Находясь в отпуске по уходу за ребенком‚ женщины часто сталкиваются с необходимостью подтвердить свой трудовой стаж и должность. Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться для оформления пособий‚ получения кредита в банке‚ визы или устройства ребенка в детский сад. В 2026 году правила работы с трудовыми книжками имеют свои особенности‚ особенно в свете повсеместного внедрения электронных форматов.

В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно получить заверенную копию‚ находясь в декрете‚ какие сроки установлены законом и чем отличается бумажная книжка от электронной.

Зачем нужна копия трудовой книжки в декрете?

Находясь в отпуске по уходу за ребенком‚ сотрудник формально сохраняет за собой место работы‚ но физически не посещает офис. Однако потребность в документе возникает часто:

• Банки: Для одобрения потребительского кредита‚ ипотеки или оформления кредитной карты.
• Социальные службы: Для подтверждения стажа при расчете некоторых видов пособий или льгот.
• Консульства: Для оформления виз (требуется подтверждение занятости).
• Новый работодатель: Если вы планируете выйти на другую работу или оформить совместительство.

Кто может запросить копию: только ли сам работник?

Важно помнить: трудовая книжка (ее оригинал) выдается на руки только при увольнении. В период работы (включая декрет) работодатель обязан выдавать только заверенные копии.

Запросить копию может:
Сам работник.
Уполномоченное лицо по нотариально заверенной доверенности (например‚ супруг или родственник).
Государственные органы (по официальному запросу).

Поскольку вы находитесь в декрете и не можете лично подойти в отдел кадров‚ у вас есть три пути решения вопроса:

• Отправить запрос по электронной почте с последующим получением скана (для банка часто достаточно скана с электронной подписью или печати).
• Оформить нотариальную доверенность на представителя‚ который получит бумажный оригинал копии в офисе.
• Договориться с работодателем о высылке заверенного документа почтой (курьерской службой).

Инструкция: как заверить копию трудовой книжки в 2026 году

Процедура заверения регулируется Трудовым кодексом РФ и актуальными постановлениями. Вот пошаговый алгоритм:

Шаг 1. Подача заявления

Работник пишет заявление на имя работодателя в свободной форме. В нем указывается просьба выдать заверенную копию трудовой книжки и цель запроса (например‚ «для предоставления в банк»).
> Совет: Если вы в декрете‚ заявление можно отправить сканом или фото через корпоративную почту‚ мессенджер или систему электронного документооборота‚ если такая принята в компании.

Шаг 2. Снятие копии

Специалист кадровой службы делает ксерокопию всех заполненных страниц бумажной трудовой книжки. Копируются даже пустые строки между записями‚ чтобы исключить возможность дописки.

Шаг 3. Заверение копий

На каждой странице копии (или на обороте последней страницы‚ если копии сшиты) ставится заверительная надпись. Согласно правилам 2026 года‚ она должна содержать:

• Слова «Копия верна».
• Должность лица‚ заверившего копию.
• Личную подпись и ее расшифровку.
• Дату заверения.
• Печать организации (или штамп отдела кадров)‚ если организация использует их в своей деятельности.

Важное дополнение: С 2023-2026 годов действует требование указывать‚ что оригинал документа находится в организации. Поэтому к надписи добавляется фраза: «Оригинал документа находится в [Название организации]».

Шаг 4. Прошивка (если страниц много)

Если копия состоит из нескольких листов‚ они должны быть сшиты‚ пронумерованы и скреплены печатью и подписью заверителя так‚ чтобы часть печати захватывала оборотную сторону последнего листа и наклейку с узлом нити.

Образец заверительной надписи

Вот как должна выглядеть правильная надпись на копии:

> Копия верна
>
> Менеджер по персоналу _____________ /Иванова А.П./
> (подпись) (расшифровка)
>
> Оригинал документа находится в ООО «Ромашка».
>
>
> (дата)
>
> (М.П.) — место для печати

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности для декретчиков

С 2026 года большинство работников перешло на электронные трудовые книжки. Если у вас нет бумажного аналога или вы не писали заявления о ведении бумажной версии‚ вам нужна выписка из ЭТК.
Как получить:
Через Госуслуги: Самый быстрый способ. Вы можете самостоятельно заказать выписку в формате PDF с усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Такой документ юридически равен бумажному заверенному экземпляру и принимается всеми банками и госорганами без дополнительного заверения работодателем.
Через работодателя: Вы можете обратиться в отдел кадров с просьбой предоставить заверенную выписку из ЭТК. Работодатель формирует выписку‚ подписывает ее электронной подписью и отправляет вам файл‚ либо распечатывает и заверяет «живой» подписью и печатью (если требуется бумажный носитель).

Сроки выдачи документа

По закону (ст. 62 ТК РФ)‚ работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее в течение 3 рабочих дней с момента поступления письменного заявления от работника.

• Если вы отправили заявление электронно‚ срок в 3 дня начинает течь со следующего рабочего дня после регистрации заявления в компании.
• Нарушение сроков является административным правонарушением.

Частые вопросы (FAQ)

Может ли работодатель отказать в выдаче копии‚ пока я в декрете?
Нет‚ не может. Нахождение в отпуске по уходу за ребенком не лишает работника права на получение документов‚ связанных с работой. Отказ можно обжаловать в трудовой инспекции.

Нужно ли заверять копию у нотариуса?
Нет. Копия‚ заверенная работодателем‚ имеет полную юридическую силу. Нотариальное заверение требуется только в том случае‚ если у организации-работодателя ликвидирована печать или она отказывается заверять документ (что является нарушением).

Что делать‚ если компания ликвидирована?
Если организация ликвидирована‚ за архивом трудовой книжки нужно обращаться в архивный фонд города или региона‚ где располагалась компания. Там выдадут архивную справку‚ которая заменяет трудовую книжку.

Получение заверенной копии трудовой книжки в период декретного отпуска — стандартная процедура‚ которая не должна вызывать сложностей. Главное, правильно оформить запрос и выбрать удобный способ получения документа (электронный через Госуслуги или бумажный через представителя). Помните‚ что в 2026 году цифровая выписка с портала Госуслуг часто является более быстрым и равнозначным решением для банков и государственных органов.