Трудовая книжка, основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Однако бывают ситуации‚ когда сам оригинал находится у работодателя (например‚ при увольнении и последующем хранении в организации)‚ а работнику срочно нужны сведения о своём трудовом стаже для других целей. В таком случае на помощь приходит заверенная копия этого документа. Порядок её получения строго регламентирован Трудовым кодексом РФ.

В каких случаях нужна копия трудовой книжки?

Работник может запросить копию (или выписку) в следующих ситуациях:

• Для предоставления в другие организации (при оформлении пенсии‚ пособий‚ кредита‚ при поступлении на новую работу‚ если оригинал ещё не возвращён).
• Если оригинал утерян‚ а необходимо срочно подтвердить трудовой стаж.
• Для личного архива или сверки записей.
• При переходе на работу в организацию‚ где не принято хранить бумажные трудовые книжки (например‚ при оформлении в электронном виде).

Правовая основа: что говорит ТК РФ?

Ключевая норма — часть 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ. Она обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать ему:

1. Саму трудовую книжку (если она находится у работодателя).
2. Копии любых документов‚ связанных с работой‚ в т.ч.:
   • Копии приказов о приёме‚ увольнении‚ переводах.
   • Копии трудовых договоров.
   • Копии документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Важно: Если работнику выдана оригинальная трудовая книжка (например‚ при увольнении)‚ он обязан в течение трех рабочих дней вернуть её работодателю после подачи заявления на копию. Это связано с тем‚ что по закону работодатель обязан хранить документы о работе каждого сотрудника.

Порядок получения копии: пошаговая инструкция

Шаг 1: Подготовка и подача заявления

Работник должен написать письменное заявление в произвольной форме. Унифицированной бланковой формы не существует. Заявление можно составить от руки или на компьютере.

В заявлении необходимо указать:

• ФИО‚ паспортные данные.
• Название организации-работодателя (по месту прошлой или текущей работы).
• Чёткую просьбу: «Прошу выдать заверенную копию моей трудовой книжки (или выписку из неё)».
• Причину запроса (не всегда обязательна‚ но может ускорить процесс).
• Дату и подпись.

Шаг 2: Сроки рассмотрения и выдачи

Согласно ч. 1 ст. 62 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать копию не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Если в этот срок организация без уважительной причины отказывает или игнорирует заявление, это нарушение‚ за которое предусмотрена административная ответственность.

Шаг 3: Заверение копии

Копия должна быть заверена работодателем. Обычно это делается следующим образом:

• На первой странице копии (или на каждой‚ если их несколько) ставится надпись: «Верно».
• Указывается должность лица‚ заверяющего (например‚ «Начальник отдела кадров»).
• Ставится личная подпись.
• Расшифровывается подпись (ФИО).
• Проставляется печать организации (обычно кадровая или общая).

Если копия состоит из нескольких листов‚ все листы должны быть пронумерованы‚ скреплены‚ а на последнем листе ставится заверяющая надпись с печатью.

Могут ли отказать в выдаче копии?

Законные основания для отказа крайне ограничены. Работодатель не вправе отказать‚ если:

• Заявление оформлено правильно.
• Работник действительно трудился в этой организации (что подтверждается штатным расписанием‚ приказами).
• Запрос не нарушает конфиденциальность персональных данных третьих лиц (но сведения о самом работнике, его персональные данные‚ и он имеет полное право на их получение).

Незаконные причины отказа: «У нас нет времени»‚ «У вас нет пропуска»‚ «Обращайтесь через month»‚ «Оригинал утерян‚ поэтому и копию не дадим» (это не препятствие‚ так как копия выдается по архиву организации).

Если в выдаче копии отказывают‚ работник должен:

1. Направить повторное заявление (желательно с отметкой о вручении или заказным письмом).
2. В случае нового отказа, обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принуждения к исполнению обязанности.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Ниже представлен типовой вариант заявления. Его можно адаптировать под свою ситуацию.

Директору ООО «Пример»
от сотрудника (бывшего) Иванова Ивана Ивановича‚
паспорта серии 1234 № 567890‚ выданного ОВД района №1 г. Москвы‚
проживающего по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1‚ кв. 2
тел.: +7 (999) -23-45-67

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки за период работы в ООО «Пример» с по (либо «полностью»)‚ а также выписку из неё.

Копия необходима для предоставления в Пенсионный фонд РФ для оформления пенсии.

Приложение: копия паспорта (страницы с фото и регистрацией), 1 лист.

«___» __________ 20__ г.
_________________ / Иванов И.И. /
 

Копия или выписка: в чём разница?

• Копия трудовой книжки — это дословное воспроизведение всех записей‚ которые есть в оригинале на момент запроса. Она заверяется в полном объёме.
• Выписка из трудовой книжки, это документ‚ в котором отражаются только те записи‚ которые необходимы заявителю (например‚ только за определённый период или только о последнем месте работы). Она также подлежит заверению. Выписка часто используется‚ если нужны сведения только по конкретному работодателю.

Для большинства целей (пенсия‚ кредит) требуется именно полная заверенная копия или выписка с всех мест работы.

Получение сведений в электронном виде

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник давал согласие на её ведение‚ то все сведения о его трудовой деятельности хранятся в базе Пенсионного фонда РФ.

В этом случае:

• Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте Госуслуг или ПФР.
• Для этого не требуется обращаться к бывшему работодателю.
• Выписка из ЭТК имеет такую же юридическую силу‚ как и бумажная.

Важно: Если бумажная трудовая книжка у работодателя‚ а электронная не велась‚ порядок получения копии остаётся прежним, через письменное заявление.

Получить заверенную копию трудовой книжки — право каждого работника. Для этого необходимо:

1. Написать письменное заявление с чётким запросом.
2. Подать его работодателю (по месту прошлой или текущей работы‚ где хранится оригинал).
3. Дождаться выдачи в течение трёх рабочих дней.

При отказе или задержке стоит настаивать на своих правах‚ ссылаясь на ст. 62 ТК РФ‚ и при необходимости обращаться в контролирующие органы. В эпоху цифровизации также стоит проверить‚ не ведётся ли ваша трудовая книжка в электронном формате‚ что значительно упрощает процесс получения сведений.