: кто и на каком основании выдает документ?
Вплоть до сентября 2021 года действовали Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от N 225, где получателями трудовых книжек умерших работников упоминались исключительно родственники или ближайшие родственники․ Однако сейчас процедура регулируется новым документом․
Согласно пункту 38 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда России от N 320н, в случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора:
- выдается на руки члену семьи работника, предъявившему свидетельство о смерти, под расписку;
- либо высылается по почте заказным письмом с уведомлением по письменному заявлению одного из родственников․
Также аналогичный порядок действует в отношении лиц, проходивших альтернативную гражданскую службу, что закреплено в Федеральном законе от N 113-ФЗ․
Порядок действий родственников
Чтобы получить трудовую книжку умершего, родственнику необходимо обратиться в отдел кадров организации, где трудился покойный․ Желающих получить документ может быть несколько, однако работодатель вправе выдать книжку только одному из них․
Для получения документа на руки необходимо выполнить следующие шаги:
- Подготовить документы: паспорт родственника, свидетельство о смерти работника (или его копию), а также документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и т․д․)․
- Написать заявление: адресуется руководителю организации с просьбой выдать трудовую книжку в связи со смертью родственника․
- Получить трудовую книжку: выдается только под расписку, подтверждающую факт получения․
Как правильно составить заявление?
Закон не устанавливает строгой унифицированной формы заявления, однако оно должно содержать ряд обязательных сведений, чтобы работодатель мог законно выдать документ․ Заявление пишется на имя руководителя организации․
Структура заявления:
- Шапка: должность и Ф․И․О․ руководителя, наименование организации, Ф․И․О․ заявителя, его паспортные данные, адрес регистрации и контактный телефон․
- Название документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки в связи со смертью работника»․
- Основная часть: указание степени родства, Ф․И․О․ умершего работника, дата его смерти, а также просьба выдать трудовую книжку на руки (или отправить по почте, если получение личное невозможно)․
- Приложения: копия свидетельства о смерти, копия документа, подтверждающего родство․
- Дата и подпись заявителя․
Расписка о получении трудовой книжки
Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек своих сотрудников․ Поэтому выдача документа родственнику умершего должна быть строго задокументирована․ Для этого, помимо заявления, родственник обязательно оставляет расписку․
Расписка может быть составлена как отдельный документ, так и в виде записи в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ В Книге учета родственник ставит свою подпись, а в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» указывает свои Ф․И․О․ и реквизиты паспорта․
Примерная форма расписки (по данным системы ГАРАНТ):
Я, [Ф․ И․ О․ заявителя], паспорт серии [вписать нужное] N [вписать нужное], выдан [вписать нужное число, месяц, год], код подразделения: [вписать нужное], зарегистрированный по месту жительства по адресу: [вписать нужное], настоящим подтверждаю получение в отделе кадров [наименование организации], надлежащим образом оформленной трудовой книжки серия [вписать нужное] N [вписать нужное], моего родственника [указать вид родственных отношений, а также Ф․ И․ О․ умершего], [число, месяц, год рождения]․
Подпись: ____________ / [Ф․ И․ О․]
Действия работодателя: как обезопасить себя?
Когда родственники обращаются за трудовой книжкой, кадровику необходимо действовать строго по регламенту:
- Внести запись в трудовую книжку․ В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»․ В графе 2 ставится дата прекращения трудового договора (дата смерти, указанная в свидетельстве)․
- Проверить документы․ Убедиться, что заявитель предоставил свидетельство о смерти и подтвердил родство․
- Получить заявление и расписку․ Эти документы являются главным подтверждением того, что работодатель передал документ законному лицу․
- Отправка по почте․ Если родственник не может явиться лично и прислал письменное заявление с просьбой выслать документ, работодатель обязан отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением․ Копию заявления и почтовую квитанцию с описью вложения необходимо сохранить в личном деле умершего работника․
Процедура выдачи трудовой книжки родственникам умершего работника требует внимательности от обеих сторон․ Для родственников важно предоставить полный пакет документов, включая заявление и свидетельство о смерти, а для работодателя — соблюсти требования п․ 38 Порядка 320н, получив расписку и правильно оформив учетные записи․ Это позволит избежать правовых споров и гарантирует сохранность важного документа․