Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт человека. С ее помощью можно доказать свою квалификацию при трудоустройстве, а также подтвердить стаж для назначения пенсии или получения социальных выплат. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам обязаны вести электронные трудовые книжки (ЕФС-1), однако бумажный вариант по-прежнему остается важным архивным документом. Очень часто возникает ситуация: человеку нужна заверенная копия трудовой, но в данный момент он нигде не работает. Разберемся подробно, как решить эту проблему.
Зачем может понадобиться заверенная копия?
Требование предоставить заверенную трудовую книжку — частая практика в различных учреждениях. Обычно это нужно для:
- Оформления кредита, ипотеки или микрозайма — банки таким образом подтверждают финансовую стабильность клиента.
- Получения визы — консульства многих стран требуют подтверждение стабильного дохода и связи с родиной.
- Оформления социальных выплат и пособий — для подтверждения стажа и факта увольнения.
- Назначения пенсии — Пенсионный фонд сверяет данные бумажной книжки с электронными сведениями.
- Устройства на новую работу — иногда новый работодатель просит копию до официального трудоустройства.
Кто имеет право заверять трудовую книжку?
Согласно российскому законодательству, заверить копию трудовой книжки могут не все. Право на это имеют:
- Работодатель по последнему месту работы — даже если вы уже уволены, кадровики или бухгалтерия обязаны выдать вам заверенную копию.
- Нотариус — независимый специалист, который заверяет документы вне зависимости от вашего текущего статуса занятости.
- Бюро переводов — только в том случае, если вам требуется заверить не просто копию, а перевод трудовой книжки на иностранный язык (например, для зарубежной визы или работы за границей).
Вариант 1: Обращение к последнему работодателю
Это самый простой и бесплатный способ. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать бывшему сотруднику заверенные копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления. При этом не имеет значения, сколько времени прошло с момента вашего увольнения — хоть месяц, хоть десять лет.
Как действовать:
- Напишите заявление. Унифицированной формы нет, но лучше составить его в письменном виде. Можно отправить его заказным письмом с уведомлением о вручении, если вы находитесь в другом городе.
- Укажите цель. По закону вы не обязаны объяснять, зачем вам нужна копия, но это может ускорить процесс.
- Получите копию. Работодатель снимет копии со всех заполненных страниц и проставит на них нужные отметки.
Особенности заверения неработающим:
Если человек не работает, заверение копии имеет строгие правила. На последней странице копии (где отражено увольнение) должна быть проставлена надпись: «В настоящее время не работает». Только такая формулировка делает документ действительным для банков и госорганов.
Вариант 2: Нотариальное заверение
Если последний работодатель ликвидирован, исчез, находится в другом конце страны или просто отказывается выдавать документ (что незаконно, но бывает), на помощь приходит нотариус. Это платная услуга, но она обладает абсолютной юридической силой.
Как происходит процесс:
- Личное присутствие. Вы должны прийти к нотариусу лично со своим паспортом и оригиналом трудовой книжки.
- Проверка документа. Нотариус внимательно изучит оригинал: не должно быть исправлений, не заверенных печатью, подчисток, неразборчивых печатей. Если документ в плачевном состоянии, нотариус может отказать в услуге.
- Снятие копии и заверение. Нотариус сам снимает копии (или вы предоставляете уже готовые), сшивает их, проставляет свою печать, подпись и регистрационный номер.
Плюсы и минусы нотариального заверения:
- Плюсы: Быстро, надежно, имеет силу на территории всей страны и за рубежом, не требует общения с бывшим работодателем.
- Минусы: Услуга платная (стоимость зависит от региона и тарифов конкретной конторы, обычно от 500 до 1500 рублей за документ), нотариус строго следит за состоянием оригинала.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
Человек, который потерял бумажную трудовую книжку или привел ее в негодность, обязан немедленно заявить об этом. Если вы не работаете, оформить дубликат можно двумя путями:
- У последнего работодателя. Вы подаете заявление, и работодатель в течение 15 дней выдает вам дубликат, куда вносит записи о стаже, подтвержденные документами.
- В Социальном фонде России (СФР). Если работодатель ликвидирован, вы можете запросить выписку из электронной базы СФР. На ее основе СФР или новый работодатель (когда вы устроитесь на работу) поможет восстановить данные.
Важно: Заверить испорченную или утерянную книжку невозможно. Сначала придется заняться ее восстановлением.
Правила правильной заверенной копии
Чтобы ваша копия не была отклонена в банке или МФЦ, проверьте, соответствует ли она стандартам ГОСТа (Р 7.0.97-2016):
- Копия должна быть читаемой, без обрезанных краев текста или печатей.
- На каждом листе должна стоять надпись «Копия верна», подпись заверяющего лица, расшифровка подписи (ФИО), должность и дата заверения.
- На последнем листе делается запись «Подлинник документа находится в (наименование организации)» или «В настоящее время не работает» (если заверяет бывший работодатель).
- Все листы прошиваются, нумеруются, на месте сшивки наклеивается бумажная наклейка с печатью и подписью.
- Если копия нужна для сторонней организации (банк, посольство), обязательно должна быть фраза: «Копия верна. Подлинник находится…» — без нее документ могут признать недействительным для предоставления третьим лицам.
Даже если вы временно не работаете, заверить трудовую книжку не составит труда. Самый выгодный и законный путь — обратиться к своему последнему работодателю. Эта процедура абсолютно бесплатна и не займет много времени. Если же связаться с бывшим местом работы невозможно, смело обращайтесь к нотариусу, это сэкономит ваши нервы и гарантирует 100% юридическую чистоту документа. Главное — следите за сохранностью оригинала, ведь восстановление утерянного стажа потребует значительно больше времени и сил.