Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина. Даже после выхода на пенсию её часто требуется предоставить в Пенсионный фонд, банк, суд или иной орган. Оформление заверенной копии трудовой книжки для пенсионера, который уже не работает, имеет свои особенности. В статье подробно рассмотрены правовые основы, порядок действий, необходимые документы и типичные ошибки.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – обязанность работодателя выдавать заверенные копии трудовых книжек.
• Письмо Министерства труда и соцзащиты РФ от № 14-6/ООГ‑4996 – разъяснение порядка заверения копий.
• Указ Президиума Верховного суда СССР от № 9779‑X – требования к оформлению заверенных копий (применяется в качестве исторического прецедента).
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – рекомендация по оформлению копий официальных документов.

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?

Заверять копию трудовой книжки может:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор, глава администрации).
2. Ответственный сотрудник отдела кадров (начальник отдела кадров, специалист по кадрам).
3. В случае отсутствия кадровой службы – секретарь или иной уполномоченный сотрудник, получивший письменное поручение от руководителя.

Для пенсионера, который уже не работает в организации, заверение производится в том же предприятии, где он был трудоустроен, либо в организации, где он проходил переподготовку/повторное трудоустройство, если такие записи есть в книжке.

Какие документы нужны пенсионеру?

Для получения заверенной копии необходимо собрать следующий пакет:

• Заявление пенсионера (или его законного представителя) о выдаче заверенной копии трудовой книжки. Образец заявления приведён ниже.
• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Свидетельство о пенсионном статусе (пенсионное удостоверение, выписка из ПФР).
• Старый оригинал трудовой книжки (если он находится у пенсионера) – в случае, если оригинал находится в архиве организации, потребуется справка из архива о наличии оригинала.

Пошаговый порядок заверения копии

Шаг 1. Подготовка заявления

Заявление должно содержать:

• ФИО пенсионера, дату рождения, СНИЛС.
• Точное наименование организации, где велась трудовая книжка.
• Просьбу «выдать заверенную копию трудовой книжки».
• Подпись пенсионера (или представителя) и дату.

Шаг 2. Предоставление оригинала и копий

Сотруднику отдела кадров передаётся оригинал трудовой книжки (или справка из архива) и одна бумажная копия (формат А4). Копию необходимо пронумеровать и прошить (скрепить) в том же виде, в каком оформлена оригинальная книжка.

Шаг 3. Оформление отметки о заверении

На первой странице копии делается надпись:

Верно
(должность лица, заверившего копию)
(подпись) ______________________
(расшифровка подписи) Иванов И.И.
(дата) 

Если копия состоит из нескольких листов, под каждой страницей ставится надпись «Верно», а внизу первой страницы указывается «Всего прошито, пронумеровано и заверено ___ листов». Печать организации (если она есть) ставится так, чтобы охватывать подпись и надпись «Верно».

Шаг 4. Выдача копии пенсионеру

После заверения копии сотрудник отдела кадров выдаёт её пенсионеру. При этом рекомендуется оформить квитанцию о выдаче (получатель, дата, подпись получившего).

Образцы документов

Заявление пенсионера

<h4>Заявление</h4>
<p>Я, Иванов Иван Иванович, г.р., СНИЛС 123‑456‑789 00, прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки, находившейся в архиве ООО «Пример».</p>
<p>Контактный телефон: +7 (999) -23‑45‑67.</p>
<p>Подпись: _____________________ Дата: </p>
 

Отметка о заверении (пример)

<p><b>Верно</b></p>
<p>Должность: начальник отдела кадров</p>
<p>Подпись: ______________________</p>
<p>Расшифровка подписи: Петров П.П.</p>
<p>Дата: </p>
 

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кто может заверить копию, если в организации нет отдела кадров?

В таком случае заверение может выполнить любой сотрудник, получивший письменное поручение от руководителя (например, секретарь или бухгалтер). В поручении указывается должность лица, которое будет ставить подпись и печать.

Можно ли получить заверенную копию без оригинала трудовой книжки?

Да, если оригинал находится в архиве организации. Требуется справка из архива, подтверждающая наличие оригинала, и согласие руководства на выдачу копии.

Нужна ли печать организации?

Печать не является обязательной, если документ заверяется подписью уполномоченного лица. Однако печать усиливает юридическую силу и часто требуется банками и Пенсионным фондом.

Можно ли заверить электронную трудовую книжку?

Электронную трудовую книжку (ЭТК) заверяют в виде выдачи сведений по форме СТД‑Р. Для пенсионера обычно требуется именно бумажная копия, поэтому электронный вариант переводится в печатный вид и заверяется по описанному порядку.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи и расшифровки. Обязательно указывайте полные инициалы и фамилию.
• Неправильное расположение печати. Печать должна охватывать подпись и слово «Верно».
• Не пронумерованы листы. Пронумеруйте каждый лист в правом нижнем углу.
• Отсутствие указания количества листов. На первой странице укажите «Всего прошито, пронумеровано и заверено ___ листов».
• Отсутствие заявления. Без письменного запроса пенсионер не имеет права получить копию.

Заверение копии трудовой книжки для неработающего пенсионера – процесс, регулируемый Трудовым кодексом и рядом нормативных актов. Ключевые моменты:

1. Подготовить письменное заявление пенсионера.
2. Предоставить оригинал (или справку из архива) и одну копию.
3. Пронумеровать, прошить и проставить надпись «Верно» на каждой странице.
4. Подписать и, при необходимости, поставить печать уполномоченного лица.
5. Выдать копию пенсионеру с подтверждающей квитанцией.

Соблюдая указанные правила, вы гарантируете юридическую чистоту документа, что позволит пенсионеру без проблем использовать трудовую книжку в Пенсионном фонде, банке или суде.

Дата актуализации: . Информация собрана из открытых источников (КонсультантПлюс, письма Минтруда, ответы на форумах и др.).