В 2026 году процедура получения копии трудовой книжки, заверенной Пенсионным фондом (ПФ), стала одной из ключевых при оформлении пенсии. Ниже – подробный гид, основанный на официальных рекомендациях ПФР, а также практических советах юристов и адвокатов.
Почему именно заверенная копия?
Для Пенсионного фонда копия трудовой книжки должна быть заверена – иначе она не имеет юридической силы при расчёте пенсии. Заверение подтверждает, что документ соответствует оригиналу и что записи о работе, стаже и других сведениях верны.
- Заверенная копия может быть предоставлена работодателем или самим работником.
- Оригинал трудовой книжки обычно хранится у работодателя, поэтому в большинстве случаев требуется именно заверенная копия.
- Без заверения ПФ может отказать в выплате пенсии или запросить дополнительные документы.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Процедура заверения регламентируется пунктом II Правил предоставления копий (2023‑2026 гг.). Основные требования:
- Полное сканирование всех страниц оригинальной трудовой книжки, включая оборотные стороны.
- Сохранение формата – скан должен быть чётким, без обрезок и сносок.
- Заверение осуществляется:
- работодателем (подпись, дата, печать организации);
- нотариусом;
- специалистом ПФР (при наличии у него полномочий).
- В заверении указываются:
- ФИО и должность ответственного лица;
- дата заверения;
- место хранения оригинала (например, «Оригинал хранится в деле № … в отделе кадров»).
Пример заверения (образец 2026 г.):
_______________________________ (подпись, дата) Иванов И.И., руководитель отдела кадров Оригинал хранится в деле № 12345 в кадровом отделе
Как отправить скан‑копию в ПФР
Существует несколько способов подачи копии в Пенсионный фонд:
- Лично в отделении ПФР – подойдите в приёмную, предъявите заверенную копию.
- Через портал ПФР (Личный кабинет, КЭП).
- Через портал Госуслуг – запрос на выдачу выписки/копии.
- Через МФЦ – оператор поможет оформить документ.
Этапы онлайн‑подачи через портал ПФР:
- Зарегистрироваться на портале ПФР и получить КЭП (квалифицированную электронную подпись).
- Войти в личный кабинет.
- Слева выбрать пункт «Электронная трудовая книжка».
- Загрузить скан‑копию, подписать её КЭП.
- Отправить запрос и дождаться подтверждения.
Важно: если в течение трёх месяцев работник не сообщил ПФР о механизме выплаты пенсии, считается, что он планирует получать её с более позднего возраста.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года в РФ действует система Электронных трудовых книжек. Они хранятся в личном кабинете на портале ПФР и могут быть запрошены в любой момент.
- Получить ЭТК можно через Госуслуги или напрямую в ПФР.
- Для получения необходимо авторизоваться с помощью КЭП.
- ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, если она заверена в соответствии с установленными правилами.
Какие документы требуются в комплекте при подаче в ПФР
При оформлении пенсии в ПФР в пакет документов входят:
- Заверенная копия трудовой книжки (все страницы).
- Копия паспорта.
- Справка о доходах (форма 2‑НДФЛ) за последние годы.
- Свидетельства о рождении детей (для женщин‑матерей).
- Дипломы, сертификаты, другие документы, подтверждающие образование и стаж.
Если копия не заверена должным образом, ПФР может потребовать её повторно или запросить оригинал.
Частые вопросы и ответы
Обязательно ли предоставлять оригинал трудовой книжки?
Нет. Для органов ПФР достаточно заверенной копии. Оригинал обычно остаётся у работодателя.
Кто может подать копию в ПФР?
Копию может предоставить:
- Сам работник (через личный кабинет);
- Работодатель (в рамках кадровых процедур);
- Нотариус (если требуется дополнительное заверение).
Можно ли использовать электронную копию без подписи?
Нет. Электронная копия должна быть подписана КЭП, иначе её не примут.
Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?
В этом случае можно:
- Обратиться в отдел кадров с официальным запросом.
- Подать запрос в ПФР через МФЦ или Госуслуги, указав, что оригинал находится у работодателя.
- Обратиться к нотариусу для заверения копии.
Практические рекомендации
Чтобы избежать задержек и лишних походов, следуйте этим простым правилам:
- Подготовьте копию заранее – сделайте скан всех страниц, проверьте читаемость.
- Заверьте копию у работодателя или у нотариуса до подачи в ПФР.
- Сохраните подтверждение отправки (скриншот, электронное письмо).
- Проверьте сроки – обычно процесс занимает от 10 до 30 дней.
- Если вы используете онлайн‑сервисы, убедитесь, что у вас есть КЭП и доступ к личному кабинету ПФР.
Заверенная копия трудовой книжки – обязательный документ при оформлении пенсии в Пенсионный фонд. Правильное оформление и своевременная подача позволяют избежать отказов и ускорить получение выплат. Воспользуйтесь современными онлайн‑сервисами ПФР и Госуслуг, но не забывайте о надлежащем заверении документа.
Если у вас возникнут сложности, рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу или адвокату, специализирующемуся на пенсионном праве.