С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения о трудовой деятельности сотрудников хранятся в базе Социального фонда России (СФР)․ Работодатель имеет право в любой момент получить выписку из ЭТК своего сотрудника, чтобы проверить корректность отражённых данных, подтвердить стаж или подготовить документы для кадрового учёта․

Основные нормативные положения

• Статья 66 ТК РФ – трудовая книжка имеет установленную форму и является основным документом о трудовой деятельности․
• Статья 66․1 ТК РФ – с 2021 года при приёме на работу впервые гражданину оформляется исключительно электронная трудовая книжка; остальные работники могут выбрать бумажный или электронный вариант․
• Порядок подачи сведений о трудовой деятельности – форма ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности), которую работодатель обязан направлять в СФР ежемесячно․

Где хранится электронная трудовая книжка?

Все сведения о трудовой деятельности (приём, перевод, увольнение, награды, периоды нетрудоспособности и т․д․) передаются работодателем в СФР и помещаются в индивидуальный лицевой счёт сотрудника․ Доступ к этим данным возможен через:

1. Личный кабинет страхователя на официальном сайте СФР;
2. Портал «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»);
3. Сервис «Личный кабинет работодателя» в системе СФР (доступен после регистрации как страхователь)․

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1․ Регистрация в личном кабинете страхователя СФР

Если у вашей организации ещё нет доступа к личному кабинету страхователя:

• Перейдите на сайт lk․sfr․gov․ru;
• Нажмите «Зарегистрироваться»;
• Укажите ИНН, КПП, название организации и контактные данные;
• Подтвердите регистрацию через код, отправленный на электронную почту или телефон;
• Привяжите кабинет к учётной записи на портале «Госуслуги» (это упростит дальнейшую авторизацию)․

Шаг 2․ Авторизация

Войдите в личный кабинет, используя:

• Логин и пароль, полученные при регистрации;
• Или вход через «Госуслуги» (ЕСИА) – выберите соответствующий пункт на странице входа․

Шаг 3․ Переход к разделу сведений о трудовой деятельности

После авторизации:

1. В главном меню выберите раздел «Сведения о трудовой деятельности» (иногда называется «Электронная трудовая книжка»);
2. Нажмите кнопку «Запросить выписку» или «Получить сведения»․

Шаг 4․ Указание данных сотрудника

Для получения выписки необходимо указать:

• СНИЛС сотрудника (обязательно);
• Период, за который требуется выписка (можно оставить пустым – тогда будет предоставлена полная история);
• Тип документа: выписка из ЕФС-1 или справка о трудовой деятельности․

Шаг 5․ Получение и проверка выписки

После отправки запроса система сформирует документ в формате PDF․ Вы сможете:

• Скачать выписку на своё устройство;
• Проверить корректность внесённых данных (даты приёма/увольнения, должности, периоды нетрудоспособности и т․д․);
• При необходимости направить запрос в СФР на уточнение или исправление сведений (через тот же личный кабинет)․

Альтернативные способы получения информации

Через портал «Госуслуги»

1. Авторизуйтесь на gosuslugi․ru;
2. В поиске введите «Электронная трудовая книжка»;
3. Выберите услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки»;
4. Укажите СНИЛС сотрудника и получите документ в личном кабинете․

Через запрос в СФР на бумажном носителе

Если у работодателя нет доступа к интернет‑сервисам, можно направить письменный запрос в территориальное отделение СФР:

• Составьте запрос на имя руководителя отделения, указав реквизиты организации, СНИЛС сотрудника и цель запроса;
• Приложите копию устава или выписку из ЕГРЮЛ (для подтверждения полномочий);
• Отправьте запрос почтой с уведомлением о вручении или лично в отделение․

Что содержится в выписке из электронной трудовой книжки?

В документе отражаются все сведения, которые работодатель ежемесячно передаёт в СФР по форме ЕФС-1:

• Дата и причина приёма на работу;
• Изменения в трудовом договоре (перевод, изменение должности, оклада);
• Периоды отпусков, больничных, декретного отпуска;
• Дата и причина увольнения;
• Сведения о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
• Информация о периодах работы у разных работодателей (ведётся накопительно)․

Важные нюансы, которые следует учитывать работодателю

1. Согласие сотрудника․ Для получения выписки от имени сотрудника не требуется его отдельное согласие, так как данные уже находятся в открытом реестре СФР, доступном страхователю․ Однако при предоставлении выписки третьим лицам (например, новому работодателю) необходимо получить согласие сотрудника․
2. Срок хранения․ Сведения в СФР хранятся бессрочно, поэтому выписку можно запросить в любой момент, независимо от того, когда сотрудник уволился․
3. Ответственность за недостоверные сведения․ Если работодатель обнаружит ошибку в выписке, он обязан в течение пяти рабочих дней подать уточняющие сведения в СФР (форма ЕФС-1 с пометкой «Исправление»)․
4. Электронная подпись․ Выписка, полученная через личный кабинет СФР, снабжена квалифицированной электронной подписью органа, что придаёт ей юридическую силу․

Просмотр электронной трудовой книжки работодателем – простая и доступная процедура, которая осуществляется через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через портал «Госуслуги»․ Достаточно знать СНИЛС сотрудника, авторизоваться в системе и запросить выписку за нужный период․ Полученный документ имеет юридическую силу, позволяет быстро проверить корректность кадрового учёта и обеспечить прозрачность трудовых отношений в организации․

Следуя представленной выше инструкции, вы сможете оперативно получать актуальные сведения о трудовой деятельности своих сотрудников, минимизировать риски ошибок и соблюдать требования трудового законодательства РФ․