Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Для пенсионеров она имеет особое значение: без нее невозможно оформить пенсию, получить социальные выплаты, субсидии или материальную помощь. Поскольку оригинал документа на руки выдается крайне редко и только под расписку, в большинстве случаев требуется правильно заверенная копия. В 2026 году правила заверения строго регламентированы, а вот место, куда нужно обращаться, зависит от текущего статуса пенсионера — работает он или уже вышел на заслуженный покой.
Работающим пенсионерам: по месту работы
Если пенсионер продолжает трудиться, его оригинал трудовой книжки хранится у работодателя (в отделе кадров или бухгалтерии). Согласно части 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать сотруднику заверенную копию трудовой книжки по его заявлению.
Как получить копию у работодателя:
- Написать заявление. В крупной организации заявление подается на имя руководителя компании или начальника отдела кадров. В небольших фирмах — напрямую директору. Заявление пишется в свободной форме с указанием причины (например, «для предоставления в Пенсионный фонд» или «для органа социальной защиты»).
- Дождаться изготовления копии. По закону работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
- Получить готовый документ. Копия выдается бесплатно.
Правила заверения по ГОСТу (в 2026 году)
В 2026 году копии трудовых книжек заверяются с учетом строгих требований ГОСТ Р 7.0.97-2016. Если документ предназначен для внешних организаций (ПФР, банк, соцзащита), кадровик обязан выполнить следующие действия:
- Сделать качественные ксерокопии всех заполненных страниц.
- На каждой странице поставить отметку «Верно» (или использовать специальный штамп).
- Указать должность лица, заверившего копию, его подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
- Поставить дату заверения.
- Обязательно: указать место, где хранится оригинал. Надпись должна быть такой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год».
- Завизировать копию печатью или штампом работодателя.
Если копия содержит несколько листов, она может быть прошита. В таком случае на оборотной стороне прошивки ставится пломба с указанием количества листов, подписью, датой и печатью.
Неработающим пенсионерам: куда обращаться?
С неработающими пенсионерами ситуация обстоит иначе. Поскольку они не состоят в трудовых отношениях, их оригинал трудовой книжки находится на руках. Возникает вопрос: кто имеет право заверить копию в этом случае?
Нотариус
Самый надежный и юридически безупречный вариант, заверение копии у нотариуса. Нотариус сравнит копию с оригиналом и удостоверит ее подлинность. Это платная услуга, но органы социальной защиты и Пенсионный фонд принимают такие копии без лишних вопросов.
Органы социальной защиты
Часто для получения материальной помощи или субсидий пенсионерам нужно предоставить лишь копию первого и последнего листов трудовой книжки. В некоторых региональных органах социальной защиты сотрудники сами бесплатно заверяют принесенные пенсионером ксерокопии, сверяя их с оригиналом. Об этом нужно уточнять непосредственно в учреждении, куда подаются документы.
Местная администрация / МФЦ
В небольших населенных пунктах, где нет нотариусов, заверить копию трудовой книжки для пенсионера могут в местной администрации. Также в некоторых Многофункциональных центрах (МФЦ) предусмотрена услуга заверения копий документов специалистами при предъявлении оригинала.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) для пенсионеров
С переходом на электронные трудовые книжки процедура получения заверенной копии изменилась. Если пенсионер перешел на ЭТК, бумажная книжка больше не ведется, а сведения о стаже хранятся в базе Пенсионного фонда.
Как получить выписку из ЭТК:
- Через портал Госуслуг. Необходимо авторизоваться на портале, запросить сведения о трудовой деятельности и распечатать выписку. Для предоставления в ПФР или соцзащиту такая распечатка чаще всего не требует нотариального заверения, так как заверяется электронной подписью ведомства при формировании PDF-файла.
- Через личный кабинет ПФР. Нужно получить квалифицированную электронную подпись (КЭП), зарегистрироваться на портале ПФР, войти в личный кабинет с помощью КЭП и заказать выписку.
- Лично в ПФР или МФЦ. Пенсионер может обратиться в отделение Пенсионного фонда по месту жительства или в МФЦ, где ему предоставят бумажную выписку из ЭТК, заверенную подписью и печатью уполномоченного лица.
Выдача оригинала на руки
Существуют ситуации, когда для оформления пенсии требуется именно оригинал трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан выдать его работнику под расписку. Расписка может быть проставлена в специальном журнале учета движения трудовых книжек, либо оформлена как отдельный документ. В остальных случаях, согласно закону, выдавать следует именно заверенную копию или выписку из трудовой.
Срок действия копии
Важно помнить, что заверенная копия трудовой книжки не является бессрочным документом. Как правило, для обращения в ПФР или банки срок действия копии ограничен 30 днями с момента заверения. Если пенсионер уволился, копия, заверенная еще бывшим работодателем, может считаться недействительной, так как в оригинал была внесена новая запись. В таком случае копию придется заверять заново — у нотариуса или в соцзащите.
Частые ошибки при заверении
Чтобы документ не вернули обратно из-за неправильного оформления, проверьте следующие моменты:
- Отсутствие надписи о месте хранения оригинала (самая частая ошибка при заверении для внешних организаций).
- Отсутствие печати организации.
- Нечитаемые фрагменты текста на ксерокопии.
- Копия только части книжки (обычно требуются копии всех заполненных страниц, включая внутреннюю сторону обложки).
Соблюдение этих правил и актуальных требований ГОСТа 2026 года гарантирует, что заверенная копия трудовой книжки будет принята Пенсионным фондом, органами соцзащиты или любым другим учреждением без задержек и проволочек.