В современном мире учет трудовой деятельности работника претерпел значительные изменения. Переход на электронный документооборот сделал процесс подтверждения стажа более простым, однако вопросы о том, как правильно получить, заверить и хранить копии данных трудовой книжки, остаются актуальными как для сотрудников, так и для работодателей.

Что такое копия данных трудовой книжки?

Копия данных трудовой книжки — это документ, содержащий сведения о трудовом стаже, занимаемых должностях, переводах и увольнениях работника. В зависимости от формата ведения учета, такая копия может быть представлена в двух видах:

• Бумажная копия: ксерокопия страниц бумажной трудовой книжки, заверенная работодателем.
• Электронная выписка: документ (сведения о трудовой деятельности), сформированный на основе данных, хранящихся в Социальном фонде России (СФР).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): современный стандарт

С 1 января 2021 года для всех новых сотрудников трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде. ЭТК — это официальный документ, который хранится в СФР и содержит следующие данные:

• Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
• Сведения о работодателе;
• Занимаемую должность, профессию или вид работы;
• Информацию о приеме, переводах, увольнениях, а также о приостановке или возобновлении трудового договора;
• Дату заявления о выборе формата книжки (если работник переходил с бумажной на электронную).

Как получить копию данных из ЭТК?

Если вы ведете электронную трудовую книжку, вам не нужно делать бумажные копии и отправлять их почтой. Существует несколько способов получить сведения:

1. Через работодателя: Напишите заявление в отдел кадров с просьбой предоставить сведения о трудовой деятельности (например, по форме СЗВ-ТД). Работодатель обязан выдать документ не позднее следующего рабочего дня.
2. Дистанционно: Скачать выписку через портал Госуслуг или личный кабинет СФР и переслать её новому работодателю по электронной почте или в мессенджере.

Заверение копии бумажной трудовой книжки

Если работник продолжает использовать традиционную бумажную книжку, при трудоустройстве или для подачи документов в государственные органы может потребоваться заверенная копия.

Требования к заверению (актуально на 2026 год):

Чтобы копия имела юридическую силу, уполномоченное лицо (обычно кадровик или руководитель) должно:

• Указать свою должность;
• Поставить личную подпись и её расшифровку;
• Проставить дату заверения;
• Поставить печать организации (оттиск печати должен частично заходить на пломбу или подпись).

Хранение копий трудовых книжек работодателем

Часто возникает вопрос: обязан ли работодатель хранить копию трудовой книжки в личном деле сотрудника? Согласно законодательству о персональных данных:

Хранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) работодатель может только в том случае, если работник дал письменное согласие на обработку и хранение своих персональных данных.

Сравнение форматов: Бумажная копия vs Электронная выписка

Переход на электронные сведения о трудовой деятельности значительно упростил взаимодействие между работником, работодателем и государством. Теперь получение «копии данных» превратилось из бюрократического процесса с печатями в простую отправку файла. Тем не менее, для тех, кто сохранил бумажный формат, важно соблюдать правила заверения документов, чтобы они сохраняли свою юридическую силу.