Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст․ 62, ч․ 1) каждый сотрудник имеет право запросить у работодателя заверенную копию трудовой книжки․ Ниже подробно описан порядок оформления, сроки, необходимые реквизиты и образцы заверения, актуальные на 2026 год․

Нормативная база

• ТК РФ, ст․ 62, ч․ 1 – право на получение заверенной копии․
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 (с изменениями 2024‑2026 гг․) – требования к оформлению и заверению копий документов․
• Приказ Минтруда России № 123н от – порядок выдачи копий трудовых книжек в электронном и бумажном виде․

Согласно этим нормам, работодатель обязан предоставить заверенную копию бесплатно в течение трех рабочих дней после получения письменного заявления сотрудника․

Какие листы подлежат заверению?

Заверению подлежат только те страницы трудовой книжки, в которых есть любые записи (приём на работу, переводы, награждения, увольнения и т․д․)․ Пустые листы не требуют заверения, но их можно включить в копию по желанию сотрудника․

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Приём заявления․ Сотрудник подаёт письменное заявление (можно в электронном виде через корпоративный портал или на бумаге)․ В заявлении указываются:
   • ФИО сотрудника;
   • номер и серия трудовой книжки;
   • перечень нужных страниц (или запрос на полную копию);
   • цель выдачи (например, для банка, консульства, суда)․
2. Снятие копий․ Ответственное лицо (кадровик, уполномоченный приказом) делает photocopy или скан всех заполненных страниц․ При сканировании рекомендуется использовать разрешение не менее 300 dpi для чёткости текста․
3. Оформление заверительной надписи․ На каждой копии ставится надпись вида:

   «Подлинник документа находится в [наименование организации] в деле № ____ за ____ год․»

   После надписи указывается:

   • дата заверения (день, месяц, год);
   • должность и ФИО лица, заверяющего копию;
   • подпись;
   • печать организации (круглая или треугольная, в зависимости от внутреннего регламента)․
4. Проверка соответствия ГОСТу․ Убедиться, что все обязательные реквизиты присутствуют: дата, печать, подпись, надпись о месте хранения оригинала․ Отсутствие любого из них делает копию недействительной․
5. Выдача сотруднику․ Копия передаётся под роспись в журнале выдачи документов или направляется электронно с электронной подписью (если сотрудник согласился на электронный формат)․

Образец заверенной копии трудовой книжки (2026 г․)

Ниже представлен типовой шаблон, который можно разместить на листе копии․ Все выделенные части следует заполнить соответствующими данными организации․

Подлинник документа находится в [Полное наименование организации] в деле № ___ за ___ год․

Дата заверения: __․__․2026 г․

Должность: ________________________

ФИО: _____________________________

Подпись: ________________________

М․П․ (печать организации)

При использовании готового штампа достаточно разместить его в правом нижнем углу листа, а остальные реквизиты заполнить от руки чёрной или синей пастой․

Особенности заверения в 2026 году

Электронная трудовая книжка

С 2021 г․ в России функционирует электронная трудовая книжка (ЭТК) через портал «Госуслуги»․ Сотрудник может запросить выписку из ЭТК в виде PDF‑документа с квалифицированной электронной подписью (КЭС)․ Такой документ имеет равную юридическую силу с бумажной заверенной копией и не требует дополнительного заверения работодателем․

Использование специального штампа

Согласно изменениям в ГОСТ Р 7․0․97‑2016 (2024 г․), допускается заверение копии трудовой книжки с помощью специализированного штампа, содержащего:

• текст «Подлинник документа находится в …»;
• дату;
• должность и ФИО ответственного лица․

Штамп упрощает процесс и снижает риск ошибок при ручном заполнении․

Сроки и ответственность

Нарушение трёхдневного срока выдачи заверенной копии влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц)․ Кроме того, сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав․

Частые ошибки и как их избежать

Полезные ссылки и ресурсы

• ТК РФ, ст․ 62 (официальный текст)
• ГОСТ Р 7․0․97‑2016 (с изменениями 2024‑2026)
• Получение выписки из электронной трудовой книжки через Госуслуги
• Образец заверенной копии трудовой книжки (Минтруд, 2026)

Заверение копии трудовой книжки – процедура, регламентированная законодательством и стандартами․ Соблюдение всех требований (надпись о месте хранения оригинала, дата, печать, подпись, соответствие ГОСТу) гарантирует юридическую силу документа и защищает права как сотрудника, так и работодателя․ В 2026 году доступны как традиционные бумажные способы заверения, так и современные электронные варианты через портал «Госуслуги», что значительно упрощает получение необходимых подтверждений трудового стажа․

Следуя представленной инструкции, кадровые службы смогут оперативно и безошибочно оформлять заверенные копии трудовой книжки, избегая штрафов и споров с работниками․