Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих ваш трудовой стаж и права на пенсионные выплаты. В 2026 году у граждан есть два формата: бумажный и электронный. В статье подробно рассказываем, где и как можно получить каждый из них, какие документы нужны и какие шаги следует выполнить.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка (ТК) – официальное свидетельство о трудовой деятельности, в которое фиксируются:

• даты приема и увольнения;
• должность, оклад, условия труда;
• перерывы в работе (отпуска, больничные и т.п.);
• записи о повышении квалификации и переоформлении.

ТК требуеться при:

• трудоустройстве на новую работу;
• получении пенсии и социальных льгот;
• оформлении миграционных и визовых документов;
• проверке стажа для профессиональной аттестации.

Бумажная трудовая книжка: где её взять

Официальные способы получения

1. Через работодателя (первый раз). При приёме на работу работодатель обязан выдать вам новую ТК, если у вас её ещё нет.
2. В отделении Пенсионного фонда России (ПФР). Если книжка была утеряна, повреждена или изъята работодателем, вы можете оформить замену в ПФР.
3. В многофункциональном центре (МФЦ). Подаёте заявление «О выдаче (замене) трудовой книжки» и предоставляете необходимые документы.
4. Через портал Госуслуги. На странице «Трудовая книжка» можно оформить заявку на замену и выбрать способ получения (почтой, в отделении ПФР или в МФЦ).

Какие документы нужны

• паспорт гражданина РФ;
• заявление (образец можно скачать на сайте ПФР или в МФЦ);
• если книжка была утеряна – справка из полиции о её пропаже (необязательно, но ускоряет процесс);
• при замене в ПФР – копия старой ТК (если она есть) и справка от работодателя о её изъятии.

Где можно «купить» бумажную ТК

В интернете иногда встречаются предложения купить готовую книжку (например, на Ozon). Это незаконно. Трудовую книжку может выдавать только уполномоченный орган (работодатель, ПФР, МФЦ). Покупка поддельного документа может привести к административной ответственности.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как её получить

С 2024 года электронный формат стал основным способом ведения трудовой книжки. Электронная ТК хранится в Едином государственном реестре (СФР) и доступна через личный кабинет на портале Госуслуги и на сайте ПФР.

Переход с бумажного формата на электронный

1. Работодатель подаёт в СФР запрос «О переходе на электронную трудовую книжку» от имени сотрудника.
2. Сотрудник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг о том, что его ТК переведена в электронный формат.
3. Если вы не подавали заявление, ПФР всё равно вносит записи в ЭТК, но доступ к ним имеет только работодатель.

Как оформить ЭТК самостоятельно (без работодателя)

Если вы только начинаете трудовую деятельность и хотите сразу пользоваться электронным форматом, выполните следующие шаги:

1. Зайдите на портал Госуслуги и авторизуйтесь с помощью ЕСИА.
2. В разделе «Гражданам» → «Электронная трудовая книжка» нажмите кнопку «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».
3. Заполните форму заявки: ФИО, СНИЛС, ИНН, контактный телефон.
4. Прикрепите скан копии паспорта и, если есть, справку от работодателя о согласии на ведение ЭТК.
5. Отправьте заявку. Система сформирует выписку из ЭТК в формате PDF (с электронной подписью) в течение нескольких минут.
6. Для полного перехода введите полученную выписку в личный кабинет ПФР – там будет создан ваш электронный профиль ТК.

Как получить выписку из ЭТК

• Через Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка», пункт «Выписка из ЭТК».
• Через Сайт СФР – в личном кабинете после авторизации.
• Через работодателя – запрос в отдел кадров, который выдаст PDF‑документ.
• Через МФЦ – подать заявление «О получении выписки из электронной трудовой книжки».

Преимущества и недостатки ЭТК

Пошаговая инструкция получения новой (заменяющей) трудовой книжки

Через Госуслуги

1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru с помощью ЕСИА.
2. В меню «Услуги» выберите «Трудовая книжка» → «Замена (выдача) трудовой книжки».
3. Заполните форму: ФИО, СНИЛС, ИНН, адрес регистрации, причина замены (утеря, порча, изъятие работодателем).
4. Загрузите скан копии паспорта и, при необходимости, справку из полиции о пропаже.
5. Выберите способ получения:
   • почтовая доставка (по адресу регистрации);
   • самовывоз в отделении ПФР;
   • самовывоз в МФЦ.
6. Оплатите госпошлину (если требуется) через банковскую карту.
7. Ожидайте готовности ТК – в среднем 5–10 рабочих дней.

Через МФЦ (лично)

1. Соберите пакет документов (паспорт, заявление, справка из полиции – при утере).
2. Запишитесь на приём через мфц;рф или придите без записи (в часы пик).
3. Заполните бланк заявления «О выдаче (замене) трудовой книжки».
4. Сотрудник МФЦ проверит данные и направит запрос в ПФР.
5. Получите готовую книжку в тот же день (при наличии в базе) или в течение 7 дней.

Через Пенсионный фонд России (ПФР)

Если вы хотите оформить замену без посредников, можно обратиться в любое отделение ПФР. Процедура аналогична МФЦ, но иногда требуется предварительная запись через пфрф.рф.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить трудовую книжку, если я только учусь и ещё не работал? – Да, но только в электронном виде. Попросите в учебном заведении оформить «справку о стаже», а затем через Госуслуги закажите выписку из ЭТК.
• Что делать, если работодатель отказывается переводить меня в электронный формат? – Вы можете подать заявление в ПФР о переводе в ЭТК самостоятельно. При отказе работодателя ПФР может вынести предписание.
• Сколько стоит замена утерянной трудовой книжки? – На 2026 год государственная пошлина составляет 200 рублей (может быть отменена при подаче через Госуслуги).
• Можно ли использовать электронную выписку вместо бумажной ТК при трудоустройстве? – Да. По закону работодатели обязаны принимать электронную выписку, подписанную электронной подписью.
• Где посмотреть сведения о своём трудовом стаже? – В личном кабинете на портале Госуслуги, на сайте ПФР или запросив выписку у работодателя.

Получить трудовую книжку в 2026 году можно несколькими официальными путями:

• Через работодателя – при первом трудоустройстве;
• Через ПФР, МФЦ или портал Госуслуги – при утере, повреждении или желании перейти в электронный формат;
• В электронном виде – через Госуслуги, СФР или по запросу работодателя.

Важно помнить, что только уполномоченные органы могут выдавать оригинальную трудовую книжку. Покупка «готовой» книжки в интернет‑магазинах является нарушением закона.

Если у вас возникли сложности с оформлением, обратитесь в Многофункциональный центр или позвоните в службу поддержки Госуслуг (8‑800‑555‑35‑35). Специалисты помогут подобрать оптимальный способ получения документа.

Удачной работы и безупречного трудового стажа!